Mõjusad virtuaalkohtumised nutikate digivahenditega

Digipädevus on suutlikkus kasutada digitehnoloogiat toimetulekuks kiiresti muutuvas teadmusühiskonnas nii töökohal, õppimisel, kodanikuna tegutsedes kui ka kogukondades suheldes. See on elutähtis 21. sajandi oskus, mis on eraldi välja toodud ka OSKA tulevikutrendide uuringus. Omandanud baasoskused virtuaalmaailmas toimetulekuks ning töömaailmas edukalt hakkamasaamiseks, on eriti viimase kahe aasta jooksul saanud paljude jaoks tavapäraseks praktikaks osalemine virtuaalsetel kohtumistel ja koosolekutel. Jagangi teiega mõningaid tähelepanekuid, mis nende efektiivsusele kaasa aitavad.

Lihtsaid, nutikaid ja koostöised võimalusi pakkuvaid tehnoloogiaid virtuaalsete sündmuste korraldamisel leidub küllalt. Esmalt tuleb selgelt lahti mõtestada organisatsiooni, meeskonna või õppijate vajadused.

Võrguetikett ehk netikett annab selged juhised nii korraldajale kui ka osalejatele. Virtuaalsete kohtumiste sujuvuse tagamiseks tarvitseb arvestada järgnevaga:

• kasutatava tehnoloogia eelnev testimine on ülioluline (audio, video, internetiühendus, ekraanijagamine, digivahendid jne);

• valgus, ruum ja taust määravad rohkem kui arvata võib;

• fookust aitab seada segajate elimineerimine (märguanded, vaikne koht jne);

• uute digivahendite kasutamisega käib käsikäes ka nende õpetamine osalejatele.

Inimesed soovivad olla kuulatud, nähtud ja austatud ka virtuaalsetel kohtumistel – just nii nagu teeme seda füüsilises ruumis.

Sama oluline kui planeerimine ning netikett on hoida virtuaalset kohtumist „elus“. Kindlasti ei tasu madalalt hinnata häälestust ja tutvustust: sissejuhatavas osas sobib hästi rakendada mõnd toredat küsimust, näiteks „Milline on sinu sisemine ilm täna?“ ning interaktiivsed vastused vormib valmis Slido või Mentimeter. Kogu sündmuse vältel aitavadki variatiivset metoodikat hoida erinevad digivahendid vastavalt soovitud eesmärgile. Ajurünnakute ja grupitööde puhul tasub osalejad jagada väiksemateks gruppideks, kasutades rühmaruumide lahendust (breakout rooms) ning koosloometöid saab talletada näiteks valgetel tahvlitel (whiteboard). Erinevate mõistekaartide (nt Mural) ja virtuaalsete tahvlite (nt Padlet) kasutusampluaa on lõputu.

Tõhusa kohtumise tunnuseks on täidetud eesmärgid ja vajadusel selged edasised järeltegevused. Virtuaalse kohtumise lõpus või järel tasub koondada kõik kokkulepitu ühiselt leitavasse kohta (pilveserverisse), vajadusel redigeeritavas vormis. Ühtlasi tasub osalejatelt uurida 1:1 vestlustes või lühikese (anonüümse) küsitluse abil nende rahulolu või edasiviivaid ettepanekuid.

Virtuaalsed kohtumised, koosolekud või õpiampsud nõuavad küll veidi teistsugust lähenemist, kui seni olime harjunud, kuid on juba muutumas pärisosaks meie organisatsioonide kultuuris. Hoides meeles veebimaailmas edukalt hakkamasaamise põhitõdesid, saame pakkuda kõigile osalejatele meeldejäävaid ja mõjusaid kohtumisi.