Jaga lugu:

Kuidas vähendada personalijuhi töömahtu nutikalt 20% võrra?

Eesti tööhõive on jõudnud rekordiliselt kõrgele tasemele, tuues ettevõtjatele kaasa suurema väljakutse tööjõu leidmisel. Kuidas edestada konkurente nutikuse ja tarkusega, kiirendada värbamisprotsessi, lihtsustada värbajate tööd ning tõsta oma ettevõtte mainet tööotsijate silmis?

Värbamistarkvara Recrur looja Marit Alaväli   Foto:

„Töötuse määr oli 2018. aasta kolmandas kvartalis vaid 5,2%, mis on viinud ettevõtjad olukorda, kus neil pole enam kedagi reaalset tööle värvata, ja tinginud tiheda konkurentsi, mis paneb tööandjaid mõtlema, kuidas olla tööotsijatele atraktiivsem. Seda keerukam on aga olukord neile ettevõtjatele, kes ei ole tehnoloogiaga nii sina peal ega korralda sotsiaalmeedias mainereklaamikampaaniaid,” räägib personaliotsingu spetsialist, värbamistarkvara Recrur looja Marit Alaväli.

Alaväli sõnul on tööturul kõigis sektorites olukord, kus on keerukas inimesi leida, ja seda nii spetsialistide, juhtide kui ka esmatasandi värbamisel. „Kõik mõtlevad, kuidas seda väljakutset murda. Tööandjad kaebavad, et kandidaate ei ole ning nad on sunnitud palkama mitteerialaseid inimesi, kes võib-olla ei sobigi kõige paremini otsitavasse rolli. Värbajad ja ettevõtjad tõdevad, et tööportaalidest üksinda ei piisa ning personaliinimene või juht peab ise väga aktiivselt otsima inimesi nii sihtotsingu, sourcing'u ja mobiilirakenduste kui ka erinevate uudsemate lahenduste katsetamise kaudu. Palju on juba muutunud – näiteks klienditeenindajate puhul on suurettevõtted hakanud kasutama video-CV meetodit, et teha kiiremini eelvalikut. Samas kullerit või postiljoni otsides peab tõenäolisemalt jääma traditsioonilisemate viiside juurde.”

Ta nendib, et ega otsest võluvitsa ei olegi, kuid iga värbamise juures on väga oluline, et personaliinimene oleks ise initsiatiivikas suhtleja ning tal oleks tõsine tahe leida värbamiseks erinevaid võimalusi, sest täna peab edukas ettevõte inimeste leidmiseks kõik mängu panema.

Sageli ei tee aga värbamisotsuseid üks inimene, vaid see on meeskonnatöö, ning selle tõttu tekib töötajate otsimise protsessi käigus palju dokumentatsiooni – CV-d, intervjuu baasid, otsustajate kommentaarid, märked kandidaadi tugevuste ja nõrkuste kohta. Seda infot vahetatakse enamasti e-kirjade või Exceli-failide vahendusel, kuid veidi suuremas meeskonnas võib selline lähenemine kiiresti ülekäte minna ja organiseerimata andmete maht hõlmamatuks muutuda. See põhjustab tihti jooksvalt erinevaid apsakaid värbajatel ja oluline informatsiooni võib jääda kahe silma vahele.

Värbaja ei pea olema infosisetaja!

Kui ettevõttel pole ühtset kohta, kus kandidaatide andmeid hoida, säilitada ja hallata, kulub personaliinimesel info haldamisele väga palju aega. „Kui aga kõik osalised koguksid andmeid sujuvalt ühte kohta, saaks personalijuht tegeleda olulisemaga: kontaktibaasi loomise ja kandidaadi meelitamisega,” ütleb Alaväli ja tõdeb, et seni on personaliinimeste töö rõhk olnud veidi vales kohas. „Kui liiga palju bürokraatiaga tegeleda, on reageerimisvõime aeglane. Samas on kandidaate, kes ootavad kohe vastust, ja kui neile esimesel päeval ei vastata, napsavad kiiremad nad lihtsalt ära! Kusjuures selline tegevus mõjutab ettevõtet ka edaspidi, sest tulevikus ei pruugi vastuseta jäänud kandidaat enam uuesti kandideerida, mäletades, et ta ei saanud esimesel korral kiiresti vastust või ei saanud üldse tagasisidet oma kandideerimise kohta. Ja see mõjutab juba ettevõtte mainet tööandjana.”

