26. oktoober 2018

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Üldiselt arvatakse, et Balti riikide töötajate tootlikkus oli lääneriikide omaga võrreldes väga mahajäänud. Seda tõsiasja peeti ainuvastutavaks madalamate palkade eest kõikides majandussektorites. Kuna ilmselge lahendus puudub, lõpetasime ka teema üle arutlemise.

Kui vaadata tänast päeva, on palgalõhe veelgi kasvanud ja ostujõust ei maksa rääkidagi. Tootlikkuse erinevus kahe riigi vahel on samas jäänud (suhteliselt) sarnasele tasemele.

Palju olulisem muutus on aga see, et uueks kuumaks teemaks on saanud „Meil on suur puudus töökätest”.

Põhjus, miks sellest räägin, on lihtne: meie praegune mure, et turul pole inimesi, on paljudel juhtudel pseudoprobleem. Sama dilemmaga seisime silmitsi 15 aastat tagasi: Eesti ettevõtted ei oska eriti tootlikkust juhtida ega suutnud teha vajalikku hüpet, et tõsta sissetulekud Euroopa naabrite tasemeni. Tegelikult on täiesti võimalik, et oleme veelgi vähem tootlikud kui varem, mis võib selgitada suurenenud palgalõhet eestlaste ja sakslaste vahel. Loomulikult on erandeid, kuid tõhusate ettevõtete hulk võiks olla ja peaks olema palju suurem.

Mida ei saa mõõta, seda ei saa hallata

Tööjõu haldamine on inimloomuse tõttu väga keeruline protsess. Seetõttu rahuldub enamik ettevõtteid kohalkäimise ja tööajaarvestuse meetoditega, mida nad on alati kasutanud.

Sellest ajast, kui tehastes võeti kasutusele esimesed tööle saabumise aega märkivad seadmed, pole toimunud erilist innovatsiooni. See tähendab, et vaatamata kõigile kaasaegsetele võimalustele vahivad ettevõtete juhid tühja pilguga töötatud tundide arvu ega püüa eriti leida viise, kuidas olukorda parandada. See võib olla üks suurimaid erinevusi Eesti ja Saksa ettevõtete vahel. Saksa juht teab, et iga töötaja töötas selles kuus näiteks 160 tundi – eestlane eeldab, et seda tehti.

Samuti on Saksa ettevõtted viimase kümne aasta jooksul pidevalt kasvatanud investeeringuid kaasaaegsesse personalijuhtimise tehnoloogiasse, samas kui Eesti omad on selles valdkonnas üsna tagasihoidlikud olnud.

Sisuliselt ei tegele paljud ettevõtted töötajate soorituse ja tootlikkuse parandamise, juhtimise ja uuendamisega, sest nad ei mõõda seda õigesti või ei mõõda üldse.

„Lihtne” selgitus on järgmine: enamik Eesti ettevõtetest mõõdab töötajate tööaega ligikaudselt. Kui näiteks kuus on 176 töötundi ja töötaja ilmus kohale, siis eeldatakse, et ta töötas iga päev 8 tundi. Samas võis ta iga päev hilineda 20 minutit ja lahkuda 10 minutit enne tööaja lõppu. Mõelge järgmisele tehtele:

0,5 tundi × 250 tööpäeva aastas × 10 eurot tunnis töötaja palgana = 1250 eurot, mis kaotatakse aastas ühe töötaja kohta.

Töötaja ei pruugigi mõista, et midagi sellist on juhtumas, kuid seda ei mõista ka tööandja, välja arvatud juhul, kui tööaega mõõdetakse. Mis juhtub aga, kui räägime kümnest, sajast või tuhandest töötajast?

Miks on tööaega mõõta nii keeruline?

Sarnaselt enamiku kergesti kulutatavate ressurssidega on aega lihtne kulutada, mitte märgata või valesti kajastada. Osa tavalisemaid probleeme tööaja arvestamisel, mida kahjuks laialdaselt aktsepteeritakse, on järgmised:

töötaja töö alguse ja lõpu täpne mõõtmine;

protsessile/projektile tegelikult kulunud aja mõõtmine;

plaanitud ajakulu võrdlemine tegeliku kuluga;

kohaloluandmete võltsimine ja valesti kajastamine.

