Kaugtööajastu suurendab tiimiürituste tähtsust

Ajal, mil väga paljud töötajad, kelle kohustused seda võimaldavad, on siirdunud kaugtööle, on ühisüritused ja koosviibimised veelgi olulisemal kohal kui varem. Kui mõni ettevõte on otsustanud suurearvulise inimeste hulgaga sündmused keerulise majandusliku olukorra tõttu ära jätta või edasi lükata, tasub kindlasti kaaluda ürituse korraldamist väiksemates tiimides. Usun, et see ei ole kärpimiskoht, eriti kui ühisüritused on ka varem au sees ja tiimi loomulik osa olnud.

Usun, et hea ja kordaläinud tiimiüritus algab läbimõeldud korraldusest ning peab kandma seatud eesmärki. Mida tiimijuhina ühisüritusi planeerides silmas pidada, et need hästi õnnestuksid?

Kui igal tiimil on oma äranägemise järgi korraldada ette nähtud eelarve eest ühisüritusi, teeb see koosviibimiste korraldamise paindlikumaks ja annab rohkem mänguruumi. Eraldi eelarve seab ka tiimile suurema omanditunde ja vastutuse, et raha kuluks õige eesmärgi nimel.

Ka on kogu meeskonna, mitte vaid juhi otsustada, millisel kujul soovitakse ühiselt aega veeta. Sellesse peaks olema kaasatud kogu tiim. Kõik tiimid on oma nägu ja erinevate huvidega. Mida suurem on meeskond, seda keerulisem on leida ühisosa, mis pakuks huvi kõigile. Kes soovib ööbimisega üritust, kellele sobib päevane ekskursioon - loetelu võib jätkata pikalt. Tähtis on, et see tiimi olemusega ühtiks, sellega peab tiimi juht arvestama, surumata peale enda soove. Oma tiimi puhul olen alati palunud koosolekul välja pakkuda erinevad ideed, mis seejärel tahvlile kirja lähevad ja mille hulgast lõpuks ühise hääletuse teel valik langetatakse. Proovin ka juhina leida kompromisse või tulevikus arvesse võtta neid huvisid, mis sel korral hääletusel edetabeli lõppu jäid.

Kaasamine ei tähenda ainult ideedega arvestamist, vaid ka inimeste pühendamist ürituse korraldamisse. Väikeste tiimide puhul tasub korraldusülesanded jagada tiimiliikmete vahel ära. Juhi ülesanne ei ole kogu planeerimist enda peale võtta, vaid seda oma inimestega jagada. Tihti on tiimis inimesi, kellele meeldibki tegeleda ürituste korraldamisega, või neid, kes oskavad hästi näiteks logistikat planeerida, mõni aga armastab küpsetada suupisteid jne. Selline lähenemine aitab ka ürituse detailselt läbi mõelda, et midagi ei ununeks ja õigel päeval kõik sujuks. Vastutuse andmine suurendab pühendumist ja lisab ka suurema väärtuse üritusele – see on tiimi ühine pingutus, mida koos nautida.

Koosviibimisel jäta endale piisavalt aega kõigiga suhtlemiseks. Me nimetame küll ühiseid ettevõtmisi motivatsiooniüritusteks, kuid usun, et need on pigem hea võimalus, kus oma meeskonnaliikmeid tundma õppida – tugevdada tunnet, et koos moodustamegi ühise terviku. Need on olulised hetked tiimile aga samamoodi ka juhile, kes on tiimi osa. See on ka tema võimalus oma inimesi paremini tundma õppida, igaüht! Ka ei peaks juht olema esimene, kes ürituselt lahkub. See on planeeritud aeg, mil keskenduda oma inimestele. Võta selleks aega!

Tiimiüritustega võrdväärselt olulised on ka igapäevased järjepidevad mõtete vahetamised, mis ei ole vaid tööga seotud. Planeeri ja mõtle läbi, kuidas luua tiimis võimalusi iga päev ka rääkida n-ö kohvinurga jutte, olenemata sellest, kas ollakse ühes ruumis või eri asukohtades. Selleks võib olla ühine (virtuaalne) kohvipaus või vestlusaken, kus jagatakse emotsioone pildis ja sõnas. See on eriti oluline ajal, mil inimesed teevad rohkem kaugtööd ja igapäevast silmast silma suhtlust on vähem. Veel kord – suhtlusvajadus kaugtööd tehes mitte ei vähene, vaid kasvab. Juhi roll on seda märgata ning selleks oma inimestele võimalusi luua.