Kas firmapidu korraldades sõlmida teenusepakkujaga leping või mitte?

firmapidu
Vandeadvokaat Siiri Malmberg sõnul ei julgeta või osata tihti teenusepakkujalt...

Kuigi juristid soovitavad firmaürituste korraldamisel kindlasti teenusepakkujatega leping sõlmida, nendivad üritusturundusfirmad, et kirjalik paber ei garanteeri õnnestumist. Rohkem loeb usaldus ja ka Eesti väiksus - kui teenusepakkuja alt veab, siis edaspidi talle tööd ei pakuta, kirjutab Äripäeva erileht Firmapidu.

LVM Kinnisvara on oma ürituste puhul tavaliselt taktikepi hoidja ehk korraldamine võetakse enda peale. Firma juhatuse liikme Ingmar Saksingu sõnul sõlmivad nad kirjalikud kokkulepped teenusepakkujatega juhul, kui üritus on pikalt ette planeeritud, samuti siis, kui tegemist ei ole kauaaegse koostööpartneriga. 

„Pikalt ette planeeritud ürituste puhul on reeglina rohkelt erinevaid osalisi ja nende ürituste õnnestumiseks oleme teinud kokkulepete kõrvale tavaliselt ka plaani B. Kui tegemist on esmakordse koostööprojektiga, siis kokkuleppe kõrval püüame saada kindlasti ka soovituse,” selgitas ta tööprotsessi. „Teisalt ei taga ükski kokkulepe ürituse edukat toimumist, mistõttu oleme suuremad ettevõtmised kindlustanud ja võimalusel asendanud ettemaksu omapoolse garantiiga. See küll ei taga ürituse toimumist, kuid vähendab suuremate eelarvetega ürituste puhul riski."

Soovitused maksavad

Üritusturundusagentuuri Hype üks juhtidest Marko Lõhmus toonitas, et Eesti turg on väga väike ning kõik teavad ja tunnevad üksteist hästi. „Kui kuskil miskit ära käkkida, kuuleb sellest järgmisel päeval kogu vabariik ning edaspidi võib töö ja klientide leidmine päris keerukas olla. See on tegelikult ka põhjus, miks iga vähegi enesest ja teistest lugupidav tegija püüab kvaliteetset teenust osutada.”

Ingmar Saksingu sõnul on nende kogemused teenusepakkujatega olnud enamasti väga head või head. „Kuivõrd suhtleme iga päev väga paljude valdkondade esindajatega, oleme eelistanud koostööpartnereid, keda ise teenindame, või koostööpartnereid, keda meie kliendid või partnerid on meile soovitanud,” selgitas ta.
Projekti raames sõlmitava lepingu pakub välja koostööpartner, sõnas Saksing, mille siis sõltuvalt vajadusest vaatab üle jurist. „Meil on sõlmitud õigusteenuste lepingud, mille raames palume üle vaadata ka ürituste korraldamisega seotud lepingud ja kokkulepped. Tuhandetesse eurodesse pole arved veel küündinud.”

Rahvusvahelise firma Microsoft Balti regiooni juht Rain Laane rääkis, et raamlepingute põhjad on korporatsioon neile ette andnud. „Oleme need eesti keelde tõlkinud ja juristi abiga Eesti seadustega kohandanud.” Üritusi nad otse ei korraldagi, kuna neil on kahe-kolme üritusturundusagentuuriga kolme- kuni viieaastased raamlepingud, kus on kirjas teenuste hinnatasemed ja üldine loetelu teenustest, mida tellitakse. „Iga konkreetse ürituse puhul küsime selle raamlepingu raames konkreetsele üritusele või lähteülesandele hinnapakkumise ja teeme maksekorralduse, kus on täpselt kirjeldatud teenus, selle hind ja tähtajad.”

Hinnapakkumine ongi kokkulepe

Agentuuride eesmärk on Marko Lõhmuse sõnul ennekõike just projekti kui terviku haldamine, see hõlmab ka kokkuleppeid kõikide allhangetega. „Tegelikult on sündmuse õnnestumise juures väga oluline, et ühe projektijuhi käes on ülevaade kogu tervikust, kuigi on tulnud ette ka erandeid, kus klient tellib mõne osise otse. Lõplikud briifid ja kokkulepped käivad siiski ka sel juhul läbi agentuuri.”

Liigset bürokraatiat vähemasti tema agentuuris ei armastata. „Eetika on meie jaoks väga olulisel kohal ja seisame nii enda, oma koostööpartnerite kui ka klientide õiguste eest. Piisav dokument on tänapäeval ka e-kiri, tavaliselt fikseerime e-posti teel kõik detailid võimalikult selgelt ja konstruktiivselt, ilma võimaliku lepingute mustandites kirjas oleva ballastita. Mõistagi tuleb ette erandeid, kõik oleneb olukorrast.”

Üritusturundusega tegeleva firma Kolm Õuna projektijuht Lauri Sokk oli sama meelt, enamasti toimub suhtlus teenuspakkujate ja ürituskorraldajate vahel nii: hinnapakkumine, läbirääkimised, hinnapakkumise kinnitamine, teenus, arve. „Eraldi lepingud sõlmitakse väga konkreetsete ürituste puhul, näiteks tavaliste suvepäevade hinnapakkumine on kui ühine lepe, mille korral tellija nõustumisel pakkuja esitatud tingimustega (hind - toim) sõlmitakse ka tehing. Ehk lihtsamalt öelduna, kui teenuse tellija on hinnapakkumisega nõus, saab catering ka selle alusel juba toitu valmistama hakata.” 