Suuremat osa neist on raske mõõta juhilt eeldatava tööaja tõttu – tundub, justkui raiskaksime aega, mõõtes, kui palju aega raiskame. Paljud ettevõtted annavad alla ja lasevad ajal mööduda, lootes, et „oleme enamjaolt tõhusad, kes neist minuteist ikka hoolib”. Selline mõtteviis takistab tegemast tõelist hüpet produktiivsuses, et läänele järele jõuda.

On ka häid uudiseid: kaasaegsest tööaja arvestuse tehnoloogiast võib olla VÄGA PALJU abi töötajate aja haldamise hõlbustamisel. Samuti pole see enam ülikallis ega ainult suurte ettevõtete (ja sakslaste) pärusmaa.

Töötajate tööaja mõõtmise lahendus on ... ?

Tundub ilmselge, kuid ühiskond on edasi arenenud ja inimesed tehnoloogiliselt osavamad. 15 aastat tagasi oli palju inimesi, eriti sõjajärgsete ja vanemate põlvkondade seas, kelle arvutioskused olid olematud. See omakorda tähendas, et suur osa tööjõust tegelikult kartis arvutite ja muude elektrooniliste seadmete kasutamist.

Õnneks ei tule tänapäeval sellist asja enam peaaegu üldse ette. Suur osa tööjõust kasutab nutitelefone ja internetti. See tähendab, et nad oskavad väga hästi kasutada keerukamaid töövahendeid. Ka tööaja registreerimine kuulub sinna hulka.

Tänapäeva ettevõtted saavad usaldada tööaja registreerimise töötajatele ja peaksidki seda tegema. Analüüs ja parandused jäävad tõenäoliselt endiselt juhtide hooleks, kuid tööaja mõõtmine töötajate endi poolt lahendab praeguse täpsema tööaja mõõtmise probleemi.

Enne kui räägime tehnikaimedest, mis seda võimaldavad, tasub mainida, et töötajate aja haldamisel on kaks väga erinevat paradigmat.

Liberaalne vs. konservatiivne

Hoiatus: mõlemad koolkonnad on põhjendatud mõtlemisega ning omade plusside ja miinustega. See, kumba kasutada konkreetse töötaja või töökoha puhul, on praktiliste kaalutluste küsimus. Kindlasti tuleks hoiduda kummagile poole äärmustesse sattumist.

„Me ei hooli, kus, millal ja kuidas sa oma tööd teed, peaasi, et töö on õigeks ajaks valmis.”

See on tüüpiline liberaalne suhtumine töötaja aega. See ei tähenda, et tööandjad tööaega enam üldse ei mõõda. Neil on lihtsalt õnne mõõta tööaega suuremate plokkidena või on see nende strateegia. Selle asemel et vaadata minuteid ja tunde, vaatavad nad nädala või isegi kuu töötulemusi.

„Iga minut on arvel.”

See on konservatiivsem suhtumine. Klientidega tegelevate ametite puhul peavad inimesed reaalselt kohal olema. Keerukad ülesanded, mis eeldavad füüsilist koostööd, eeldavad samuti meeskondi, mis on parimate tulemuste tarvis täielikult ajaliselt sünkroonis. Kraanajuhi hilinemine võib sundida kümmet ülejäänud töötajat ootama koos renditud kraana ja muude seadmetega.

Mõlemad koolkonnad saavad tööaja mõõtmise tehnoloogia arengust suurt kasu. Need eeldavad usalduslikku ja lojaalselt ettevõtte ja töötaja vahelist suhet. Kui puudub usaldus ja vastastikune lojaalsus, siis ei aita ükski mõõtmine 100-protsendilist tõhusust saavutada.

Aja mõõtmine 21. sajandil

Kõige olulisem uuendus kaasaegses tööaja arvestuse tehnoloogias on võimekus registreerida mitte ainult aega, vaid ka tööprotsessi, projekti ja muid töötaja tegevuse aspekte. See lahendab vana ebaefektiivse ajajuhtimise ühe olulisima valupunkti: mis kasu on teadmisest, et keegi oli tööl, kui ei tea, mida ta täpselt tegi?

Selline teave aitab ettevõtetel tõhustada siseprotsesse ja töökorraldust, optimeerida graafikuid ja jõuda lähemale tegelikule tegevuspõhisele hinnastamisele. Sedasi saavutatakse väiksemad kulud ja suuremad tulud.

