Excel juhib!

Microsofti loodud MS Excel sai laiemalt tuntuks juba aastal 1993, mil selle järjekorras viiendast versioonist sai juhtiv tabelarvutuse tööriist. Seda rolli ei ole Excel kaotanud seniajani, olles endiselt eelistatuim tabelarvutustööriist kogu maailmas, mis tähendab, et tegemist on ühe universaalseima ja enim kasutatava tööriistaga. Exceli või tema tugiformaatide avamise ja lugemisega ei tohiks tulla probleeme kuskil maailmas. Siit ka põhjus, miks inimesed kipuvad Excelist tulevat või selles salvestatavat infot naeruvääristama. Excelist on saanud liiga tavaline tööriist, mis justkui ei sobi tänapäeva innovaatilisse ja uusi lahendusi otsivasse maailma. Meie nii ei arva. Milleks loobuda millestki, mis töötab? Tundub vanamoeline ja konservatiivne lähenemine, aga vaatame siiski natuke täpsemalt, mis meie arvates Exceli puhul töötab.

Exceli funktsionaalsuse paranemine on asjaolu, mida ilmselt paljud selle tavakasutajad ei ole tähele pannud. Ometigi on Excelis aja jooksul samade andmemahtude kogumise juures oluliselt vähenenud failide suurused, lihtsamaks on läinud andmete ümberstruktureerimise ja edastamise võimalused ning andmete analüüsitulemusi on võimalik visuaalselt palju paremini kuvada. See pole aga kaugeltki kõik. juurde. Programmi kohta leidub veebis lugematul hulgal juhendeid, mistõttu saavad ettevõtted seda tööriista usaldada. Isegi kui tegu on kellegi teise loodud tabeliga, on meil kõigil võimalik seda parandada ja korrigeerida. Kui me ei saa või ei jaksa ise andmeanalüüsile pühenduda, võib suurema vaevata leida kellegi, kes seda meie eest teeb. Kõik on lihtne ja loogiline ning boonusena ei pea muretsema, et andmed jääks näiteks tööriista keerukuse või puuduva kasutajatoe tõttu ühel hetkel kättesaamatuks.

 Tuleme tagasi Exceli universaalsuse ja kõigile arusaadavuse

Siinkohal võiks esile tuua ka andmete turvalisuse küsimuse, aga teemal pikemalt peatumata võib väita, et andmed Excelis on täpselt nii turvalised, kui on asukoht, kus neid dokumente hoida. Loomulikult on ka Excelis endas võimalusi andmeid peita ja parooliga kaitsta, aga sellel puudub otsene vajadus, kui hoida andmeid piisavalt turvalises võrgus või andmekandjal. Nende funktsioonide peamine eesmärk on pigem kaitsta andmeid nendega iga päev tegelevate inimeste eest, et ennetada näiteks statsionaarsete andmete juhuslikku kahjustumist.

Kõik loetletud head küljed võivad aga jääda asjatuks, kui me ei näe Exceli kasulikkust sisulise tööriista või andmete analüüsijana. Teadmiste puudumine nimelt selles Exceli funktsionaalsuses võib panna inimese kahtlema ministeeriumi või ükskõik millise institutsiooni töö tõsiseltvõetavuses, eriti kui ta ei näe tabelite taha või ei tunne nende koostamise loogikat. Exceli aruka kasutamise olulisim kriteerium on programmi sisestatavad andmed ja neil põhinev analüüs. Võib öelda, et Exceli kasutamine selle funktsionaalsusi arvestamata on nagu algaja juhi autosõit – liikuma saab, aga sõit on ebakindel ja hulk olulisi viitasid võib jääda märkamata. Punktist A punkti B ei pruugi jõuda kõige kiiremini, mugavamalt ega ka soovitud teed pidi.

Meie ettevõte tegeleb päevast päeva inimeste ja HR-valdkonnaga, kus pole traditsioonilist nn kuivade numbritega tegelemist. Sellegipoolest kasutame paljude enda ja oma klientidele pakutavate lahenduste elluviimisel edukalt Excelit. Mõni näide:

• töötajate puhkuste arvestus ja töögraafiku jooksvad ülevaated;

• ettevõtte jooksvate arvete kontroll ja tähtaegade majandamine;• koolitustega seotud info koondamine ja perioodiliste ülevaadete andmine;• värbamisega seotud tööprotsesside kontroll ja vaheetappide ülevaadete loomine;• standardsete sisestusvormide automatiseerimine;• töörahulolu uuringute analüüs ja graafiline esitamine;• kogutud statistika põhjal interaktiivse ja illustratiivse tagasiside presenteerimine.

Loomulikult ei ole see nimekiri lõplik ja uusi lahendusi tuleb vastavalt vajadusele pidevalt juurde. Kõigi lahenduste puhul tuleb eraldi arvestada nende keerukuse astmega. Saab arendada lihtsaid andmete sisestamise abimehi või muuta juba sisestatud andmed väga mitmeti vaadeldavaks, kusjuures kasutajasõbralikkus ei pea kannatama. Ka väga detailseid ja kompleksseid andmeid saab Exceli abil lihtsasti analüüsitavaks muuta. Paljuski sõltub tulemus sellest, kas kasutaja oskab oma soovi piisavat selgelt iseendale või arendajale formuleerida. Excel ise märkimisväärseid piiranguid ei sea.

Kasutades ära meie keele mitmetähenduslikkust, võib kokkuvõttes öelda, et Excel on juhtiv tabelarvutuse tööriist, mis aitab selle kasutajal tähelepanu õigetele andmetele juhtida. Ükski juht ei peaks pelgama Excelist lähtuvaid otsuseid seni, kuni ta on andmete kogumist ja analüüsi teadlikult ja oskuslikult korraldanud. Hea spetsialisti toel võib lubada ka Excelil juhtida.

 Allikas: HR factory

Autor: Lauri Tamm, HR factory raporteerimise spetsialist