Juhi aeg on kallis. Miks kulub sellest endiselt nii palju personalitööle?

Suur osa juhi ajast kulub endiselt administratiivsetele tegevustele – puhkuste kooskõlastamisele e-kirjades, töögraafikute koostamisele Excelis ja meeskonda puudutavate andmete küsimisele personalitöötajalt. Samas on juht ettevõtte üks kallimaid ressursse, kellelt oodatakse eelkõige inimeste juhtimist ja äri arendamist.

Fujitsu Estonia

Fujitsu Estonia HR-tarkvara Persona ärisuuna juht Sirli Vaher.

Fujitsu Estonia HR-tarkvara Persona ärisuuna juht Sirli Vaher.
Foto: Krissi Kõrv

Tänapäevane HR-tehnoloogia saab siin palju ära teha. Kui andmed on ühes kohas, ajakohased ja usaldusväärsed ning rutiinsed tegevused automatiseeritud, saab juht keskenduda sellele, mis ettevõttele tegelikku väärtust loob. Lisaks aja kokkuhoiule annab hea tarkvara kindlama aluse inimestega seotud otsuste tegemiseks.

Milline on HR-tarkvara uus roll ja kuidas luua usaldus tehnoloogia vastu, et sellest oleks igapäevatöös võimalikult palju kasu? Mõtteid jagab Fujitsu Estonia HR-tarkvara Persona ärisuuna juht Sirli Vaher.

Tänapäevane HR-tarkvara on juhi tööriist

Juhilt oodatakse tänapäeval palju. Ta peab mõistma finantse, juhtima inimesi, lahendama konflikte, olema vajadusel coach, panustama nii enda kui ka ettevõtte brändi kujundamisse sotsiaalmeedias ning saavutama ärilisi eesmärke. Kõige selle kõrval tuleb tal toime tulla hulga administratiivsete ülesannetega.

Osa sellest koormusest on aga täiesti tarbetu. Kui juht kooskõlastab puhkusi e-kirja teel, koostab töögraafikuid Excelis või küsib personalitöötajalt iga kord eraldi oma meeskonna andmeid, kulub väärtuslik aeg tegevustele, mida saaks teha palju lihtsamalt.

Hea HR-tarkvara aitab juhilt selle koormuse ära võtta, annab parema ülevaate meeskonnas toimuvast ning loob selgema aluse otsuste tegemiseks. See pole enam pelgalt süsteem, mis muudab personalitöötaja elu mugavamaks, vaid tööriist, millest võidab kogu organisatsioon.

Järgmine samm on tarkvara, mis ei piirdu üksnes andmete koondamisega, vaid oskab nende põhjal ise märgata riske ja juhtida tähelepanu asjaoludele, mis vajavad juhi sekkumist.

Foto: Silver Raidla

Süsteem, mis märkab enne, kui probleem tekib

Praegu esitab töötaja puhkuseavalduse, juht kinnitab selle ja süsteem salvestab info. Tulevikus võiks tarkvara aga ise märgata, et töötajal on kogunenud palju kasutamata puhkusepäevi ning tema töökoormus on olnud juba mitu kuud suur. Seejärel saaks süsteem hinnata, millal sobiks puhkus meeskonna töögraafikuga kõige paremini, ja teha juhile ettepaneku enne, kui ülekoormusest kujuneb tõsisem probleem.

Hea juht on see, kes näeb, millal töötajal on oht läbi põleda, kuidas ülesandeid ümber jagada, et meeskond tervikuna oleks tõhusam, ja milline töögraafik antud oludes kõige paremini toimib. Seda kõike peab HR-tarkvara toetama. Samas eeldab see, et HR-tehnoloogiat saab usaldada.

Usaldus HR-tehnoloogia vastu määrab selle tegeliku väärtuse

Tehnoloogia arenedes peab kasvama ka kasutajate arusaam sellest, kuidas süsteem andmeid töötleb ja soovitusteni jõuab. Ainult nii saab tekkida kindlus, et selle pakutud analüüsidele ja järeldustele võib organisatsiooni puudutavate otsuste tegemisel toetuda.

Kui usaldus puudub, jääb suur osa tehnoloogia võimalustest kasutamata. Kuigi vajalikud andmed ja analüüsid võivad olla olemas, tehakse otsuseid endiselt kõhutunde või tagasivaatavate Exceli tabelite põhjal.

Usalduse loomisel tasub küsida:

Kas me usaldame AI-agendi ja HR-tarkvara antud soovitusi?
Kas mõistame, mille põhjal need soovitused on sündinud?
Kas töötaja teab, kuidas ja milleks tema andmeid kasutatakse?
Kas usaldame ettevõtet, kes selle tehnoloogia taga seisab?