Leping ei taga õnnestunud sündmust

Ta lisas, et neil õnneks altvedamisega kokkupuuteid pole olnud, ent sellise olukorra eest ei ole ükski üritusturundaja kunagi kaitstud. „Isegi kui on korralikult sõlmitud lepingud, ei päästa need ürituse ebaõnnestumisest. Klient on ju see, kes jääb näiteks esinejast ilma. Tema vaatab pahaselt otsa nii ürituse korraldajale kui ka esinejale endale,” selgitas ta. „Kui tingimused pole sellised, nagu lubati, on see täielikult ürituse korraldaja vastutada.”

Ootamatu äpardus: toas 11 kraadi sooja  

Üritusturundusagentuuri Hype ühe juhi Marko Lõhmuse sõnul sõltub ühe sündmuse õnnestumine suurest hulgast eri detailidest, mis kõik võivad vedada alt: elekter läheb ära, buss läheb katki, lumetorm ummistab teed vms. 
„Ja uskuge, viimasel hetkel või jooksvalt ootamatute asjade lahendamist tuleb kõikidel üritusturundajatel väga sageli ette,” lausus mees. Ta tõi välja seiga ühe majutusasutusega, kuhu keset talve ja pakast saabuti idülliliselt kaunisse kohta noobli 40-pealise grupiga. Nagu ikka, olid kõik detailid eelnevalt kokku lepitud ja majutusasutus oli kõike nõutut ka kenasti täitnud. Välja arvatud üks pisiasi – firma ei leppinud eraldi kokku selles, et tubades peaks olema pisut enam sooja kui 11 kraadi.

„Küttesüsteem oli paar päeva varem katki läinud ja meid tellijana sellest ei teavitatud. Pettumus ja paanika kliendi poolt oli võimas,” märkis Lõhmus. Selle asemel et nukralt koju minna, püüti välja mõelda erinevaid lahendusi, muu hulgas tuli jutuks seegi, et kogu rahvas läheb bussi tagasi ja proovitakse leida uus majutuskoht.  „Parim lahendus aga võitis. Otsisime üles lähima ehituspoe juhataja, kurtsime muret, läksime vastu ööd poodi ja ostsime poe soojapuhuritest tühjaks. Kohapeal leiutati jooksvalt ka uus elektrisüsteem ning maja saigi soojaks.”

Advokaat: tihti ei julgetagi kirjalikku lepingut küsida

Advokaadibüroo Hansa Law Offices vandeadvokaat Siiri Malmberg sõnul ei julgeta või osata tihti teenusepakkujalt kirjaliku lepingu sõlmimist küsida – kokkulepped sõlmitakse teenuse osutamise käigus enamasti suuliselt või e-posti teel. 

Malmbergi sõnul on kirjalik leping üks ja ühtne dokument, mis sisaldab poolte kokkuleppeid. „Kui kokkulepe sõlmitakse suuliselt, siis on paljuski usalduse küsimus, kuidas ja kas seda täidetakse, ning vaidluse korral on raske seda tõendada. Kui kokkulepe sõlmitakse e-posti teel, siis on tõenäoliselt võimalik kirjavahetuse sisu hiljem tuvastada, kuid see võib olla oluliselt raskendatud, kuna e-kirjavahetused on tihti pikad ja lohisevad ning sisaldavad lisaks kokkulepetele ka muud infot.”
Malmberg soovitab kindlasti kokku leppida, milles osutatav teenus täpselt seisneb, millal teenust osutatakse ja millistele tingimustele teenus peab vastama. „Näiteks kui toitlustuseks tellitakse 100 tikuvõileiba, siis tuleks lisaks kogusele kokku leppida, millised tikuleivad olema peavad ja millal need peavad olema kohale toodud,” näitlikustab ta. „Loomulikult on teenuseid, kus ei pruugi olla väga lihtne sõnastada, millistele tingimustele teenus peab vastama. Näiteks võib olla keerulisem leppida kokku selles, millistele tingimustele peab vastama õhtujuhi teenus, kuid ka siin saab kokku leppida, millised on tellija ootused õhtujuhile, millal, kus ja millise aja jooksul teenust osutatakse jne.”

Kuidas lahendada vaidlusi, kui leping on sõlmitud, aga teenusepakkuja ei täida oma lubadusi? „Esmajoones on tellijal õigus nõuda kohustuse täitmist, alternatiivina alandada hinda (arvestades hinna alandamise reegleid) või nõuda tekitatud kahju hüvitamist. Samuti on võimalik teenusepakkuja kohustuste täitmist tagada, näiteks lepingu rikkumise puhuks ette nähtav leppetrahv,” selgitab Malmberg. „Esmajärjekorras tuleks siiski proovida tekkinud probleemi läbirääkimistega lahendada, kuid nende nurjumisel kaaluda pöördumist vaidlusi lahendava organi poole.”

Allikas: sekretar.ee

Osale arutelus

  • Karoliina Vasli

Toetajad

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Personaliuudiseid sotsiaalmeedias

RSS

Toetajad

Tööriistad

Peopaik

Toosikannu puhkekeskus Käru vallas Raplamaal

Raplamaal asuv Toosikannu puhkekeskus on ideaalne peokoht nii suurematele kui ka väiksematele seltskondadele. Aga mitte ainult – Toosikannus asub Eesti esimene ja ainus loomapark ning lisaks tähtpäevade tähistamisele on see suurepärane koht asjalikele koosolekutele ja konverentsidele.

Valma Seikluspark pakub uusi võimalusi konverentsideks ja koolitusteks

Lõuna-Eestis, 55 km Tartust Viljandi suunas ja 23 km Viljandist Tartu poole asuv Valma Seikluspark avas uue kaasaegse konverentsihoone, pakkudes senisest veelgi mitmekülgsemaid võimalusi ühendada seminarid, töötoad või koolitused õhtuse lõõgastusega seikluspargis ning meeleoluka firmapeoga.

Valdkonna töökuulutused