7. veebruar 2018

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Teadlikkus uuringute eri võimalustest on väikestes ja keskmise suurusega organisatsioonides pigem madal. Tihti võetaksegi neid kui lihtsalt rahulolu-uuringuid, samas tegelikkuses on võimalused palju avaramad.

Enne uuringu tegemist

Eesmärk

Kõige olulisem on teada, mis eesmärki personaliuuring täidab. Sageli saame ühe uuringuga vastuseid mitmele küsimusele, kuid teades, milline on uuringu peamine eesmärk, saame valida uuringu tüübi ja koostada sobilikud küsimused.

Kas tahame teada, kuidas inimesed ennast tunnevad?Kas soovime saada tagasisidet olemasolevale süsteemile?Kas soovime saada infot, et parandada organisatsioonis mingeid protsesse?Kas soovime kaasata kolleege töötajate hindamisprotsessi?

Enne kõiki neid küsimus tuleks veel küsida kõige tähtsam küsimus: Kas teeme seda „linnukese” pärast? Kahjuks puutume oma töös ikka veel sageli kokku sellega, et töötajate uuringuid korraldatakse näiteks selle pärast, et ISO nõudeid täita või tahab keegi mõnel teemal oma lõputööd kirjutada (viimane on väga hea võimalus, kui see ühtib organisatsiooni huvide ja plaanidega).

Planeerimine

Suuremahuline personaliuuring tasub planeerida ajale, mil ei ole liiga suurt koormust. Kui on näiteks teada, et kuu lõpp on ettevõttes aruannete või muude protsesside tõttu eriti kiire, siis tasub oodata, kuni normaalne töörütm on jälle käes, ja uuring siis korraldada.

Kommunikatsioon

Kõikvõimalike uuringute juures on väga oluline roll kommunikatsioonil. Kui me eeldame ja ootame töötajatelt, et nad vastaksid, siis üks esimesi asju, mida nemad selle läbiviijatelt ootavad, on info. Info selle kohta, miks seda tehakse, millal, kuidas, kes analüüsib, mida tulemustega peale hakatakse jne. Seetõttu on oluline ka kommunikatsioon juba kohe uuringuprotsessi sisse planeerida.

Andmete kogumine

Küsimuste koostamine

Personaliuuringu tulemuste väärtuslikkus sõltub väga suuresti küsimuste kvaliteedist. Küsimuste koostajal peaks olema väga selge nägemus, mida ta täpselt soovib iga küsimusega saavutada ja mida hiljem saadud infoga peale hakata.

Kirjalike mahukate ankeetküsimustike asemel tasub kasutada vähemalt osaliselt valikvastustega või skaalaküsimusi. Neid saab hiljem hõlpsasti statistiliselt analüüsida. Küsimusi, mis eeldavad pikemaid avatud vastuseid, tasub kirjalikes küsimustikes pigem mõõdukalt kasutada.

Vastuste kogumine

Kvantitatiivseid ehk ankeedipõhiseid uuringuid tasub teha elektrooniliselt. Praegu on nii palju erinevaid uuringute veebikeskkondi, alates Google Formsist ja Microsoft 365 Formsist kuni uuringutele keskendunud lahendusteni nagu QuestionPro või SurveyMonkey jpt. Need hõlbustavad oluliselt andmete sisestamise protsessi ja pakuvad teatud määral vajalikku andmeanalüüsi lahendust. Ja isegi kui osa inimesi täidab ankeete paberil (näiteks tootmisettevõtetes), on lihtsam sisestada neid otse veebirakendusse.

Kvalitatiivsete uuringutega on asi keerulisem. Intervjuude puhul ei pääse me üleskirjutamise ja kokkuvõtete tegemise tööst. Sageli (grupi)intervjuusid ka salvestatakse, et oluline info kaduma ei läheks. NB! Selleks on vaja igal juhul osalejate nõusolekut. Üldiselt ei ole vaja teha vestluste sõna-sõnalisi mahakirjutisi, vaid oluline on kokkuvõte ja peamised ettepanekud, ideed välja tuua, et nendega oleks võimalik pärast edasi töötada.

Ka hinnangu-uuringute puhul soovitame kasutada digiteeritud lahendusi, kuid nende küsimustike koostamine võib olla juba natuke keerulisem ülesanne, mille puhul tasub esmakordsel kavandamisel küsida abi spetsialistidelt.