Viimane küsimus on muutunud üha aktuaalsemaks. Kliendid ei tunne enam huvi üksnes tarkvara funktsioonide vastu, vaid soovivad üha rohkem teada ka seda pakkuva ettevõtte võimekuse ja usaldusväärsuse kohta.

Kas usaldame ettevõtet, kes on HR-tehnoloogia taga?

Usaldus ei puuduta üksnes tarkvara või AI-agenti, vaid ka ettevõtet, kes tehnoloogiat pakub. Partneri nõrkused võivad ühel hetkel muutuda kliendi enda äririskiks.

HR-tarkvara käsitleb ettevõtte ja selle töötajate väga tundlikke andmeid, mistõttu on loomulik, et kliendid soovivad kindlust nende turvalise käsitlemise osas. “Meilt küsitakse ISO-sertifikaatide, serverite asukoha ja selle kohta, milline on meie tegevusplaan küberrünnaku korral,” selgitab Vaher.

Samuti tuntakse huvi, kui suur on tarkvarapakkuja meeskond ning kas probleemide tekkimisel on võimalik kiiresti täiendavaid ressursse kaasata. Persona puhul annab kindlustunnet Fujitsu suur rahvusvaheline meeskond. Ainuüksi Soome Fujitsus töötab üle 400 arendaja ning teadmisi ja kogemusi jagatakse regulaarsetes töötubades.

Kliendi jaoks on oluline mõista ka seda, mis tema andmetega toimub ja kuhu need liiguvad. Kas tarkvaras kasutatakse AI-agente? Millistele andmetele neil ligipääs on ja kuhu võib info nende kaudu edasi jõuda? Keegi ei soovi, et näiteks töötajate laste isikuandmed võiksid ühel päeval internetist avalikult leitavad olla.

Andmete asukoha puhul ei ole peamine, et server asuks Eestis, vaid et andmed jääksid Euroopa Liidu piiresse ja nende suhtes kehtiksid Euroopa andmekaitsenõuded.

Partnerit valides tasub kindlasti uurida, kas pakkuja müüb üksnes tarkvara, mille rakendamisega tuleb ise hakkama saada, või pakub koos sellega ka nõustamist, tuge ja valdkondlikku kogemust. Mõlemal lähenemisel on oma koht, kuid valik peab olema teadlik.

AI kõrvale on vaja tarka inimest

AI ja HR-tarkvara suudavad juba praegu võtta enda kanda suure osa personalitöö rutiinsetest ja korduvatest tegevustest, olgu selleks andmete sisestamine, raportite koostamine, info otsimine või dokumentide töötlemine. See ei tähenda aga, et personalitöötajaid enam vaja poleks, vaid olukord on vastupidine - üha olulisemaks muutuvad inimesed, kes oskavad andmeid tõlgendada, mõistavad äri, nõustavad juhte, juhivad muutusi ja näevad organisatsiooni tervikuna.

AI-agente saab tänapäeval rakendada väga paljudes tegevustes, kuid kas kõike peakski nende hooleks jätma? AI on võimekas töövahend, mis suudab palju ära teha, ent selle kasutamine vajab inimest, kes oskab süsteemi juhendada, treenida ja selle toimimise tervikuna läbi mõelda. Vajadus selliste teadmiste ja oskustega inimeste järele pigem kasvab.

Hea näide on HR-analüütika. Lähenemine, et “annan oma andmed AI-le ja lasen tal analüüsi ära teha”, ei pruugi viia õigete järeldusteni, kui puuduvad vajalikud taustateadmised. Samuti ei piisa üksnes diagrammidest, mida HR-tarkvara koostab.

Oletame, et süsteem näitab töötajate suurt voolavust, madalat rahulolu ja keskmist palgataset. AI võib nende näitajate põhjal soovitada palku tõsta. Tegelik probleem võib aga peituda hoopis mujal – näiteks erakordselt keerulises kliendis, kellega meeskond peab iga päev töötama. Sellisel juhul suurendaks palgatõus ettevõtte kulusid, kuid ei pruugiks lahendada töötajate rahulolematuse tegelikku põhjust.

AI näol oleme saanud väga targa ja huvitava abilise, kuid see ei asenda inimese kriitilist mõtlemist ega põhjalikku arusaama konkreetse ettevõtte tegevusest, inimestest ja kohalikust õigusruumist. Tuleb osata esitada õigeid küsimusi, mõista, kuidas AI tulemusteni jõudis, ning näha seoseid, mida andmed üksi ei pruugi avada.

