5. mai 2016

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Paljusid personalivaldkonna tegevusi on ettevõtetel võimalik ja mõistlik teha sisemiste ressurssidega, kuid on ka teisi võimalusi.

Personalivaldkonna võimalused VKE-le

1. Teha kõik ise olemasolevate sisemiste ressurssidega2. Luua personalispetsialisti ametikoht3. Osta teenusena täielikult sisse4. Osta teenusena osaliselt sisse5. Leida sobiv tarkvara ja seda rentida

Kui ise teha, siis kes teeb? Kui ettevõttel puudub personaliosakond/personalispetsialist, siis kas ettevõtte juht või juhatuse liige on valmis ise personaliarvestust pidama? Kas delegeerida see vastutus järgmise astme juhtidele, raamatupidajale või assistendile? Delegeerides on oluline läbi mõelda konfidentsiaalsuse tagamine ja teadmiste olemasolu (näiteks töölepingu seaduse tundmine jm).

Eesti ettevõtete hulgas on väga levinud personalijuhi ja/või personalispetsialisti ametikoha loomine, seda küll juba kasvavate või mitte enam nii väikeste ettevõtete hulgas. Üldjuhul tekib püsiv vajadus sellise ametikoha järele siis, kui ettevõtte töötajate arv jääb 50 ja 100 vahele. Hinnanguliselt võiks ettevõttes iga 100 töötaja kohta olla üks personalitöötaja. Edukale personalitöö korraldusele aitavad kaasa valdkonnaga seotud läbimõeldud protsessid ja sisemised kokkulepped vastutuse/õiguste asjus.

Suuremates ettevõtetes on tavaks, et personaliosakond tegeleb kõigi valdkonda puudutavate tegevustega ise. Siiski, ei ole sugugi haruldane, et suurettevõte ostab personalitööd sisse. See tähendab, et partnerfirma võtab üle kõik, alates töösuhete alaste dokumentide vormistamisega seonduvast, sealhulgas peab töötajate üle arvestust, administreerib puhkusi, ja korraldab personalivalkonna tegevusi. Sedasama võivad edukalt teha ka väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted, lihtsalt väiksemas mahus.

On ka võimalus teenust osaliseltsisse osta. Näiteks alustaval ettevõttel, kus töötab esimestel aastatel vaid 2–6 inimest, ei tohiks personaliarvestusega suuri probleeme olla. Piisab lihtsamast andmebaasist ja korralikest alusdokumentidest ning juht saab selle tööga suurepäraselt hakkama. Osalist abi personalivaldkonna teenuste puhul võib vaja minna pisteliselt (vt järgnevaid näiteid).

Kui ettevõtte äriplaan näeb ette kiiret kasvu ja laienemist, siis on soovitatav kulutada kohe alguses veidi aega sobiva personalitarkvara leidmisele ja see kasutusse võtta.  Uue tarkvara kasutuselevõtt väikeses ettevõttes on oluliselt valutum protsess kui juba suuremas ettevõttes, seepärast on mõistlik teha seda pigem varem kui hiljem. Erinevaid suurepäraseid lahendusi võib leida ka kohalikelt pakkujatelt.

Alustava ja väikeettevõtte seisukohalt on kõige mõistlikum leida sobiv tarkvara, mis toetaks ettevõttet ka kasvufaasis tulevikus ning sisaldaks lisaks personalihalduse võimalustele ka muid funktsioone.

Vajadus väljastpoolt teenusepakkuja leida on asjakohane järgmistel põhjustel:

ajaliselt kriitiline vajadus –> kas juhil või vastutaval spetsialistil on võimalus muu igapäevatöö ajutiselt kõrvale jätta ja tegeleda vaid kriitilise teemaga? Kui kaua on see võimalik ja millises mahus;spetsiifilise kompetentsi või kogemuse puudus –> ettevõttes pole inimesi, kes oleks sarnase olukorraga varem kokku puutunud. Sellises olukorras on kerge teha valesid otsuseid ja kulutada ressursse tegevuse peale, mis tulemust ei too;muudatuste elluviimine –> projektipõhine tegevus, mille intensiivsus on lühiajaline ega eelda püsivat tööjõudu;probleemi lahendamine –> konkreetse olukorra kaardistamine, analüüsimine ja parendamine;kokkuhoid –> mahtude vähenemise/vähendamisega seoses on vajadus soodsama teenuse järele. Kokkuhoid võib tähendada ka suuremat efektiivsust kasvavate mahtude juures.

Mõni näide

1. Teil on mure suurenenud töötajate voolavuse pärast ettevõttes ja te ei oska hinnata, mis võiks olla selle põhjuseks ega oska seda ka kuidagi parendada. Sellises olukorras oleks mõistlik esmalt kaaluda tegevusi, millega ettevõte ise hakkama saab. Näiteks töötajatele suunatud rahulolu-uuring, töötasude analüüs ja võrdlus turul pakutavaga või ettevõtte kultuuri analüüs, sh juhtimiskultuuri analüüs. Samu tegevusi aitavad teil korraldada ka välised partnerid.

2. Teie personalitöötaja/personaliosakond on pidevalt ülekoormatud ja tulemused kannatavad. Värbamised on veninud 4–6 kuu pikkuseks, töötajatega ei sõlmita töölepinguid esimese kahe nädala jooksul, puhkusearvestuses on esinenud vigu, väljamaksed on vigased. Selliste probleemide korral on tegemist ilmselgelt liiga suurte mahtudega või ka ebaefektiivsete protsessidega. On mõistlik kasutada ajutist abijõudu, leides väljastpoolt sobiva värbamispartneri. Ettevõte ise peaks aga kindlasti üle vaatama oma sisemised protsessid ja kohandama neid vastavalt vajadusele.

3. Ettevõttel on hulk töövaidlusi seoses töösuhte lõpetamise ja vormistamisega. Tasub kaaluda personalidokumentide auditi sisseostmist, et saada ülevaade seaduselevastavusest. Ettevõtte esindamiseks töövaidlusorganis on soovitatav kasutada tööõigusjuristi abi. Hea, kui leiate partneri, kes esindab teid ka tulevikus, tundes ettevõtet ja selle sisemist korraldust.

4. Ettevõte on kasvanud kahe viimase aasta jooksul 15 inimeselt 45 inimeseni. On ilmselge, et juht ise ei jõua enam administratiivsete tegevustega tegeleda. Mõistlik on delegeerida värbamise ja töösuhete vormistamine otsestele juhtidele või leida sobiv partner väljastpoolt ettevõtet, kes toetab selliseid tegevusi osalise koormusega, nt 10 tundi nädalas vms.

Ükskõik mida ettevõte ka otsustab teha, enne sobiva teenuse sisseostmist või uue ametikoha loomist tasub analüüsida vajalike tööde mahtusid:

ajaperiood;tundide maht;kaasnevad kulud;kaasnev ajaline ressurss ettevõttele;säästmise võimalused;kasutegurid.

Kindlasti on hea võrrelda omavahel kõikide variantide plusse ja miinuseid ning leida enda jaoks olulisim kasutegur ja lahendus.

Personalivaldkonna eneseanalüüsi ankeet asub SIIN. Tasuta!

Autor: Maarit Vabrit-Raadla, MVR Arendusgrupi juhtiv partner ja konsultant