5. juuni 2018

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Paljudel tekitab keskendumine raskusi, kui ümberringi käib pidev jutt ja tööruumis puudub privaatsus, see omakorda tekitab lisastressi ja vähendab produktiivsust. Teistele, kellel on ühest teemast teise hüplemine niikuinii kerge, sobib aga avatud kontori vahetu kontakt väga. Just vahetus ja paindlikus on üks avatud kontorite suurimaid eeliseid.

Telia kontor on tegevuspõhise kontori musternäidis

Astudes Mustamäe tee ja Endla tänava nurga peal asuvasse moodsasse hoonesse, tervitab sind esimesena Telia töötaja, kes on justkui nii muuseas fuajeesse sattunud, sest konkreetset töölauda tal ei ole. Küsitakse, kelle juurde külla on tuldud, ja palutakse sisestada oma andmed ühte mitmest tahvelarvutist, mis prindivad sulle välja nii enda nimega külastajakleepsu kui ka teavitavad võõrustajat, et külaline on kohal. Majal on 14 korrust ja moodsas kontorihoones töötab umbes 800 inimest.

Organisatsioonina on Telia pidevas arengus. Ostetakse väiksemaid ettevõtteid, liitutakse kontserni sees, automatiseeritakse protsesse jne. Sellest tulenevalt muutub inimeste hulk pidevalt olulisel määral ja selline muutus vajab paindlikku kontorikorraldust.

„Eelmise aastani kolisime pidevalt oma meeskondi eri majade ja ruumide vahel ning liikusime iga päev majade vahel. Meie töö iseloom on selline, et edukaks toimetamiseks vajame üksteist, üksuste vaheline koostöö on väga tihe. Nii, kui igaüks on eraldatud oma kabinetti ja toimetab seal vaikselt, ei püsi me konkurentsivõimelised,” selgitas uue ja suure maja vajadust Telia haldusjuht Mari-Liis Vihul.

„Veel üks põhjus tavapärasest kontorikasutusest edasi liikuda on aina paindlikumaks muutuvad töösuhted. Inimesed ei käi enam tööl ainult kaheksast viieni – me teeme aeg-ajalt kodutööpäevi või töötame õhtuti hilja. Samuti ei ole me kunagi kollektiivpuhkusel, vaid puhkame eri aegadel. See muudab klassikalise kontori vajadust ja paneb mõtlema, kas meil on kindlasti vaja isiklikku lauda ja tooli, kui me seda igal hetkel ei vaja,” lisas Vihul

Läbimõeldud ülesehitusega hoone

Maja esimesel korrusel on kohvik, mille teeb eriliseks fakt, et puhvetis kassapidajat ei ole. Toidu võtmine ja selle eest tasumine käib selvekassas südametunnistuse järgi, maksta saab nii spetsiaalse mTasku äpi kui pangakaardiga.

Teise korruse võtavad enda alla põhiliselt koosolekuruumid. Nõupidamisteks vajalik tehnika hakkab tööle siis, kui õige juhe arvutisse pista, juhe jookseb mugavalt laua seest välja, käivitamiseks vajalike pulte ja muud liigset ei ole. Iga koosolekuruumi ukse juures on tahvelarvuti, kus kirjas ruumi päevakava. Samuti helendab tahvel kas roheliselt või punaselt vastavalt sellele, kas ruum on parajasti vaba või mitte. Sama ekraan võimaldab kohapeal vaba ruumi oma kasutuseks broneerida. Järjestikku asuvad viis koosolekuruumi on võimalik lihtsa vaevaga üheks ühendada ja poole maja jagu rahvast kokku kutsuda.

Korrused 4-13 on n-ö töökorrused. Klassikalisi kabinette töökorrustel ei ole. Ei ole ka isiklikke töökohti – on avatud tööala koos töötamiseks, vaikne ruum iseseisvaks töötamiseks ja väikesed ruumid privaatseteks vestlusteks. Eri ruumide kasutusel on üle maja kehtivad kokkulepped: näiteks vaikses ruumis ei lobiseta, telefon on hääletu peal ja sellest ruumist käib inimeste kutsumine vaid siis, kui tegemist on reaalselt vaimse või füüsilise tulekahjuga. Töölt lahkudes või pikemale koosolekule minnes tehakse töölaud puhtaks nii, et kolleegid seda kasutada saaks.

Korrused on jagatud eesmärgi-, mitte struktuuripõhiselt ja valdav osa inimesi saab päeva jooksul kõik töised tegemised tehtud oma n-ö kodukorrusel. Kõik teavad, kust kontori nurgast vajalikud inimesed üles leiab.

Tegevuspõhine kontor

„Kontori kontseptsiooni, mida kasutame, nimetatakse tegevuspõhiseks kontoriks. See tähendab, et kontori ala on läbimõeldud ja kujundatud nii, et see võimaldab leida päeva jooksul ette tulevateks ülesanneteks sobiva keskkonna. Ühtlasi tähendab see ka seda, et korraga kasutatakse üht töökohta. Ehk kui lähen pikemale koosolekule või majast lahkun, siis ma ühtki töökohta kusagil mujal oma asjadega hõivatuna ei hoia. Selline isikliku töökohata toimetamine on vajalik eeskätt selleks, et anda inimestele võimalus istuda eri hetkedel eri kolleegide kõrvale ja nii kõrvuti töötades suuta oma tegevustes kiiremini tulemusteni jõuda,” selgitab Vihul.

