Ägeda väljanägemisega kontor ei muuda vanu tööharjumusi

kaijateemagi
Elisa personalijuht Kaija Teemägi

Aina enam näeme, et ettevõtted panustavad kontorikeskkonna arendamisse. Kui kontoriruume ilma põhjaliku analüüsita ümber disainida, ei pruugi inimesed uues keskkonnas toime tulla. Seega tuleks enne kiikedega koosolekuruumide loomist alustada algusest – analüüsida tööharjumusi ja protsesse.

Ainuüksi innovaatiline töökeskkond ei taga häid töötulemusi. Ruumide ümberkujundamine ja tööpaikade muutmine on kogu protsessi lõppjärk, millest ei tohiks alustada. Kõige olulisem on esmalt analüüsida tööprotsesse ja inimeste harjumusi. Igasugune muutus peab olema läbimõeldud ja tuginema põhjalikul eeltööl, seega on oluline hoopis esimese asjana sõnastada eesmärk – miks on muutust vaja, mis praegu ei tööta ja kuidas eesmärkideni jõutakse. On tähtis mõista, kuidas inimesed ettevõttes tööd teevad. See võib tunduda esmapilgul selge, kuid ilma süvenemata me tegelikult seda ei tea.

Tööviisid on muutunud

Meie töötamise viisid ei ole enam samad, mis need olid viis või kümme aastat tagasi. Tööandja seisukohast tuleks vaadata suurt pilti – näeme, et tööturul on keeruline olukord, kuna valitseb tööjõupuudus ja häid töötajaid on raske leida ning uue põlvkonna tööturule ilmumisega on muutunud ka töötegemise viisid ja harjumused. Protsesside kaardistamine annab ülevaate sellest, kas on vaja kellegi tööülesanded ümber korraldada, kas ühele ametikohale on vaja kindlat inimesest või saab need ülesanded ettevõtte sees muud moodi organiseerida. Samuti aitab see mõista, kas senine töökeskkond vastab töötajate tänastele harjumustele ja muutunud töötegemise viisidele. Analüüsi tulemusel joonistub välja pilt ettevõttes toimuvast ja see on hea sisend kontoris töö paremaks korraldamiseks.

Kuna tegu on põhjaliku ja muutusterohke protsessiga, tuleb kõik hoolikalt läbi mõelda. Tasub teada, et tööviiside analüüsiks ei pruugi olla ettevõttes vajalike teadmisi, samuti kiputakse kergesti oma ideedesse kinni jääma või antakse hinnanguid. Seetõttu on vägagi soovitatav kasutada selleks eksperte, kes välisvaatlejana oskavad vajalikku nõu anda.

Töötajate kaasamine loob tervikpildi

Selliste projektide ette võtmine tähendab paratamatult suuri muudatusi ja saab suure tähelepanu osaliseks, mistõttu on kogu protsessi vältel ülioluline töötajaid kaasata ja iga tegevust selgitada – seda nii analüüsimisel kui ka jooksva tagasiside saamiseks. Oluline roll on pideval kommunikatsioonil. Juhil võib olla kindel ettekujutus sellest, kuidas tööd tehakse, aga kõige paremini teab oma tööharjumusi meeskond ise. Selle info põhjal võib aga pilt analüüsi järel kujuneda hoopis teistsuguseks.

Kuidas alustada? Seda saab teha mitmel viisil – küsitluse, töötubade, süvaintervjuude jms abil. Näiteks võib alustada ühe tööpäeva kaardistamisega. Elisas võtsime esimesena ette tööprotsesside kaardistamise ja proovisime nn päevapildistamist. Jagasime inimestele kätte paberankeedid, kuhu kahe nädala jooksul märgiti igapäevased tegevused (koosolekutel osalemine, e-kirjadele vastamine jms), töötegemise asupaigad ja ka pausid. Lisaks kogusime avatud vastuse vormis tagasisidet selle kohta, mis on praegu hästi ja mida võiks teisiti teha. Selle järgi joonistus välja pilt, millised on meie harjumused ja töö tegemise viisid, ning sellest lähtuvalt, kuidas päeva jooksul kontorit kasutatakse ja millistest pindadest on puudus (näiteks tiimitöö tegemisel oli puudus ühistest koos töötamise aladest). Harjutus andis olulise sisendi, et aru saada, kuidas inimesed tööpäeva jooksul kontoris liiguvad ja töötavad.

Jätkuks eespool kirjeldatud tegevustele on on soovitatav kaasata töötajaid töötubadesse ning teha nendega süvaintervjuusid, mis annavad võimaluse töökeskkonna kujundamisel kaasa rääkida ja oma mõtteid jagada. Nii saavad ka töötajad ise muutustes kaasa rääkida.

