Mõtle juba praegu, mida meeskonnaga suvel ette võtta

Sündmuste korraldamise eksperdi ja üritusturundusagentuuri Soulteam asutaja Triinu Toomela sõnul oli praktikas näha, et sõda Ukrainas pani mitmed ettevõtted küsimuse ette, kas sündmuseid on üldse eetiline korraldada. Praegu on paljud ettevõtted mures majanduse ja rahaliste ressursside pärast, sest valitseb teadmatus tuleviku ees. Samas tingib just seesama olukord teiselt poolt tugevama vajaduse omavahel kokku saada.

„Isegi kui teises riigis käib sõda, siis selleks, et meie inimestel oleks jõudu abistada ning veel rohkem panustada, on neisse vaja süstida teotahet, motivatsiooni ja inspiratsiooni, et tegutseda. Seda tõsiasja ei tasu unustada," rõhutas Triinu sõjalise konflikti algusaegadel ning lisas: „Eetilises plaanis mõtlesime kevad-suviste sündmuste kontekstis juurde ka palju heategevuslikke väljundeid – kuidas sündmusel osalevad inimesed või sündmust korraldav ettevõte saaks toetada sündmuse raames ka Ukrainat ja ukrainlasi ning me nägime, et see soov tuli iga ettevõtte juhi südamest. Seda oli ilus näha."

Praegune üritusturunduse turu olukord on hektiline – sündmusi korraldatakse enamasti väga lühikese ettevalmistusajaga, mis teeb organiseerimise pigem stressirohkeks ning kuna sündmuseid toimub palju ja ettevõtete sündmuste eelarved on majandusest räsitud, tuleb tihti otsida alternatiivseid lahendusi, et saaks parima võimaliku variandi.

„See, milline oli sündmus ettevõttes enne kriisi, ei pruugi enam toimida, ja seda tasuks meeles pidada. Enne sündmuse korraldamisega alustamist tasuks oma inimestega suhelda ja välja selgitada, milline sündmuse formaat võiks praeguses kontekstis ettevõttes kõige paremini toimida. See on oluline, et sündmus ei raiskaks niisama ettevõtte ressursse ja rahalisi vahendeid,“ rõhutab Toomela.

Nendele, kellel on sündmuse eelarve väike, kuid soov siiski inimestele midagi pakkuda, annab Triinu nõu: „Juuni algusest kuni augusti lõpuni toimub palju kontserte ja erinevaid avalikke sündmusi, seega on piiratud eelarvega võimalus korraldada nii-öelda sündmust sündmuse sees. Kutsuge oma inimesed kontserti kuulama või mõnele festivalile, kus programm ja muu sündmuseks vajalik on juba ära korraldatud ning ettevõttele jääb vaid organiseerida sündmusele ala, kus kõik oma inimesed saavad koguneda, aega veeta ja jutustada. Sellisel juhul annab teha korraldajatega erinevaid kokkuleppeid kas siis sponsorrahade või piletiostu osas – alati saab välja mõelda lahenduse, mis ka teie eelarvega sobiks,“ julgustab Toomela.

Kui ettevõttel on plaanis teha ööbimisega suvepäevad, siis tasuks mõelda sellele, kas see on päriselt see, mida tiim vajab ja kas plaaniga ikka tullakse kaasa. Kõige olulisem on, et lähtutakse oma töötajatest ja sellest, millised on inimeste praegused soovid, võimalused ja vajadused.

Meeskonna ühtsustunde hoidmiseks võib korraldada näiteks ka ühepäevaseid või pool tööpäeva kestvaid väljasõite. Ilusa ilmaga võib näiteks loodusesse minna ja mängida meeskonnamänge, mis aitavad kaasa omavahelisele läbisaamisele ja koostööle. „Kui eelarve on piiratud, siis seda enam tuleks inimestelt küsida, mida nad tahavad. Mõttetu on kulutada raha ja ressursse üritusele, kuhu inimesed kohale ei tule. Kas teeme midagi linnas või viime seltskonna linnast välja, oleme pool päeva looduses ja siis sõidame tagasi või teeme suvepäevad ööbimisega, kas teeme sündmuse tööpäeva sees või mitte – kõik sellised asjad võiks enne korraldama asumist välja uurida, sest seda suurem on sündmuse õnnestumise protsent,“ soovitab Toomela ja lisab, et programmi kokku panekul tasuks silmas pidada ka seda, et rohkem kui varem soovivad inimesed omavahel suhelda, nii et vaba suhtlemise aega peab ka ajakavasse jääma.

Toomela sõnul on sündmused hea võimalus tulla tavapärasest töömeeleolust ning argipäevarutiinist välja. Tööjuttu sündmustel ikka räägitakse, kuid need on sellises vabas vormis ja eelkõige lahendustele orienteeritud jutuajamised, mis on pikitud täiesti teistsuguste tegevuste vahele, kui muidu töökeskkonnas ollakse harjunud. „Ega siis ilmaasjata ei öelda, et kõige paremad kokkulepped sõlmitakse saunalaval,“ naerab Triinu.

„Tänapäeval on nii ägedaid tegevusi, koolitajaid, interaktiivseid lahendusi, kus saab meeskonna panna töö teemadel täiesti teises kontekstis mõtlema. Kui panna osalejad veel omavahel kogemusi jagama võib kindel olla, et nii mõnigi liigub sündmuselt koju täiesti uute teadmiste või tähelepanekutega. Näiteks võib arutada, millised on igaühe harjumused, mis aitavad kaasa õnneliku isikliku elu ja eduka tööelu saavutamisele. Ei tasu unustada, et sündmused on lisaks lõbusale ajaveetmisele ka väga hea viis inimestele uute teadmiste andmiseks, mis aitavad parandada nende elukvaliteeti ja tõsta heaolutunnet. See annab väge ja loob rõõmu, et edukalt toimetada nii tööl kui ka isiklikus elus,“ usub Triinu.