Kontseptsiooni realiseerimist toetavad lisaks läbimõeldud ruumiplaneeringule ja sisustuse valikule ka tehnilised lahendused. Näiteks selleks, et vähenda juhtmete arvu töökohtadel, on kogu Telia maja kaetud ülivõimsa WIFIga. Teine oluline kontseptsiooni toetav lahendus on ruumibroneerimise süsteem. Selle eesmärk on võimaldada leida nõupidamisvõimalus hetkel, kui see tekib – kõiki nõupidamisi ei pea pikalt ette planeerima. Igal korrusel on ekraanid, kus näha terve maja korruseplaanid koos vabade ja hõivatud ruumidega. Samadelt ekraanidelt leiab endale lähima sobivate tingimustega nõupidamisruumi ja saab selle ka kohapeal broneerida. Ekraanidel tehtud broneeringud sünkroniseerivad automaatselt Outlooki kalendriga.

Lai valik kohti, kus tööd teha

Lisaks avatud kontori alale ja vaikusetubadele on igal töökorrusel kaks suuremat ja neli väiksemat nõupidamisteruumi, väike stand-up nõupidamisnurk kiireteks aruteludeks, lisaks erinevad nišid ja telefoniputkad, mis võimaldavad pisut privaatsemat olemist. Üks olulisi küsimusi, mis inimestel avatud kontoriruumi kasutuse kohta tekib, on see, kuidas saada paika tööks sobilik mürafoon – kas avatud kontoris võib rääkida ning mida ja kui palju?

„Meil on majas kokkulepe, et avatud kontorialal võib rääkida, telefonile vastata ja arutleda tööteemadel. Kui on soov töötada vaikuses, saab selleks kasutada kõrvaklappe või minna vaikusetuppa. Ja kui arutelud avatud alal lähevad väga intensiivseks või on vajalik arutada midagi konfidentsiaalset, on mõistlik kasutada koosolekuruumi,” selgitab Vihul.

Selleks, et tegevuspõhise kontori üht olulisimat võimalust – töötada kõrvuti parasjagu vajalike kolleegidega – parimal moel ära kasutada, on väga oluline, millised tiimid üht töökorrust jagavad. Telia majas paiknevad tiimid korrustel eesmärgipäraselt, mitte struktuurist tulenevalt. Näiteks haldusosakond on struktuuris finantsüksuses ja raamatupidajate või krediidikontrolliga ei ole neil igapäevast kokkupuudet, ent palju on tegemist personali-, ostu ja töökohateenuste tiimidega. Seega on nendel tiimidel üks kodukorrus. Kommunikatsiooniosakond on aga koos näiteks turunduse, juriidika ja erakliendiüksusega. Ehk relevantsetel tiimidel on rohkem omavahelist suhtlust. See ei tähenda muidugi, et kommunikatsiooniinimene ei võiks minna täiesti ükskõik millisele teisele korrusele, et leida seal endale sobiv töökoht ja terve päev seal tööd teha.

Kuhu panna isiklikud asjad?

Kuna isiklikke laudu ei ole, pole ka laudade all sahtlibokse. Isiklike asjade hoidmiseks on igal korrusel kapid, mis avanevad ja lukustuvad töötõendiga. Kui päeval hoitakse neis oma käekotte vm materjale, siis ööseks peidetakse neisse ka hiir ja klaviatuur ning tööarvuti, kui seda pole plaanis just kodukontoris töötamiseks kaasa võtta.

Igal korrusel on leiunurk, kuhu kogutakse töövahendid, mis on töölt lahkudes laudadele ununenud. Igal õhtul saab koristaja kõik pinnad kenasti puhastada. Kuigi ehk oleks mugavam, kui lisaks kuvaritele oleks ka hiired ja klaviatuurid laudade peal, siis eelkõige hügieeni pärast otsustati need isiklikuks teha, klaviatuur on ometi üks bakterirohkemaid esemeid kontorites.

„Puhtus on üks suuremaid plusse, mida skeptikud sellise kontori kasutuse juures näevad. Laudadele jäävad vaid kuvarid, koristaja peseb igal õhtul ära kõik tööpinnad,” rõhutab Vihul.

Ka sisustus on läbimõeldud

Kontoritoolide valikul lähtuti sellest, et toolid oleks kiiresti ja lihtsalt eri suuruses inimestele sobivaks seadistatavad. Valdav osa kontorilaudu on elektrooniliselt kõrguses reguleeritavad, mis võimaldab neid eri pikkusega inimeste tarbeks kiiresti kohandada, aga ka soovi korral püsti seistes tööd teha. Samas on osa kontorilaudu spetsiaalsed tiimitöö lauad, mis aitavad kaasa kiirele infovahetusele ja sobivad eeskätt projektitööks. Osas nõupidamisruumides on harjumuspäraste toolide asemel pukktoolid, et soodustada kiireid otsuseid lõpututele aruteludele. 50% kontori seintest täidab tahvli funktsiooni ja korrustel, kus on rohkelt IT-inimesi, on need seinad strateegiaplaane täis kirjutatud.