„Värbajad ei ole infosisestajad ja tabelite koostajad, vaid peavad suhtlema võimalike kandidaatidega,” möönab Alaväli, lisades, et omapoolse tõuke andmetega seonduva süsteemi muutmiseks andis ka General Data Protection Regulation (GDPR) isikuandmete kaitse määrus, mis ütleb täpselt, kuidas, kui kaua ja milliseid inimeste andmeid tohib hoida ja töödelda. Andmete hoidmine Excelis, kaustades ja e-kirjades on paras kaos mittedokumenteerimises ja see kaos võib minna väga palju maksma, kui ettevõtet tullakse kontrollima.

Seega ühelt poolt peavad andmed olema hoitud juba seadusest tulenevalt, teiselt aga on igas ettevõttes hädavajalik pidada mugavat andmebaasi kandidaatide ja töötajate kohta – kes on kandideerinud, kellele on millist tagasisidet antud ning kellega tasuks vajadusel kohe ühendust võtta. „See, kui te täna töötajat ei vaja, ei tähenda, et teda pole tarvis järgmisel kuul või aastal. Ehk kui olete teinud tublit eeltööd eelmisel konkursil osalenutega, peaks teil olema võimalus vajaduse korral samu vilju maitsta ka hiljem! Värbamistöö võib olla nii aktiivne kui ka passiivne, kui osata sellele pikaajalisemalt vaadata. Eriti juhul, kui on tegemist ettevõttega, kus värvatakse pidevalt uusi inimesi.”

Paraku on segadust ja kohati hirmugi toonud GDPR, seoses millega ollakse kahevahel, kas kasvatada talendibaasi või pigem mitte riskida. Tegelikult ei maksa karta – talendibaasi on võimalik kasvatada täiesti seaduslikult.

Nutikas värbamisplatvorm kiirendab ja lihtsustab õige töötaja leidmist

Selline tööturu seis panigi aktiivseid värbamisspetsialiste mõtlema tootele, mis lihtsustaks kõigi personaliotsinguga tegelevate inimeste elu. „Recrur on online-platvorm, mis annab võimaluse organiseerida ja koordineerida värbajate tegevusi. Meie soov on, et värbamine oleks nii värbaja, juhi kui ka kandidaadi jaoks kiire, viljakas ja läbipaistev protsess. Ettevõtte võtmeisikud näevad reaalajas, mis seisus on konkurss – kui palju on kandidaate, kes nad on, kellega on suheldud ning kellele on eitavalt vastatud ja miks. Kandidaadid saavad samuti tagasisidet, kas nende CV on kohale jõudnud ja millises etapis on konkurss. Sageli on värbajatel nii palju tööd, et pole füüsiliselt võimalik kõigile konkursis osalejale kirjutada, aga programmist on lihtne ühe nupuvajutusega kiri teele saata. Lisaks saame oma kogemustest tulenevalt olla abiks kaasaegse värbamisprotsessi väljatöötamisel oma klientide jaoks.”

Samuti annab Recrur võimaluse jagada konkursitingimusi sotsiaalmeediasse ja kohalikele tööportaalidele ning koondab statistikat ja kanalite aktiivsust, et aidata ettevõttel teha targemaid otsuseid. „Üha enam juhte lööb kaasa värbamises, mis tõstatab vajaduse tarkvara järele, kus infot jagada,” nendib Alaväli. „Samuti on aina rohkem hakatud värbamistegevusi organisatsioonides mõõtma, et paremaid otsuseid teha: näiteks kanalite valik, kui palju aega kulus konkreetse ametikoha täitmiseks, kandidaatide arv konkursil, värbamisekulu, kandidaadi kogemus värbamisel jne. Läbi nende mõõdikute on võimalik pidevalt värbamisprotsessi parendada.”

Värbamine on koostöö kolme osapoole vahel – värbaja ja juht tahavad leida õiget töötajat ja töötaja leida õiget tööd mõnusas meeskonnas. Nutikas värbamisprogramm aitab seda teostada!

Loe Recrurist lähemalt siit!

Jälgi Recrurit ka Facebookis!

Jaga lugu:
PERSONALIUUDISTE UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad personali uudised igal nädalal enda postkasti.

Personaliuudised.ee toetajad:

Kai Miller
Kai MillerPersonaliuudised.ee juhtTel: 5330 5136kai@personaliuudised.ee
Cätlin Puhkan
Cätlin PuhkanPersonaliuudised.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700catlin.puhkan@aripaev.ee