Autor: Aira Tammemäe, juhtimispsühholoogia koolitaja • 24. jaanuar 2024

Raamat „Esimene minut. Kuidas alustada tulemuslikke vestlusi“ just sellele keskendub. Mida sa õigupoolest öelda tahad? Mida sa teiselt poolelt ootad? Infoturul võidavad need, kes oskavad pakkuda selgust ja konkreetsust.

Sõnumi olulisuse üle otsustamiseks ei anta sulle üle 1 minuti

Mitu e-kirja sa päeva jooksul saad? Tõenäoliselt kümneid, vahel isegi poolesaja kanti või enam. Sellele lisanduvad telefonikõned, keegi astub sinu töölaua juurest läbi, päevas on mitu nõupidamist ja tööalane suhtlus toimub ka lõunalauas või kohvinurgas. Kas sa suudad kõigil juhtudel oma tähelepanu fokuseerida? Vaevalt. Sama juhtub ka sinu enda saadetud e-kirjade või algatatud vestlustega. Sulle antakse maksimaalselt minut otsustamaks, kas saad tähelepanu või mitte.

Igasuguste tööalaste vestluste kõige efektiivsema esimese minuti ettevalmistamine on kaheastmeline protsess, kirjutab Chris Fenning oma raamatus „Esimene minut. Kuidas alustada tulemuslikke vestlusi“. Seda lihtsat ja universaalset mudelit saab kasutada ettevõttesiseses kommunikatsioonis, aga ka näiteks müügis ja turunduses. Mudel aitab ette valmistada koosolekuid, kirjutada e-kirju, pidada töövestlusi või anda tagasisidet. Hoolimata konkreetsest olukorrast mahutab Fenning sõnumi olulise osa 1 minuti sisse, millest esimesed 15 sekundit loovad raamistiku ja järgmised 45 sekundit võtavad kokku sõnumi olulise info.

Taotlusest aru saamine muudab viisi, kuidas aju informatsiooni töötleb, ja see juhtub esimese 15 sekundi jooksul

Vahet ei ole, kas inimene kuulab või loeb näiteks e-kirja, tehakse oluline otsus 1 minuti jooksul, millest esimesed 15 sekundit on määravad.

Kontekst antakse edasi esimese 15 sekundi esimese lausega. See on teema, millest te rääkida soovite. Maailmas on palju teemasid, aga teie räägite praegu just sellel teemal. Fenning soovitab alustada iga tööalast vestlust lausega, mis annab selgelt ja lühidalt edasi teema, millest räägid.

Kas sul on vahel juhtunud, et kuulad teist inimest ja paratamatult kipub pähe küsimus, miks ta seda kõike mulle räägib. Usu, sind kuulates on mõni inimene endale sama küsimuse esitanud. Taotlus on esimese 15 sekundi sisse mahtuv teine lause, mis annab selgelt teada, mida sa soovid, et kuulajad sinult saadud informatsiooniga teeksid.

Ka oluline sõnum peab mahtuma esimese 15 sekundi sisse. Oluline sõnum on lause, mis sisaldab teie kuulajaskonna jaoks kõige olulisemat informatsiooni. Üks tehnika, mida Fenning oma raamatus olulise sõnumi sõnastamiseks soovitab, on mõelda läbi kõik üksikasjad, mida võiksid rääkida või e-kirjas kirjutada, ning kujutada seejärel ette, kuidas teie kuulajaskond küsib iga kord: „Ja mis siis?“. Vastus sellele küsimusele on tõenäoliselt olulisim sõnum. Piirduge esimese 15 sekundi sees ainult sellega.

45 sekundiga saab edasi anda teisele osapoolele vajaliku info

Kui esimese 15 sekundiga on edasi antud sõnumi raamistik ehk teema, millest räägite, taotlus, miks seda just sellele inimesele räägite ning sõnumi peamine point, siis on sul aega järgnevad 45 sekundit sõnumi struktureeritud kokkuvõtteks: too välja eesmärk ja määratle probleem, mis takistab sul seda eesmärki saavutamast. Seejärel keskendu lahendusele.

Lubamatu on saata e-kirju stiilis „vaata seda kirjavahetust all“ või „viska lisatud materjalile pilk peale“. Isegi juhul, kui kogu vajalik info ei mahu 1 minuti lugemise raamidesse, siis alustada tuleks ikkagi sõnumi raamistikust (konteksti, taotlus, kõige tähtsam mõte) ja struktureeritud kokkuvõttest (eesmärk, probleem, lahendus). Seejärel võid lisada pikema kirjelduse või panna kaasa materjale.

Kellele soovitan raamatut „Esimene minut. Kuidas alustada tulemuslikke vestlusi“

Tööalaste vestluste algatajana on igaüks äärmiselt konkurentsitihedal turul. Vahet pole, millisel ametikohal töötad, igal juhul on sul iga päev sadu konkurente, kes samuti mingi sõnumiga turuplatsile tulevad. Võidavad need, kes oskavad pakkuda selgust ja konkreetsust.

Juhid arvavad vahel, et pelgalt nende positsioonist tulenevalt on garanteeritud piisav tähelepanu ka nende edastatud sõnumitele. Täiesti vale! Üks asi on kuulamine, teine asi kuulmine. Pelgalt see, et juhi e-kirjad avatakse, ei tähenda veel, et sõnum ka kohale jõuab.

Ma loodan, et peale selle raamatu lugemist ei saada keegi enam välja koosolekukutseid, kus puudub 1 minuti mudeli järgi sõnastatud raamistik ja struktureeritud kokkuvõtlik sõnum. Lisaks koosolekukutse saajate jaoks olulise info edastamisele paneb see koosoleku korraldaja paratamatult läbi mõtlema, miks ta üldse koosoleku teeb ja miks just need inimesed koosolekule kutsub.

Mulle meeldiks, kui müügiinimesed võtaksid enne kliendi telefoninumbri valimist korraks 1 minuti mudeli ette ja sõnastaksid selle järgi selgelt ära nii oma sõnumi raamistiku kui ka struktureeritud kokkuvõtte. Müügipsühholoogia koolitusel soovitan ma pikkida standardse viisakusküsimuse „Kas on sobiv aeg rääkimiseks?“ sealjuures raamistiku (15 sek) ja struktureeritud kokkuvõtte (45 sek) vahele. 1 minuti mudeli järgi sõnastatud info annab kliendile piisava materjali otsustamiseks, kas ta soovib müügivestlust jätkata.

Tutvu raamatu näidislehekülgedega siin!