Kui Telia kontoris oleks iga laua all prügikastid, tähendaks see iga korruse peale umbes 70 prügikotti, mida peaks igal õhtul tühjendama. Selle asemel on igal korrusel kolm prügisorteerimise süsteemi. Ka prügikotid on disainitud nii, et ära peab viskama vaid selle osa prügikotist, mis on reaalselt täis saanud. Kiletoru seotakse kahelt poolt prügi kokku ja prügikott ongi justkui üks pikk soolikas. See tähendab, et korruse peale visatakse 70 koti asemel ära 10 kotti päevas.

Igal korrusel on puhkenurk, kus mängib rahulik muusika, saab kohvi juua, mugavatel toolidel puhata ja kolleegidega suhelda. Korruse kokkuleppena saab sinna tellida ka näiteks lauajalgpalli, kuid valdav osa korruseid eelistab siiski puhkenurgas vaikselt olla. Loomulikult saab ka puhkenurgas tööd teha, kui on soov näiteks lamades kirju saata.

Tegevuspõhise kontori mõte nõuab harjutamist

Viimane korrus on sarnaselt teise korrusega kõigile avatud ning seal tehakse partnerkoosolekuid ja teambuilding'u üritusi. Samuti leiab siit toa, mis on ilmselgelt saanud inspiratsiooni Eesti metsadest – toolide asemel on siin kiiged, maas vedelevad puuhalud, mis lähemal inspekteerimisel osutuvad patjadeks. Võtsime siin oma ringkäigu kokku ja arutasime Mari-Liis Vihuliga, mida arvavad uuest kontorist Telia töötajad.

Kuidas inimesed sellise suure muutusega ära harjusid? Mitmest väikesest kontorist liiguti ju ühte suurde kontorisse.

Tavalises, väga tihedalt paigutatud avatud kontoris arvestatakse inimese kohta ruumi 15 ruutmeetrit. Telia vanades kontorites, kus osaliselt oli kabinetisüsteem ja osaliselt avatud kontor, oli ruutmeetreid inimese kohta 21. Telia uues majas on vaid 11 ruutmeetrit, kuid sõltumata numbritest tundub täna ruumi isegi rohkem olevat kui varem. Kokkuhoitud ruutmeetrite rendihinna vahe on Telias paigutatud mugavat toimetamist toetavatesse IT-lahenduste, mugavusse ja pisut ka toredusse.

Oluline ruumi kokkuhoid tuleb soetatud töökohtade arvust – Telia kontoris on umbes 15% vähem töökohti kui inimesi. 15–20% töötajatest on majast või vähemalt töökohalt pidevalt eemal niikuinii – koosolekutel, puhkustel jne.

Kas kõigile töötajatele sobib selline töötamise viis?

Kindlasti mitte. Üle 80% Telia uues kontoris töötajatest ütleb, et tunneb end siin hästi ja on uue töökorraldusega kenasti harjunud. 13% inimesi tunnistab, et tunneb ilma isikliku töökohata kontoris stressi. Oleme teadlikud, kellele on uus toimetamismudel vähem sobilik, ja juhid pööravad sellistele inimestele rohkem tähelepanu – püüavad leida neile sobivamaid lahendusi. Teisalt oleme ära defineerinud inimese DNA, keda me Teliasse tööle otsime, ja uus kontseptsioon toetab sellist inimtüüpi kenasti.

Tegevuspõhine kontor on Eestis siiski veel uus asi ja meie inimestele suur paradigma muutus – selle omaksvõtmine vajab sissekasvamist ja kasvatamist, väga tugevat personalijuhtimistööd. Veebist võib lugeda palju nii tegevuspõhise kontseptsiooni edulugusid kui ka läbikukkumisi, sellise kontseptsiooni kasuks otsustamine sõltub eelkõige ettevõtte vajadustest ja kultuurist. Kui eesmärk on vaid rendikulusid kokku hoida, siis võib selle sama hästi tegemata jätta, sest see ei tasu ära. Õnnestumine nõuab kogu ettevõtte panustamist.

Telias hakati uue kontori tulekut kommunikeerima umbes aasta-poolteist varem. Tehti töötubasid, kus käidi läbi korruseplaane, selgitati lahti kontseptsiooni eesmärk ja ruumide funktsioonid, mõeldi, mida ja kuidas muuta. Inimesetel paluti mõelda, kuidas nad isiklikult ruumi kasutaks ja millisena nende tiim seda ruumi vajaks. Tehti kokkuleppeid, kuidas on sobilik käituda avatud alal, kuidas vaikses toas. Selline koosloomine tekitas tunde, et uus maja on kogu ettevõtte ühistööna sündinud teos, see on ilmselt ainus võimalus, kuidas sellist suurt paradigmamuutust edukalt ellu viia.

Allikas: Tööinspektsiooni ajakirja Tööelu kevadnumber