Dokumendihaldus ja digiarhiveerimine kaasaegses kontoris

dokud

Kas mäletate veel aega, kui dokumendikäru lükkav assistent oli normaalne nähtus? Täna ja praegu ei kujutaks väga ette, et paberkandjal dokumentide hulk on nii suur, et nende kokku kogumiseks läheks vaja käru. Dokumendihalduse põhieesmärk on siiski muuta ettevõtte tööprotsessid lihtsamaks ja kiiremaks.

Dokumendihalduse eest vastutava isiku kohustus on jälgida, et kõik vajalik informatsioon dokumenteeritakse ja liigitatakse kindla skeemi alusel. Eesti Juhi Abi Ühingu liige Janne Kerdo soovitab dokumendihaldusel järgida reegleid ja teha seda võimalikult lihtsal viisil. Rõhku tuleb panna info süstematiseerimisele, et dokumentide leidmine oleks võimalikult kiire ja lihtne.

Kui esmane vajadus dokumentide kasutamise järele on kadunud, ei tohi neid veel hävitada. Dokumendi säilitustähtaeg pannakse paika kooskõlas õigusaktidega ning lähtudes ettevõtte praktilisest vajadusest. Säilitatavad dokumendid ja andmed peavad olema taasesitatavad kogu säilitustähtaja jooksul.

TTÜ rahvusvahelise õppekava e-riigi tehnoloogiad ja teenused juht ja dotsent Ingrid Pappel tuletab meelde, et kuigi digitaalse informatsiooni heaks omaduseks on kerge andmete kopeerimine ja muutmine, siis on neid andmeid sama kerge ka rikkuda või hävitada. Ingrid ütleb, et digitaaldokumentide pikaajalisel säilitamisel tuleb valida õige platvorm, arvestada selle riskidega ja koolitada vastutavat personali.

Meelespea!

  • Dokumendid peavad olema kooskõlas dokumenditööd reguleerivate õigusaktidega.
  • Dokument peab olema keelelt ja stiililt korrektne ning üheselt arusaadav.
  • Dokumendi loomisel tuleb aluseks võtta dokumendi liik ja säilitustähtaeg.
  • Arhiveeritud dokumendid ja andmed peavad olema taasesitatavad kogu säilitustähtaja jooksul.
  • Digitaaldokumentide säilitamisel on oluline õige platvormi valik ja riskide ning ohtudega arvestamine!

Selleks, et dokumenditööd võimalikult lihtsalt ja loogiliselt korraldada, tuleks end kurssi viia valdkonda reguleerivate õigusaktidega, dokumentide loomise heatavaga ning digitaalarhiveerimise võimaluste ja ohtudega.

22. veebruaril toimub taas suurepärast tagasisidet saanud koolitus "Dokumendihaldus ja digiarhiveerimine“. Koolitust viivad läbi Janne Kerdo ja Ingrid Pappel, kelle dokumenditöö alased nõuanded on sekretäride seas kõrgelt hinnatud! Tutvuge koolituse programmiga!

Koolitus "Dokumendihaldus ja digiarhiveerimine" on valminud Äripäeva Akadeemia ja Sekretär.ee koostöös.

Osale arutelus

Toetajad

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Personaliuudiseid sotsiaalmeedias

RSS

Toetajad

Tööriistad

Peopaik

Värske ja erakordselt särav koht stiilseks firmapeoks – Olympic Casino Olümpia

Smokingus härrad, õhtukleitides daamid, bigbänd, kabaree, särisev pinge Black Jacki lauas ja erutav kõlin automaadisaalis – ei, see pole James Bondi uue filmi treiler, vaid firmaüritus Tallinna kõige põnevamas peokohas, Olympic Casino Olümpias.

Korralda oma koolitus või konverents tulirelvamuuseumis ja lasketiirus

Taktikalise laskmise keskus suudab teile korraldada unustamatu firmaürituse. Meie konverentsiruum asub tulirelvamuuseumis, kus saab tutvuda tulirelvade ajalooga, viia läbi koolitusi või konverentse.

Valdkonna töökuulutused

Puidukoda otsib PERSONALIJUHTI

Puidukoda OÜ

01. märts 2018