Kuidas korraldada offsite, millest oleks päriselt kasu?

Indrek Maripuu, Ajurünnakustuudio Loovusait asutaja ja koolitaja
Indrek Maripuu, Ajurünnakustuudio Loovusait asutaja ja koolitaja

On sul hetk aega? Katkestused on sinu meeskonna produktiivsusele kahjulikumad, kui sa arvad. Uuringud ütlevad, et 25% tööajast kaob katkestuste tagajärjel. USA-s hinnatakse katkestuste tekitatud majanduslikuks kahjuks 588 miljardit dollarit, Eestis teadaolevalt analoogseid uuringuid tehtud ei ole.

25% tööaja kaotamine katkestuste tõttu tähendab piltlikult öeldes, et iga neljas sinu meeskonna liige on tööl ainult katkestustest tekkiva ajakaotuse kompenseerimiseks. See ei ole produktiivne töökeskkond, vaid keskkond, kus inimesed on kogu aeg hõivatud, et oma jooksvate asjadega valmis jõuda. Enamasti nad muidugi jõuavad ka, sest sul on tubli meeskond. Aga sellel on hind – ainult jooksvatele asjadele keskendumise hinnaks on suurele pildile mitte mõtlemine. See omakorda aga tähendab, et meeskonna juhina kaotad oluliselt oma organisatsiooni innovatsioonivõimekuses – su inimestel ei ole lihtsalt aega, et mõelda, kas asju saaks ka nutikamalt teha, neil pole aega, et märgata rahuldamata kliendivajadust või uusi tekkivaid võimalusi. See ei ole keskkond, kus tekivad läbimurdelised ideed. Ei ole. Lisaks on katkestuste otsene tagajärg ka vigade tekkimine ning asjade seetõttu uuesti tegemine, stress ja motivatsioonilangus.

Kõiki neid probleeme ühes artiklis käsitleda ei ole võimalik, aga allpool on mõni praktiline soovitus selleks, kuidas saad aidata oma meeskonnal hoida ühtset suurt pilti ja anda neile aega omavahel ideid põrgatada. Lahendus on triviaalne – korraldage offsite ehk sõitke meeskonnaga paariks päevaks kontorist välja, teise keskkonda asju arutama, projekti lõpetama, järgmise perioodi plaane tegema, ajurünnakut pidama vmt. Tehke seda eesmärgistatult.

Sellised algatused aitavad:

•ühiselt mõtestada, kuhu teel ollakse ja kuidas eesmärkide poole liigutakse;

•meeskonnaliikmetel jagada oma tähelepanekuid, leida uusi seoseid, luua lahendusi;

•õppida üksteist tundma ka väljaspool kontorikeskkonda.

„Meil küll selle jaoks aega ei ole,” mõtleb nüüd mõni lugeja. Saan aru. Tegelikkus on aga teistsugune – kuigi jooksvate asjadega tegelemise aega jääb tõepoolest vähemaks, siis pikaajaline kasu korvab selle kuhjaga.

Kuidas seda siis nii teha, et saaksite maksimaalse kasu? Ilma allolevale seitsmele lihtsale küsimusele vastamata ei ole mõtet selget kasu loota, seega alusta nendest.

1.Mis väljakutset me sellel väljasõidul lahendame ja kuhu me tahame sellega jõuda?

2.Kes peaksid osalema? Kas keegi nendest vajab eraldi veenmist?

3.Kui palju meil aega on ja kui suur on meie eelarve?

4.Mida me peaksime osalejatele enne toimumist teada andma?

5.Kes arutelu juhib? Kes kokkuvõtte teeb?

6.Mille alusel me saame otsustada, kas väljasõit oli edukas?

7.Mis muud tegevused aitavad meil eesmärgi poole liikuda (lisaks aruteludele)?

Kui esimene sihik on paigas, tuleks asjad ajalises järjekorras loogiliselt paika panna – kohtun sageli päringutega, mis soovivad kõiki asju n-ö eilseks. Vahel võib ka see õnnestuda, aga kui tahad ise olukorda kontrollida, siis võiks asju teha sellise ajakavaga.

8 nädalat enne toimumist

•Defineeri väljakutse, mida soovite lahendada. Mõtle, kuidas sa selle teistele n-ö maha müüd – miks on vaja selle teemaga tegeleda, mis juhtub kui me ei tegele, mis on ideaalne tulemus jmt.

•Aruta seda huvitatud osalistega (otsustajad, osalejad) ja lööge lukku nii teema kui osalejad. Hoolitse, et kõik saavad väljakutsest üheselt aru ja usuvad, et seda on võimalik lahendada. Vastupidisel juhul on nad nii ajurünnaku ajal kui pärast seda veendunud, et see on suur ajaraiskamine, ja enamasti ei jäta nad seda ka teistele välja ütlemata. Arusaadavalt, sind see edasi ei aita.

•Otsusta, kas ostad täisteenuse või suhtled kõigi osalistega ise – ruumid, transport, toitlustus, vaba aja tegevused, arutelu läbiviija jmt.

•Mõelge, mis keskkonnas üritust teha tahate. Kindlasti minge kontorist välja, soovitavalt igapäevakeskkonnast erinevasse, s.t. kui olete modernses kontoris, siis minge maale jne. Ja minge piisavalt kaugele, et inimestel ei tekiks kiusatust õhtul koju ja hommikul tagasi sõita. Ägedaid kohti võid otsida spotitwise.com keskkonnast – see on selle jaoks loodud.