Veel üks tehnoloogiline uuendus on asendada traditsioonilised mehaanilised tööaja alguse ja lõpu registreerimise seadmed (paberid, Exceli tabelid jne) biomeetriliste terminalidega, mis kasutavad isikutuvastuseks sõrmejälgi või silmaiirist. Need olid kunagi üsna kallid ja kasutusel valitsushoonetes, pankades ja Hollywoodi märulifilmides, kuid tänapäeval on need võrdlemisi kättesaadavad.

Biomeetrilised terminalid annavad ajamõõtmisele kaks eelist:

need on suurepärased petmisevastased vahendid. Nagu kõik teavad, kalduvad töötajad teatud juhul tööandjat tööaja alguse, lõpu ja pauside osas petma. 99% töötajatest ei püüaks võltsida sõrmejälgi.

see on lisaturvameede, kui seda kasutatakse ka juurdepääsuõiguse kinnitamise mehhanismina. Lihtne magnetlukk, mis on ühendatud biomeetrilise terminaliga, aitaks ettevõttel oma koridorid tõeliselt turvaliseks muuta.

Tasub mainida, et Euroopa uus isikuandmete kaitse üldmäärus peab biomeetrilisi andmeid eriandmeteks. See tähendab, et tööandjad peaksid olema eriti ettevaatlikud, kui nad ka tegelikult käitlevad (koguvad, salvestavad, kasutavad) töötajate biomeetrilisi andmeid.

Liikuvate ja/või kaugtöötajate tööandjad võivad suurt kasu saada mobiilsetest tööaja arvestuse rakendustest. Need toimivad tööaja registreerimise terminalidena, mida saab kasutada kontorist väljas, ning toovad kasu nii liberaalsele kui ka konservatiivsele koolkonnale tööstusharust olenemata, olgu selleks vaibapuhastus või ehitus.

Mobiililiides pakub töötajale palju võimalusi oma tegevust jäädvustada. Kuna enamik nutitelefone on võrguühendusega, saavad selliste töötajate juhid teabe reaalajas.

Nutitelefonidel on ka GPS-funktsioon, mis tähendab, et tööandjad saavad olla kindlad, kus töötaja oma tööaja alustas või lõpetas.

Natuke uudsem mobiilirakendus võimalus on geofence’i tehnoloogia. Töökoha ümber luuakse virtuaalne piir ja kui töötaja ületab nähtamatu joone (taskus vastav nutitelefon), siis registreeritakse automaatselt tööaja lõpp või algus objekti kulukohaga.

Varem oli see üsna kallis, eeldas sageli keerukat programmeerimist ja lisaseadmeid ning kulutas mobiiltelefonide akusid. Õnneks võivad tänapäeval paljud tööandjad sellest kasu lõigata. Üsna pea muudetakse tööaja arvestus ja plaanimine täisautomaatseks ja geofence’ist saab tõenäoliselt ajaarvestuse uue ajastu osa.

Viimaks on üsna oluline märkida, et tegelik tööajaanalüüs (tööaega peab endiselt salvestama) on muutunud palju lihtsamaks. Ajahalduse süsteemidel on liidesed, mille abil saab need ühendada muid kasulikke arve sisaldavate andmebaasidega. See tähendab, et isegi suhteliselt väikesed tööandjad võivad täiendada tööoperatsioonide andmeid tööaja kohta käiva teabega, et aidata langetada otsuseid ja viia ellu igasuguseid parandusi. Näiteks:

jaemüüjad võivad kombineerida graafikute andmed klientide ostude andmetega, et tõsta teenusekvaliteeti;

ehituses võib ühendada projekti tähtaja andmed töötaja oskuste kiirusega, et optimeerida personali komplekteerimist erinevate projektide tarbeks;

tootmisettevõtted võivad kombineerida tootmiskomponentide andmed kohalkäimise andmetega, et luua erinevatele tellimustele optimaalsed vahetused;

teenuseosutajad võivad kasutada töölt puudutud aja andmeid koos oskuste kohta käivate andmetega, et panna kokku täiuslikud meeskonnad.

Olen kindel, et võite ette kujutada miljonit võimalust, mis avanevad tänu korralikult mõõdetud töötaja tööaja andmetele. Pidage meeles: mida ei saa mõõta, seda ei saa parandada.

Tööaja mõõtmise rakendamiseks on olemas piisavalt kergeid ja tõhusaid vahendeid. Kui kõik ettevõtted seda kasutaksid, näeksime tootlikkuse äkilist kasvu, muutes nii Eesti ühiskonna paremaks ja jõukamaks.

* Artikkel on ilmunud Delovõje Vedomostis.