Kuidas täpse tööajaarvestusega aja- ja rahapõletamist vältida?

Tänapäeva kiires ja muutlikus maailmas on tööaja täpne arvestus ja palgaarvestus ettevõtetele sageli suur väljakutse, sest manuaalne tööaja planeerimine, tööaegade sisestamine arvutisse, vigade parandamine ja ületundide haldamine võivad lisaks väärtuslikule ajale kulutada ka reaalset raha. Võib juhtuda, et töötajad registreerivad oma tööaja majja saabudes enne reaalne tööpäeva algust, näiteks kui nad jõuavad bussigraafiku tõttu varem tööle. Kui mitu töötajat iga päev enne või pärast graafikus ettenähtut oma tööaja registreerivad, koguneb kuu lõpuks arvestatav hulk põhjendamatuid ületunde, mida võib olla keeruline käsitsi hallata. Nii saabki pealtnäha väikestest üleminutitest arvestatav kulu.

Seetõttu tasub mõelda tööajaarvestuse planeerimise tarkvarale, mis eristab üleminuteid ning planeeringuga kokkulangevad töötunde. Kui tarkvaras on graafikud seadistatud, siis kaovad sealt isetekkelised tunnid ning jäävad alles planeeringud. Samas kui ettevõtte lubab teatud olukordades töötajatel varem tööle hakata või üle vahetuse töötada, saab vastutav töötaja märkida selle aja aktsepteeritud ületundideks. Need lisatakse palgaarvestuse aruandesse ja arvestatakse õiglaselt töötajate palga määramisel.

Kui töötundide arvestamine toimub paberil või Excelis ning info koguneb telefoni teel ja e-kirjadega, toob see kaasa omajagu segadust ja möödarääkimisi. Tarkvara loob korra majja, lihtne on jälgida töötundide korrektsust, aktsepteerida erinevusi ja teha planeeringuid. Samuti lihtsustab tarkvara erinevatele inimestele ülesannete delegeerimist, töögraafiku koostamist ning vabade päevade ja puhkuste planeerimist, sest kõik andmed asuvad ühes tööajaarvestuse tarkvaras. Ühtne tarkvaralahendus võimaldab head ülevaadet nii tööaja arvestamisel kui ka palgaarvutamisel. Tänu reaalajas toimuvale töötundide arvutamisele jäävad ära ka palgapäeval tekkida võivad lahkhelid, sest töötaja saab oma tööajal jooksvalt silma peal hoida.