16. veebruar 2016

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Hea ajajuhtimise oskusega saavutad kontrolli oma aja ja stressi üle – sul on rohkem võimalusi teha tööl edusamme, reageerida üllatustele ja säilitada tervislik töö-eraelu tasakaal. Aeg on inimese kalleim vara.

Manchester Business Schooli organisatsioonipsühholoogia professor Cary Cooperi sõnul on 21. sajandi töökoha ühed kõige suuremad segajad just nimelt mõttetute e-kirjade saamine ja saatmine. Möödunud aastal korraldasid HR magazine ja IBM uuringu, mille tulemustest selgus, et 34% personalispetsialistidest vaatab oma e-kirju hommikul kohe pärast ärkamist ja 38% võtab igal õhtul kodus oma töökirjad lahti. Need on päris suured numbrid. Cooperi sõnul on kõige suuremad segajad pärit sotsiaalmeediast ja avatud kontoritest.

Kaheksa sammu, millega parandada oma ajajuhtimisoskust

Planeeri ette oma päev, nädal ja kuuPea to-do-nimekirja ja tõmba tehtud ülesanded nimekirjast mahaPane hommikul või juba eelmisel õhtul kirja oma päeva tegevused ja sea prioriteedid.Tee päeva alguses kohe ära päeva kõige tähtsamad tegevused. Eesti ajajuhtimise guru Ardo Reinsalu soovitab teha ka  n-ö konna söömist ehk teha päeva alguses ära need tegevused, mida sa kardad või ei taha teha ja lükkad kogu aeg edasi. Loogika on selles, et kui jääda neid nn konni edasi lükkama, ei saa sa päeva jooksul millelegi korralikult keskenduda, ilma et need konnad sul kuklas kummitaksid.Koonda rutiinsed ülesanded ühtekokku ja tee need järjest ära.Jaota suured ülesanded mitmeks väiksemaks.Delegeeri, kui võimalik.Väldi segajaidHoidu pidevalt uute e-kirjade lugemisestSuhtle silmast silmaPane kirja juhend rutiinsete ülesannete täitmiseksTee pauseTöö ja eraelu tasakaal

Kui oled kord juba välja mõelnud ja kirja pannud, mis sind lähiajal ees ootab, on lihtsam prioritiseerida oma tegevusi, pidada kõikidest tähtaegadest kinni ja valmistuda kiireteks hetkedeks, mil tead, et võib tulla palju segajaid (nt telefonikõnesid, kohvile kutsuvaid töökaaslasi jne).

Kui sul on tarvis keskenduda oma kõige olulisemate eesmärkide täitmisele, sulge uks, sea telefon hääletuks ja võta tunnike-kaks, et keskenduda konkreetsele teemale. Segajad võivad oodata.

Oled kindlasti vahel märganud, et oled n-ö voos, keskendunud millegi tegemisele ja sul on põnev, aga siis tuleb arvutiekraanile teade, et sulle on tulnud uus e-kiri. Sa ei suuda vastu panna ja vajutad „ümbrikule” ning eelmine (oluline) tegevus jääbki pooleli. Sissetulevad teavitused on suured segajad.

HR Magazine’i ja IBM-i läbi viidud uuringust selgus, et pool personalijuhtidest on aru saanud, et nende produktiivsus tõuseb, kui nad suhtlevad inimestega rohkem silmast silma ja vähem e-kirja teel. 46% oli arvamusel, et kuigi e-kirjad on kasulikud, võtavad need vahel palju olulisematelt ülesannetelt aega ära.

Kui sul on täpselt kirjas iga rutiinse ülesande täitmise juhend, läheb iga kord nende sooritamiseks palju vähem mõtlemist ja aega. Lisaks on kirjaliku juhendi olemasolu korral juba palju lihtsam oma ülesandeid teistele edasi delegeerida.

Tõuse vähemalt korra iga 50 minuti tagant püsti, kõnni paar sammu kontoris ringi või mine istu mõnda vaiksesse kohta ja sulge korraks oma silmad, lõõgastu. Kui tuled tagasi, oled palju värskem nii kehalt kui mõtetelt.

Ära lase eraelul segada oma tööd (ega ka vastupidi). Mõlema jaoks on oma kindel aeg sinu päevas, seega ürita mitte mõelda kodumõtteid mõtteid tööl ja töömõtteid kodus olles.

 Allikas: Brandemi blogi

Autor: Kaisa-Triin Karu, Brandem