Juhtidel oluline roll

Lisaks töötajatele on oluline ülesanne juhtidel, kes peavad kogu protsessi tulemusse uskuma ja sellega kaasa minema. Neil on võtmeroll muutuste juhtimises, kuna ettevõttes toimuva kohta on pidevalt vaja töötajaid kursis hoida ja otsuseid selgitada. On kindel, et tööviiside ja kontori ümberkujundamisel kõigi soovidega lõpuni arvestada ei saa. Juhi roll on näha tervikpilti, põhjendada toimuvaid muutusi ja maandada sealjuures hirme. Kokkuvõttes on oluline mõista, et muutused viiakse ellu varem paika pandud eesmärki silmas pidades. Seda ei tohiks unustada.

Kommentaar
Katseprojekt enne kardinaalseid ümberkorraldusi

Meelis Jurn, Elisa haldusjuht

Töökeskkonna ümberkujundamine on mitmeetapiline ja peaks algama eesmärgi püstitamisest, hetkeolukorra kaardistamisest, töötajate harjumuste ja töötegemise viiside analüüsist ning tulevikuvisiooni määratlemisest. See tähendab, et enne füüsilise töökeskkonna muutmist peab olema selge arusaam, mida meil tegelikult vaja on. Seetõttu on pärast põhjalikku eeltööd mõistlik hakata uut kontseptsiooni esmalt väiksemas mahus ellu viima. See on oluline, kuna annab võimaluse muudatusi paindlikumalt juhtida ning märgatavalt väiksema aja- ja rahakuluga vigadest õppida.

Näiteks meie alustasime enne uue tegevuspõhise kontorikontseptsiooni loomist katseprojekti ja kujundasime kontoris ümber ühe korruse. Võtsime arvesse eelneva analüüsi tulemusi, sh töötajate vahetut tagasisidet, ning lõime vajaduspõhised alad erineva sisu ja suunitlusega töö tegemiseks. Töötajad saavad valida endale just sellise töökoha ja keskkonna, mis neil parasjagu konkreetse töö või tegevuse jaoks kõige paremini sobib. Kellel on vaja süveneda, saab selleks valida vaiksema ala, kellel on vaja tiimiga arutelu pidada, saab valida koosolekuruumi või vabama kujundusega diivaninurga. Samal ajal kujundasime ka alasid tiimides töötamiseks, kus koostööl ja koos töötamisel  on oluline roll. Kujundasime eraldi ühisalad, kus töötajad saavad sotsialiseeruda ja muuhulgas tööülesandeid loovamalt lahendada. Privaatseteks vestlusteks on eraldi toad või kõnekabiinid. Oleme loonud oluliselt mitmekesisema töökeskkonna, mis vastab meie ootustele ja annab töötajatele erineva sisuga töö tegemiseks palju uusi võimalusi. See omakorda väljendub töötajate rahulolus ja efektiivsemas töös.

Kokkuvõttes on katseprojekt ennast igati ära tasunud ja eesmärki teeninud. See on andnud töötajatele võimaluse uue keskkonnaga tutvuda, sellega harjuda ja proovida oma tööd uudsel viisil korraldada. Teisest küljest oleme saanud pidevalt olulist tagasisidet, kuidas kogu kontori kontseptsiooni muutmist paremini korraldada ja millised osad sellest vajavad lisatähelepanu.

Põhjalik eeltöö, pidev kommunikatsioon, töötajate kaasamine ja jooksvalt töötajate tagasisidega arvestamine aitab vältida vigu terviklahenduse väljatöötamisel ning on kokkuvõttes oluliselt efektiivsem ja õigem kui uisapäisa tegutsemine. Vastasel juhul võib tekkida olukord, kus oleme kulutanud hulga aega ja raha, kuid uues keskkonnas saavutatakse üksnes kaunis fassaad. Sisulist kvalitatiivset muutust see endaga kaasa ei too.

Osale arutelus

  • Kaija Teemägi, Elisa personalijuht

Toetajad

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Personaliuudiseid sotsiaalmeedias

RSS

Toetajad

Tööriistad

Peopaik

Korralda oma koolitus või konverents tulirelvamuuseumis ja lasketiirus

Taktikalise laskmise keskus suudab teile korraldada unustamatu firmaürituse. Meie konverentsiruum asub tulirelvamuuseumis, kus saab tutvuda tulirelvade ajalooga, viia läbi koolitusi või konverentse.

Peppersack – tee ajalooliste maitsenaudinguteni

Tallinna vanalinna südames, ajaloolise Raekoja ligidal asuv restoran Peppersack pakub meeldejäävaid maitseelamusi. Lisaks saab nautida mõõgavõitlejate igaõhtust efektset etendust.

Valdkonna töökuulutused

VÄRVIKESKUSTE GRUPP OÜ kutsub kontserni juhtkonda HR PARTNERI

Tammiste Personalibüroo OÜ

21. august 2018