Projektijuht 2.0: kuidas AI abiga säästa kolmandik tööajast ja vältida läbipõlemist
Projektijuhtimine ei pea tähendama lõputuid tabeleid ja koosolekuid – AI toel saab korduva töö automatiseerida ja jätta inimestele rohkem aega sisuliseks juhtimiseks, kirjutab Gerlyn Tiigemäe.
Projektijuht on tihti nagu žonglöör, kes püüab korraga hoida õhus kümmet palli: ühe käega juhib tööülesannete täitmist, teisega vastab kiireloomulistele küsimustele ja kolmanda käe järele (mida tal muidugi pole) tekib vajadus, et tegeleda meeskonnaga või korrastada mõtteid keset pidevat saginat. Iga päev uus koosolek, uus tabel, uus takistus.
Aga mis siis, kui osa tööst ei peakski jääma inimese teha? Mis oleks, kui projektijuhi tööpäev võiks olla lühem, aga samas tulemuslikum? Kui osa vaimsest koormast – näiteks analüüsid, planeerimise või kommunikatsiooni – saaks delegeerida abilisele, kes ei väsi, ei haigestu ning töötab ööpäevaringselt?
Tehisintellekt võibki olla see abiline. Mitte järjekordne tarkvaraprojekt, vaid töövahend, mis aitab sul säästa aega ja energiat, ilma et peaksid oma tööviise totaalselt ümber kujundama.
Keelemudel, AI assistent, automatsioonid: AI kolm taset, mis muudavad töö lihtsamaks
Tehisintellekt ei tähenda ainult keerulisi süsteeme või ulmelisi lahendusi. Tegelikult on kõige kasulikumad just lihtsad ja koheselt rakendatavad tööriistad, mis lahendavad igapäevaseid väikeseid probleeme, aga teevad seda järjepidevalt.
1. etapp – keelemudelid (nt ChatGPT, Claude, Gemini)
Siit on kõige lihtsam alustada. Keelemudel on nagu teine projektijuht sinu kõrval – valmis koostama e-kirju, looma riskitabeleid, struktureerima koosoleku sisu või aitama kirjutada projektiplaani esimest mustandit.
2. etapp – AI-assistendid (CustomGPT ChatGPTs, Gems Geminis, Agents Copilotis)
Kui keelemudelid aitavad ühekordsete küsimuste ja ideede puhul, siis AI-assistendid on mõeldud korduvate tegevuste automatiseerimiseks. Näiteks saad iga kord koosoleku transkriptsiooni samasse assistenti laadida ja vastu võtta standardse kokkuvõtte või luua pakkumisi etteantud mallide põhjal, kuhu lisad vaid uue projekti andmed.
3. etapp – automatsioon ja agendid (Zapier, Make, ChatGPT agendid)
Need tööriistad sobivad juba edasijõudnule, kes soovib AI abil ühendada erinevad töövood. Automatsioon töötab kõige paremini korduvate protsesside puhul, kus infot tuleb liigutada ühest kohast teise. Näiteks saab AI lugeda iga uue e-kirja või koosoleku transkriptsiooni, tuvastada teema ning tõsta info automaatselt õigesse kausta või koostada esialgse aruandemustandi. See tähendab, et tegevused, mis muidu võtaksid igal korral kümneid minuteid, toimuvad nüüd taustal ise.
AI igas projektifaasis: kaks kohe rakendatavat kasutuslugu
Tehisintellekti saab rakendada iga projektijuhtimise etapi juures. Alates planeerimisest kuni tagasiside kogumiseni. Oluline on osata ära tunda hetked, kus sa teed midagi korduvat, struktureeritut ja ajamahukat, sest need on AI lemmiktööd.
Hetkel kuum
Näide 1: planeerimisfaas ja eesmärgistamine
Projektijuht Mari alustab uue toote lansseerimist. Ta kasutab ChatGPT-d, et koosolekul öeldud märksõnade põhjal luua esialgne projektiraamistik: tööetapid, tähtajad ja riskid. Järgmise sammuna laseb AI-l teha sisendi põhjal tööde jaotuse mustandi. Ta ei kopeeri seda pimesi, vaid lähtub sellest ja kohandab. Tulemus: Mari säästab vähemalt tunni tööd ja jõuab kiiremini selguseni.
Näide 2: projekti lõpp ja retrospektiiv
Projektijärgselt tuleb teha kokkuvõte ning hinnata, mis töötas ja mis mitte. Tactiq AI loob koosoleku salvestusest täpse transkriptsiooni, ChatGPT teeb sellest etteantud struktuuri alusel kokkuvõtte ning koostab selle põhjal esitluse juhtkonnale. Tulemus: ülevaatlik ja sihtrühmale kohandatud kokkuvõte, mille loomine oleks käsitsi võtnud 2-3 tundi.
Rakendused, mida projektijuhtidel tasub proovida:
· ChatGPT (võimalusel vali tasuline, et kasutada ära kõik funktsionaalsused)
· NotebookLM (pikkade dokumentide ja videote analüüs)
· Tactiq (koosolekute kokkuvõtted)
· Notion AI (dokumentide loomine, tööplaanid)
Alustamiseks tee üks päring korraga
Sul ei ole vaja AI strateegiat, et alustada (kui sa ei juhi just tervet ettevõtet). Alusta lihtsalt. Asenda tänane Google otsing ühe keelemudeli küsimusega. Kirjuta ChatGPT-le oma tööülesanne. Küsi: „Millest alustada projekti X planeerimisel?” Küsi uuesti. Lisa konteksti. Täpsusta.
AI ei tööta su eest, vaid töötab sinuga koos. Kui sa õpid tehisaruga hästi suhtlema, võib sellest saada su vaikne, kuid võimas abiline.
Kui soovid minna veelgi sügavamale ja õppida AI võimalusi projektijuhtimises tulemuslikult rakendama, siis tule Äripäeva Akadeemiasse Gerlyn Tiigemäe koolitusele „AI võimalused projektijuhtidele“.
Enimloetud
1
“See on segane probleem. Süsteemile näib, et kõik on korras.”
Viimased uudised
Panga värbamisjuht: tööotsijat ootab pikk ja raske teekond
“See on segane probleem. Süsteemile näib, et kõik on korras.”
Üritused
Hetkel kuum
Nutikas personalijuht õpib teiste kogemusest, mitte enda vigadest!
Liitu uudiskirjaga
Telli uudiskiri ning saad oma postkasti päeva olulisemad uudised.
Tagasi Personaliuudised esilehele