• ST
  • 29.11.24, 17:36

Kuidas täpse tööajaarvestusega aja- ja rahapõletamist vältida?

Majanduslikult keerulisemal ajal pööratakse kuludele aina rohkem tähelepanu ning seetõttu on tavaline, kui juhtkond nõuab tõestust tehtud või tehtavate investeeringute vajalikkuse osas. Ühelt Eesti ettevõttelt päris juhtkond aru, kui kasulik on täpse tööaja planeerimise tarkvara ning selgus, et see hoidis kokku kümneid ja sadu graafikuväliselt paberile märgitud töötunde kuus.
Kuidas täpse tööajaarvestusega aja- ja rahapõletamist vältida?
  • Foto: Laura Kõiv
Tänapäeva kiires ja muutlikus maailmas on tööaja täpne arvestus ja palgaarvestus ettevõtetele sageli suur väljakutse, sest manuaalne tööaja planeerimine, tööaegade sisestamine arvutisse, vigade parandamine ja ületundide haldamine võivad lisaks väärtuslikule ajale kulutada ka reaalset raha. Võib juhtuda, et töötajad registreerivad oma tööaja majja saabudes enne reaalne tööpäeva algust, näiteks kui nad jõuavad bussigraafiku tõttu varem tööle. Kui mitu töötajat iga päev enne või pärast graafikus ettenähtut oma tööaja registreerivad, koguneb kuu lõpuks arvestatav hulk põhjendamatuid ületunde, mida võib olla keeruline käsitsi hallata. Nii saabki pealtnäha väikestest üleminutitest arvestatav kulu.
Seetõttu tasub mõelda tööajaarvestuse planeerimise tarkvarale, mis eristab üleminuteid ning planeeringuga kokkulangevad töötunde. Kui tarkvaras on graafikud seadistatud, siis kaovad sealt isetekkelised tunnid ning jäävad alles planeeringud. Samas kui ettevõtte lubab teatud olukordades töötajatel varem tööle hakata või üle vahetuse töötada, saab vastutav töötaja märkida selle aja aktsepteeritud ületundideks. Need lisatakse palgaarvestuse aruandesse ja arvestatakse õiglaselt töötajate palga määramisel.
Kui töötundide arvestamine toimub paberil või Excelis ning info koguneb telefoni teel ja e-kirjadega, toob see kaasa omajagu segadust ja möödarääkimisi. Tarkvara loob korra majja, lihtne on jälgida töötundide korrektsust, aktsepteerida erinevusi ja teha planeeringuid. Samuti lihtsustab tarkvara erinevatele inimestele ülesannete delegeerimist, töögraafiku koostamist ning vabade päevade ja puhkuste planeerimist, sest kõik andmed asuvad ühes tööajaarvestuse tarkvaras. Ühtne tarkvaralahendus võimaldab head ülevaadet nii tööaja arvestamisel kui ka palgaarvutamisel. Tänu reaalajas toimuvale töötundide arvutamisele jäävad ära ka palgapäeval tekkida võivad lahkhelid, sest töötaja saab oma tööajal jooksvalt silma peal hoida.
Ektaco tööaja arvestuslahenduse CompuAccess arvutusmeetodid ja seaded aitavad isetekkelisi ületunde kiiresti tuvastada ja automaatselt korrigeerida. Lahendus võtab aluseks töötajate planeeritud töögraafiku ja eemaldab automaatselt kõik ajad, mis jäävad graafikuvälisele ajale. Töötundide, töö graafikute, töökoormuse ja tööaja arvestuse tüüpide automaatne seostamine ühes süsteemis võimaldab rakendada ka seadustele vastavuse kontrolli.
Tööaja arvestuse automatiseerimine on investeering, mis tasub end kindlasti ära nii aja kui raha kokkuhoiu näol ning on abiks nii tööajagraafiku koostajale, juhtkonnale kui ka palgaarvestajale. Proovige demoversiooni juba täna, et astuda esimene samm efektiivsema halduse suunas. Aitame teid meeleldi!
Näide ületundide kogunemisest
Kui töötaja registreerib end iga päev kümme minutit varem ja kümme minutit hiljem tööle oma graafikus ettenähtud ajast, teeb kokku 20 minutit päevas. Nii koguneb 6 päeva nädalas ja 20 tööpäeva kuus töötavale inimesele kuu lõpuks 400 minutit ehk 6,6 tundi üleliigset tööaega. Kui selline praktika on tavaline kümne töötaja puhul, tekib kuu jooksul kümneid ületunde, mida on raske käsitsi jälgida ja õigesti arvestada. Seetõttu on mõistlik kasutada automaatset lahendust nagu Ektaco tööaja arvestamise süsteem.

Seotud lood

  • ST
Sisuturundus
  • 29.11.24, 13:49
Mikrokraadiprogramm, täiendusõpe, avatud õpe – mis need on?
Tallinna Ülikooli mikrokraadiprogrammidest, täiendusõppest ning avatud õppest räägib lähemalt Tallinna Ülikooli koolitus- ja konverentsikeskuse avatud õppe peaspetsialist Marge Kõrvits.

Hetkel kuum

Liitu uudiskirjaga

Telli uudiskiri ning saad oma postkasti päeva olulisemad uudised.

Tagasi Personaliuudised esilehele