Autor: Kärt Vilt, Äripäeva Akadeemia • 12. juuli 2019

1) Korraldatakse kui vanaema sünnipäeva

Ürituse õnnestumiseks tuleb läbi mõelda iga viimne kui detail. Tihtilugu võetakse firmaüritus enda kanda, mõeldes, et mis see nüüd ära ei ole – broneerin toimumispaiga, helistan bändile ja panen midagi lauale nosimiseks. Niimoodi üle jala korraldades on aga probleemid kindlad külalised. Hea projektijuht prognoosib ka võimalikke muudatusi, et pidu õnnestuks ka siis, kui ilm või keskkond muutub, õhtujuht haigestub või toitu napib.

2) Unustatakse ära ürituse eesmärk

Enne ürituse korraldamist tasuks läbi mõelda selle tõeline eesmärk ja mille nimel seda korraldatakse. Kas eesmärk on tunnustada häid töötulemusi, parandada meeskonnatööd või pakkuda töötajate peredele positiivseid elamusi, et nende lapsed ja abikaasad mõistaksid paremini, mis firmasse nende pereliige oma aega panustab? Kui korraldada pidu lihtsalt selleks, et kollektiivil oleks lõbus, ei ole see ettevõttele kuidagi kasumlik. Sea selge eesmärk ja korralda üritus sellest lähtudes.

3) Ei osata arvestada toidu kogusega

Kogenud projektijuhtidel on väljakujunenud partnerid, kes ei jäta neid ka kõige suuremate prohmakate korral hätta. Üritusele tasuks kaasata toitlustusfirma, kes oskab, saab ja tahab leida lahendusi, kui ilmneb ootamatusi või söök saab otsa. See, kas toitu on liiga vähe või palju, on aga köömes selle kõrval, kui keegi jääb üldse söömata. Mõnekümne inimese peale on vähemalt üks taimetoitlane või keegi, kellel on toidu puhul tervisest tulenevaid erisoove. Pikkade väljasõitude puhul tasuks aga meeles pidada, et inimene tahab süüa umbes iga nelja tunni tagant. Mõtle vajadusel läbi peatused, kus lõunat süüa või võta kaasa snäkid, sest nälg on kibe ja ebameeldiv, mõjub meeleolule ja välimusele!

4) Ürituse korraldamine jäetakse ühe inimese kanda

Sageli antakse ürituse korraldamine ettevõtte sekretärile või assistendile, jättes ta suurt koormat ihuüksi vedama. Hea ürituse retsept on hoopis meeskonnatöö. Selleks, et pidu, konverents või kliendipäev vastaks kõigi ootustele, tasuks ettevõttes teha küsitlus ja välja selgitada, milline on kollektiivi nägemus üritusest. Ka korraldusprotsessi võiks teisi inimesi kaasata. Ehk on firmas keegi, kes on kibe käsi plaate keerutama? Võib-olla tasuks finantsiline pool anda üle raamatupidajale? Rääkige läbi ja leidke parim võimalik lahendus! Ühiselt korraldatud üritus kasvatab meeskonnavaimu.

5) Koha otsimine jäetakse viimasele minutile

Parimad jõulupidude ja suvepäevade toimumispaigad kaovad turult juba aasta või pool varem. Tark projektijuht teab, et ühe suure ürituse lõpp pole tema jaoks midagi muud kui uue algus. Viimasel minutil on väga raske leida peopaika, mis vastaks kõigile soovitud kriteeriumitele.

6) Unustatakse kuldreegel – usalda, aga kontrolli

Paljusid teenuseid või tooteid tuleb osta sisse. Oluline on tunda oma koostööpartnereid ja teada, kuhu maani võid neid usaldada. Esmase kontakti puhul on eriti oluline kõik detailid mitu korda läbi rääkida. Kui olete kaks kuud varem midagi kokku leppinud, võib loovinimene olla selle vahepeal kolm korda ära unustanud. Helitehnikutele ja esinejatele pole patt ka veel samal hommikul meeldetuletus saata.

Koolitus „Firmaürituste korraldamine”

Koolitab Mari Kõlli

Toimub 20. septembril 2019