21 juuli 2020

Personalijuhi paradoks - inimesed vs tabelid

Personalijuhina pead olema nagu žonglöör, kes hoiab korraga palju palle õhus. Sinu lauale jõuavad töötajate mured, ettevõtte personaliprotsessi nõuded, aruannete ja ülevaadete vajadus, seadusega sätestatud raporteerimise kohustus, juhtkonna toetamine. Lisaks nö. pehmete väärtuste kultiveerimine ja töötajate õnnelikuna hoidmine. Kõik peab toimuma kõrgete turvanõuete kohaselt, sest tegemist on tundlike isikuandmetega.

Lisaks nö. pehmete väärtuste kultiveerimine ja töötajate õnnelikuna hoidmine. Kõik peab toimuma kõrgete turvanõuete kohaselt, sest tegemist on tundlike isikuandmetega.

Kuidas saad vastata erinevate osapoolte ootustele, mis on sageli vastandlikud?

Kumba eelistad, inimestega suhtlemist või dokumentide ja tabelite täitmist?

Paradoks on selles, et mõlemat on vaja teha. Seega tuleb üle vaadata oma prioriteedid ja töövahendid.

Gary Kelleri best-sellerilThe One Thing” on suurepärane juhtmõte: Mis on see ÜKS ASI, mida saad teha, nii et selle läbi kõik ülejäänu muutuks lihtsamaks või ebavajalikuks?” (What's the ONE Thing you can do such that by doing it everything else will be easier or unnecessary?)

Eeldades, et personalijuht seab om töös esikohale inimesed – praegused ja tulevased töötajad, tuleks otsida seda “üht asja” just paberitöö poolelt.

Tõhus tarkvara hoiab kokku paju töötunde ja vabastab aega, et tegeleda inimestega

Sel kevadel kogesid paljud eriti teravalt, et personaliandmete kiire haldamise võimekus on ülimalt oluline. Personaliga seotud otsuseid oli vaja vastu võtta senikogematu kiirusega ja selleks vajalike andmete kokkupanek võttis nii mõnelgi inimesel päevi. Kuidas sellega oli teie ettevõttes?

Käibe vähenemise ja äride kokkutõmbumise olukorras jõudis väga selgelt teadvusesse, et töötaja aeg on tasuline ressurss – kahjuks tuli paljudel ettevõtetel osa sellest ressursist vabastada.

Kuid kas seesama loogika püsib meeles ka olemasolevate töötajate aja igapäevasel sisustamisel, et nad tegeleks vaid sellega, mis on ettevõtte jaoks tõeliselt väärtuslik?

Reaalsus on, et ka sellistes ettevõtetes, kus töötajate arv ulatub sadadesse, tehakse personalitööd üsna algelisel moel, käsitsi ja lihtsate tabelite-nimekirjade abil, toetudes post-it lipikutele ja mälule.

Sellise praktika muutmine nõuab sageli vaid tahet ja otsust – rahaline kulu on kasuga võrreldes minimaalne.

Millised ootused seada kaasaegsele personalitarkvarale?

Siin on 5 olulist punkti, millele tarkvara valides tähelepanu pöörata.

1. See väldib kilplasetööd andmete korduval sisestamisel ja uuendamisel

On mõistlik, et personaliandmed sisestatakse vaid üks kord ja neid uuendatakse samuti ühes kohas. Sellega kaob vajadus pidada igas osakonnas (piirkonnas, tsehhis) oma tabeleid või nimekirjasid, mis kõik vajavad pidevalt ajakohastamist ja on omavahel natuke erinevad. See tähendab, et neid võrrelda ja andmeid ühte formaati kokku koondada on tülikas. Samuti peaks keegi pidevalt hoolitsema, et info lahkunud, lisandunud, ümberpaigutatud, koormust muutnud, lapsepuhkusele jäänud inimeste kohta saaks neisse kõigisse kantud. Ühes kohas tekkinud viga võib märkamatult edasi kanduda ja selle otsimine ning parandamine tähendab, et mitu inimest on hõivatud tarbetu tegevusega.

Kvaliteetsed algandmed on aluseks teiste protsesside toimimisel, näiteks tööaja planeerimiseks ja tasude arvutamiseks. Tööjõuressursi saadavus ja selle õige planeerimine on kriitilise tähtsusega ettevõtte põhiliste äriprotsesside jaoks, olgu see siis tootmine, kaubandus, teenused või mistahes muu valdkond.

Personalitöötaja saab tõhusa tarkvara abil oma töö fookuse nihutada andmete ja dokumentidega tegelemiselt inimestega tegelemisele. Just inimlikku tähelepanu on praegu, järskude muudatuste ajal vaja rohkem kui kunagi varem.

2. See tagab kõrge turvalisuse, välistab kõrvaliste isikute ligipääsu, aga võimaldab töötada kaugelt

Turvalisuse tagamine ja ligipääsude kontroll on lisaks heale tavale ka seadusega nõutavad. GDPRist tulenevalt peab tööandjal olema täpne ülevaade, millist infot ja kus hoitakse ning kellel on andmetele juurdepääs. Hea personalitarkvara võimaldab seda tuvastada kuni konkreetse kasutaja ja IP aadressi määramiseni. Samuti saab täpselt seadistada seda, milliste ülesannetega kasutaja pääseb ligi millistele andmetele. See välistab, et kogu ettevõtte palgaandmed või isikukoodid satuvad mõne e-kirjaga saadetud exceli tagumisel lehel laiema ringi käsutusse.