HR ei ole eraldi saar ei tarkvara ega protsesside mõttes

Personalitöö on tihedalt seotud kogu organisatsiooni toimimisega – tööaja arvestuse, tootmise, majandustarkvara, tööohutuse ja koolituskeskkondadega. Keskmises ettevõttes võib inimeste juhtimist toetada kuni kümme erinevat süsteemi, mis peaksid omavahel sujuvalt suhtlema.

Esmapilgul võib tunduda mõistlik koondada kõik need tegevused ühte suurde tarkvarasse, kuid ka sellel lähenemisel on omad ohud. Oluline on leida organisatsioonile sobiv tasakaal ning ühendada omavahel need süsteemid ja protsessid, mis loogiliselt kokku kuuluvad.

Personal on selleks olemas hulk valmisliideseid ning võimalus ühendada API kaudu ka teisi süsteeme, mis sellist liidestamist toetavad.

Kõige keskmes peab siiski olema selge probleemipüstitus: millist probleemi soovime lahendada ja kuidas mõõdame, kas tarkvara aitab soovitud tulemuseni jõuda?

Vastasel juhul võib juhtuda, et uus tööriist ei vähenda koormust, vaid tekitab tööd hoopis juurde. Lihtsalt senisest teistsugust tööd.

Mida arvestada HR-tehnoloogia väärtuse ja vajalikkuse hindamisel?

Tarkvara vahetamine on hea võimalus vaadata üle ka senised tööprotsessid. Milliseid programme me kasutame, milliseid andmeid kogume ja milleks neid tegelikult vaja on? Kas teeme mõnda tegevust üksnes sellepärast, et nii on alati tehtud?

Enne uue lahenduse valimist tasub panustada põhjalikku kaardistusse. See annab palju rohkem väärtust kui emotsiooni ajel tehtud ostuotsus.

Alustada ei tasu küsimusest, milliseid uusi funktsioone võiks tarkvara pakkuda. Palju olulisem on küsida, millist tööd ei peaks inimene enam üldse tegema.

Selleks võiks organisatsioon endalt küsida:

Kui palju tegevusi tehakse endiselt Excelis ja kui palju infot liigub e-kirjadega?
Kui sageli küsib juht personaliosakonnalt infot, mida ta võiks ise süsteemist näha?
Kui palju otsuseid tehakse kõhutunde põhjal?
Kui palju maksavad ettevõttele käsitsi tehtavad protsessid?
Kas uus tarkvara vähendab tegelikult töömahtu või üksnes digitaliseerib senised tegevused? Exceli tõstmine uude süsteemi ei ole veel innovatsioon.
Kas tarkvarapartner on usaldusväärne, vajalikud standardid ja protseduurid on paigas ning on selge, kes ja kuidas aitab näiteks küberrünnaku korral?

Kuidas hinnata HR-tarkvara tegelikku tasuvust?

Tarkvara valimisel küsitakse alati, kui palju see maksab. Hoopis harvem arvutatakse aga kokku, kui kalliks lähevad ettevõttele praegused tööprotsessid.

Juhul, kui tasuvust üldse arvutatakse, keskendutakse tavaliselt personali- ja palgaarvestajate ajasäästule, kuid see on sageli ülehinnatud. Kõige kallim on juhi aeg, sest juht on tööle võetud äri kasvatama, mitte avaldusi kinnitama. Lisaks kulutab iga töötaja aega vältimatute tegevuste peale - hakkad näiteks kuluaruannet esitama ja raiskad sellele tund aega.

Seetõttu ei peaks küsima üksnes seda, kui palju HR-tarkvara personaliosakonna aega kokku hoiab, vaid kui palju väärtuslikku aega võidab selle abil tagasi kogu organisatsioon.

Lihtsustatud tasuvusarvestus võiks välja näha nii:

Säästetud HR-i aeg + säästetud juhtide aeg + säästetud töötajate aeg + vähem vigu ja nende parandamisele kuluvat aega + kiiremad ja paremad otsused + paremini ära kasutatud võimalused.

Just nende tegurite koosmõjus avaldub HR-tehnoloogia tegelik väärtus. Tarkvara ei peaks lihtsalt muutma seniseid tegevusi digitaalseks, vaid aitama inimestel teha vähem tarbetut tööd ja rohkem seda, milleks nad tegelikult tööle on võetud.

Kui soovid oma organisatsiooni HR-protsesside ja -tehnoloogia olukorrale ausalt otsa vaadata, võta ühendust ning arutame koos läbi nii kitsaskohad kui ka võimalused!