Üks väga sagedasi arvamusi on, et personaliuuringud peavad olema tingimata anonüümsed. Eelnevat teksti lugedes on selge, et teatud uuringute puhul me ei saagi anonüümsusest rääkida (näiteks sisseelamisprotsessi tagasiside või ettepanekute kogumine intervjuude käigus või lahkumisintervjuud jne).

Palju sõltub ka organisatsioonikultuurist. Üldiselt öeldakse, et anonüümselt väljendavad inimesed rohkem oma tegelikke mõtteid. Juhul kui organisatsioon on pigem autokraatlik ja inimestes on aimata hirmu, siis on kindel soovitus kasutada anonüümse kirjaliku küsitluse formaati. Samas kui sisekliimat iseloomustab avatud tagasiside ja ettepanekute kultuur ning inimesed on väga altid oma mõtteid välja käima, ei ole anonüümsus nii oluline.

Pärast andmete kogumist

Analüüs

Kogutud andmed ise ei anna veel mingit infot, vaid seda saab nende analüüsimisest ning kokkuvõtete ja järelduste tegemisest. Sageli jääb kvantitatiivsete uuringute tegelik potentsiaal kasutamata, sest andmeanalüüs tehakse pinnapealselt ja hulk seoseid jääb märkamata. Personaliuuringute avatud küsimuste vastuste analüüsimisel ei ole enamasti otstarbekas mingeid väga teaduslikke analüüsimeetodeid kasutada, vaid oluline on teha põhjalik kokkuvõte, alles siis saab teha sisulisi järeldusi. Üldiselt oskavad spetsialistid anda uuringutulemuste analüüsi alusel juba ka konkreetseid soovitusi, mida ettevõte saaks teha, et oma olukorras edasi areneda.

Tegevusplaan

Ideaalis peaks uuringule järgnema reaalsete sammudega tegevusplaan. Kõiki aspekte ei ole üldiselt mõistlik korraga parandama hakata (eeldusel, et on mida parandada). Oluline on valida mõni olulisem, kuhu organisatsioonil oleks mõistlik ajalisi ja sageli ka rahalisi ressursse suunata. See kehtib ühtemoodi nii rahulolu-, tagasiside- kui ka hinnangu-uuringute puhul ja pea alati tuleb eri ettepanekute hulgast valikuid teha, sest kõike ei ole võimalik ega ka mõistlik ellu rakendada.

Kõige halvem, mida pärast uuringu korraldamist on võimalik teha, on see, et tulemused pannakse kuskile sahtlisse ja mitte midagi ei juhtu. Nii jääb uuringus osalejatele tunne, et nende arvamus ei ole tähtis, et see oli ainult näiline kaasamine või et ettevõte ei hooli nende heaolust. Selline pettumus sillutab teed selleni, et järgmiste sarnaste uuringute või tagasiside küsimiste korral ei ole inimesed enam valmis oma mõtteid jagama, mõeldes, et sellest ei muutu niikuinii midagi. Ja siis tuleb hakata uuesti pingutama, et nende usaldust taas võita.

Kommunikatsioon

Nii nagu kommunikatsioon on oluline enne uuringut, on see väga tähtis ka pärast seda, kui tulemused kokku on kogutud. Inimesed tahavad teada, et nende mõtted, ettepanekud ja tagasiside ei ole kadunud kuskile musta auku, nad tahavad teada, mis nende tulemustega edasi toimub, mis selle tulemusena muutub, millised on edasisided sammud, kuidas see neid mõjutab jne. Ka see on otsus, kui otsustatakse uuringu tulemuste alusel mitte midagi muuta.

Personaliuuringu tegemine samm-sammult

Kokkuvõttes on võimalik tuua välja kaheksa sammu personaliuuringu läbiviimisel:

Tea, mis uuringut organisatsioonis vaja on.Mõtle läbi ajaplaan.Koosta küsimused või otsi nende koostamisel abi spetsialistidelt.Kommunikeeri uuringu eesmärki ja protsessi töötajatele.Kogu andmed kokku.Analüüsi tulemusi ja tee järeldused.Võta vastu vajalikud otsused ja planeeri selleks vajalikud tegevused.Kommunikeeri tulemused töötajatele.

Autor: Hanna Jõgi, PersonaliDisaini tegevjuht, coach ja konsultant