Kui veel umbes 5 aastat tagasi suhtuti pilvetarkvarasse kahtlusega ja oma toanurgas olevat serverit turvaliseks, siis selles osas on nüüd arusaamad muutunud. Spetsiaalsete andmehoidlate teenus koos selle juurde kuuluva professionaalse hoolduse ja turvagarantiiga ületavad kordades oma IT-poisi võimekust.

Võimalus süsteemis tööd teha väljaspool oma kontorit on samuti muutunud normiks, kuigi mõne aja eest vaadati seda pigem lisavõimalusena, mis eriti kasutust ei leidnud.

Pilvetarkvara ei sea mingeid piire selle kasutaja asukohale ega töötamise ajale. See on ühtmoodi kasutatav igal pool, kus on internetiühendus.

3. See võimaldab dokumente vormistada mugavalt ja kiiresti

Töösuhted on paindlikumad ja muutlikumad kui varem. See toob kaasa vajaduse muudatuste sagedase ja korduva vormistamise järele.

Varasem tüüpiline mudel, et ühel inimesel on üks kindla kuupalgaga töökoht, on asendunud arvukate teiste võimalustega: inimesel on samaaegselt mitu lepingut, osalised koormused, töökoormus muutub sageli, lepingud on lühikesed, tasu koosneb eri komponentidest, projektitööde tasu tuleb eri allikatest jne.

Personalitarkvara peab võimaldama neid olukordi hallata ja kirjeldada. Samuti peab saama kõik kaasnevad dokumendid vormistada mugavalt ja kiiresti.

Digiallkirjastamine on meil juba valdavalt muutunud normiks, nüüd võiks sihtida veel edasi – allkirjastamine võiks toimuda samas süsteemis, ilma dokumenti vahepeal e-postiga saatmata. See on abiks peale lepingu- ja palgamuudatuste ka näiteks arenguvestluste, eesmärkide seadmise, lähetusaruannete ja teiste kuludokumentide vormistamisel.

4. See võtab personaliosakonnalt ära osa koormusest ja võimadab töötajal end ise teenindada

Iseteenindus levib tohutu kiirusega kõikmõeldavates tegevustes, sama seisab ees ka personalitöös. Tarkvara peab laskma töötajal oma andmeid võimalikult palju ise hallata – neid sisestada ja uuendada.

Info töötlemine saab töötaja ja tööandja vahel toimuda tervenisti digitaalselt ja programmi sees, ilma e-kirjade pendeldamiseta ja vahepeal ühelt vormilt teisele ümber trükkimiseta.

Lisaks saab töötaja ligipääsu infole, mida ta muidu küsimas käiks – näiteks mitu puhkusepäeva veel saada on.

Suurt väärtust annab võimalus viia uue töötaja saabumisega seotud toimingud (nn. onboarding) personalitarkvarasse. Sel viisil saab veel rohkem korduvaid ja aeganõudvaid tegevusi kaotada. Näiteks saab töötaja ise süsteemis tutvuda töökorralduse reeglitega ja muude juhistega – selleks ei tarvitse ette valmistada mahukaid kaustasid ega koguda allkirju paberil.

5. See toetab meeldetuletuste ja automatiseerimise kaudu

Hea tarkvara suhtleb nii personalispetsialisti kui töötajatega. See aitab meeles pidada vajalikke tegevusi ja annab infot eelolevast. On ju nii mugav, kui näiteks sünnipäevade, arenguvestluste, aeguvate dokumentide, tervisekontrolli aja või saabuvate puhkuste kohta tuleb süsteemis aegsasti märguanne ja saad selleks sobivalt valmistuda. Ka töötajad saavad kõik vajalikud teavitused e-posti teel.

Nii kaob vajadus märkida personalitöö tegevusi kalendrisse või kleepsudele ja taluda piinlikke momente, kui mõni oluline asi on meelest läinud. Mõni unustamine võib kaasa tuua isegi ärilise kahju – näiteks kui teatud tööle lubatakse isik, kel on vastav kvalifkatsioon aegunud.

Tähelepanelik suhtumine loob vastastikku usaldusliku suhte – inimesi ja sündmusi ei unustata ära!

Leia omale sobiv tarkvara, et saaksid olla näoga inimeste poole!

Kokkuvõttes, hea tarkvara toetab personalijuhti tema töös mitmel viisil:

1) Vähendab administratiivsele tegevusele kuluvat aega;

2) Võimaldab rohkem pühenduda inimestega suhtlemisele, nende toetamisele;

3) Tarkvara ise saab teha ära osa teavitustööst ja sellega anda töötajale kontrolli oma andmete üle.

Fujitsu Estonia pakutavad lahendused on tõhusad personaliprotsesside automatiseerimiseks ettevõtetes ja organisatsioonides, kus töötajate arv on üle 50.

Soovid nõu pidada ja rohkem infot sada? Võta meiega ühendust telefonil 5552 2453, e-posti teel myyk@ee.fujitsu.com või jäta oma kontaktid siia.

Jaga lugu:
PERSONALIUUDISTE UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad personali uudised igal nädalal enda postkasti.

Personaliuudised.ee toetajad:

Kai Miller
Kai MillerPersonaliuudised.ee juhtTel: 5330 5136
Cätlin Puhkan
Cätlin PuhkanPersonaliuudised.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700