•Vajadusel kaasake väline arutelu läbiviija. Kindlasti kaasa ta juhul, kui tahad ise kaasa töötada, mitte seda arutelu juhtida. Selleks kohtu potentsiaalsete teenusepakkujatega, selgita väljakutset ja lase neil teha oma pakkumine, kus nad näitavad ära ka päevakava, metoodika ja planeeritava tulemuse. Oluline on kindlasti ka kokku leppida, kus välise partneri roll lõppeb – kas tema ülesanne on ka kokkuvõtte tegemine, kas teete 3–6 kuu pärast järelkohtumise, et progressi hinnata ja plaane korrigeerida jmt.

•Küsi ka teised vajalikud pakkumised. Seda siis juhul, kui otsustasite mitte täisteenust osta, vaid ise korraldada. Anna pakkumise koostamiseks 7–10 päeva aega.

6 nädalat enne toimumist

•Tee vahekokkuvõte – tulenevalt pakkumistest ja metoodikast hinda, kas väljakutse sõnastus on jätkuvalt sobiv ja kas pakutud lahendus „toob tulemuse ära”.

•Koosta eelarve. Valige välja teenusepakkuja ja uurige, millised ühised ajad on talle ja sinu meeskonnale sobivad. Kui te ei osta täisteenust, siis uurige kuupäevade sobivust ka kõikidelt teistelt osalistelt. Ruumide valimise korral arutage arutelu läbiviijaga tema ootusi ruumidele ja järgige neid koha valikul. Toitlustuse suhtes uuri osalejate eelistusi (taimetoit jmt).

•Koosta päevakava (või lase see täisteenusepakkujal teha). Planeerige sinna sisse ka saunaõhtu ja/või lõkke ääres istumine – need on kohad, kus inimesed on kõige vabamad, hierarhiad kaovad ning domineerivad ausus ja avatus. Vaba aja tegevuste poole pealt mõelge, et kuidas need aitaks kaasa päeval tehtava töö tulemuslikkusele – näiteks kui üks eesmärk on meeskonna uusi liikmeid ka olemasoleva meeskonnaga sulatada, siis võiks õhtused tegevused sisaldada meeskondlikku ühistegevust (näiteks raftimatk vmt).

•Tehke broneeringud.

Nädal enne

Saada osalejatele detailne päevakava, kus on:

  • sõnastatud eesmärk ja selle saavutamiseks tehtavad tegevused;
  • kirjas, toimumiskoht (link kodulehele) ja transpordikorraldus;

otöö ja vaba aja tegevuste orineteeruvad algused ja lõpud: selline väljasõit on enamasti mitmepäevane ja hea oleks austada inimeste eraelu – millal on päevakavas n-ö vabad augud näiteks perega suhtlemiseks vmt. Loomulikult ei ole see karm pioneerilaager, kus muul ajal suhelda ei saa, aga mingi ajakava tahab enamik inimesi kodustele jätta;

  • sõnastatud osalejate vajalik eeltöö;
  • toodud selgelt välja asjad, mida lisaks tavapärasele peab kaasa võtma (nt matkariided vmt).

Paar päeva enne

Mõtle läbi, mis pudipadi on kohapeal vaja – kontoritarbed (markerid, pabertahvlid, post-it-paberid, kirjapaberid, pastakad). Võta need kontorist või supermarketist kaasa.

Alguses

Võtke alguses 20–30 minuti aega ja rääkige üle väljakutse ning kuidas te sellega töötama hakkate. Sõnastage oma ootused lõpptulemusele ja leppige kokku reeglid (nt et arutelu ajal ei kasutata arvuteid, hierarhia ei kehti ja kõike võib vaidlustada, hulle ideid ei tambita maha, vaid esmalt mõeldakse, kuidas neid saaks tööle panna jmt).

Toimumise ajal

Hoidke silme ees soovitud tulemus, mitte päevakava – hinnake inimeste töömeeleolu ja indu, vajadusel tehke pause või korraldage päevakava ümber. Meie oleme ülikuumal suvepäeval keset päeva otsustanud ajurünnaku pooleli jätta ja ujuma minna ning jätkata tööd siis, kui palavus taandub, samuti olema alustanud päeva rabamatkaga, kuhu igaüks läks konkreetse mõtlemisülesandega, ja siis töötanud lõunast hilisõhtuni.

Lõpetage kindlasti konkreetsete järgmiste sammude ja vahekokkuvõtte tegemise aja kokku leppimisega.

Kirjalik kokkuvõte arutelu tulemusest võiks jõuda osalejate postkasti nädala jooksul.

Andke tuld!

Osale arutelus

  • Indrek Maripuu, loovuskoolitaja

Toetajad

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Personaliuudiseid sotsiaalmeedias

RSS

Toetajad

Tööriistad

Peopaik

Valma Seikluspark pakub uusi võimalusi konverentsideks ja koolitusteks

Lõuna-Eestis, 55 km Tartust Viljandi suunas ja 23 km Viljandist Tartu poole asuv Valma Seikluspark avas uue kaasaegse konverentsihoone, pakkudes senisest veelgi mitmekülgsemaid võimalusi ühendada seminarid, töötoad või koolitused õhtuse lõõgastusega seikluspargis ning meeleoluka firmapeoga.

Peppersack – tee ajalooliste maitsenaudinguteni

Tallinna vanalinna südames, ajaloolise Raekoja ligidal asuv restoran Peppersack pakub meeldejäävaid maitseelamusi. Lisaks saab nautida mõõgavõitlejate igaõhtust efektset etendust.

Valdkonna töökuulutused

VÄRVIKESKUSTE GRUPP OÜ kutsub kontserni juhtkonda HR PARTNERI

Tammiste Personalibüroo OÜ

21. august 2018