Tark tööajaarvestus loob korra majja

„Kui tööaega registreeritakse seadmete abil, siis kaob ära üks inimlik faktor – soov aega omakasu eesmärgil painutada,” selgitab kassa-, läbipääsu-, töö- ja tööajaarvestuse süsteemide arendaja Ektaco konsultant Marko Kizant. „Kui inimene teab, et iga minut fikseeritakse, kaob tal motivatsioon süsteemiga mängida. See tekitab distsipliini, sest kõik teavad, et töötatakse samadel alustel.”

Ektaco

Näiteks ettevõtetes, kus tööpäevad on jagatud konkreetseteks vahetusteks või kus on määratud tasustatud puhkeajad, aitab süsteem vältida olukorda, kus mõni töötaja püüab näiliselt lühendada pause või kirjutada end varem tööle, et rohkem töötunde saada. „Kui suitsupaus peaks kestma 15 minutit, aga keegi ületab seda korduvalt, siis tööandjal peab olema võimalus seda fakti ka reaalselt tõestada. Vastasel juhul tekivad ebavõrdsus ja rahulolematus teiste töötajate seas,” räägib Kizant. „Samas ei saa lahenduseks olla see, et töötajad kaebavad üksteise peale. Puhkeminutite lugemiseks võiks kasutada hoopis tehnoloogiat nagu uksekaardid, sõrmejälg, näotuvastus, PIN-kood jne..”

Ta toob konkreetse näite, kuidas mõne minutina tunduvast tööluusist saab kokkuvõttes ettevõtte jaoks suur kulu. „Oletame, et tööandja registreerib ainult tööpäeva alguse ja lõpu ega jälgi töötajate vahepealset tegevust. Kui vaid üks töötaja teeb iga päeva 20 minutit pikema pausi, teeb see kuus kokku 400 minutit ehk 6,7 tundi ehk ettevõte kaotab ühe töötaja terve tööpäeva.”

Tööinspektsioon ootab tõestust, mitte usaldust

Kizanti sõnul on mitmed ettevõtted pöördunud nende poole just seetõttu, et tööinspektsioon on hakanud enam tähelepanu pöörama töö- ja puhkeaja nõuete täitmisele. „Tööandjatelt oodatakse tõestust, et töötajatele on võimaldatud seaduses ettenähtud pausid. Kui töötaja otsustab lõunapausi lühendada, et varem tööle minna ja tööaega pikendada, võib tööandja sellega nõustuda. Ent võtab sellega suure riski nii töötajate suhtes kui ka tööinspektsiooni vaates,” ütleb Kizant. „Just füüsilist ja vaimset koormust nõudvates valdkondades nagu tööstused ja tootmised on oluline, et tööandja suudab dokumenteeritult näidata, et töötajad ei ületa oma piire.”

Tööajaarvestuse digitaalsed lahendused ei aita hoida ainult ausust, vaid ka aega ja raha. Paljud ettevõtted koostavad siiani töögraafikuid Excelis või paberil. Kui töötajad hakkavad oma vaba päeva soove esitama erinevate kanalite kaudu nagu Messenger, e-kiri või suusõnaline teade, peab keegi need kõik nii-öelda käsitsi kokku koguma. See on puhas ressursikulu, mis võtab tunde.

Andmed koos, tuleb töögraafik riputada puhkeruumi seinale või saata kõigile e-kirjaga, samamoodi jagada edaspidi infot muudatustest, koguda tagasisidet ja lõpuks töötunnid kokku arvutada – ka öötunnid, ületunnid, pühad jne. „See rehkendamine võib võtta tunde. Iga samm selles ahelas on käsitöö, mille saaks automatiseerida. Ja kui andmed lõpuks palgaarvestajani jõuavad, algab uus käsitsi sisestamise ring. Seda saab vältida ühiselt kasutava tarkvaralahenduse abil,” räägib Kizant. Ektaco kogemus näitab, et tööajaarvestuse automatiseerimine on abiks ka keerukama töökorralduse puhul. Näiteks toitlustusvaldkonnas ei pruugi koolikokk töötada ainult ühes koolis, vaid võib liikuda mitme asutuse vahel. Kuidas juhataja saab kindel olla, et töötaja jõudis hommikul tööle? Tööajaarvestuse tarkvara puhul ta ei pea üle helistama, sest programmis on see kohe näha.

Tarkvara loob korra majja, sest lihtne on jälgida töötundide korrektsust, aktsepteerida erinevusi ja teha planeeringuid. Samuti lihtsustab tarkvara erinevatele inimestele ülesannete delegeerimist, töögraafiku koostamist ning vabade päevade ja puhkuste planeerimist, sest kõik andmed asuvad ühes tööajaarvestuse tarkvaras. Ühtne tarkvaralahendus võimaldab head ülevaadet nii tööaja arvestamisel kui ka palgaarvutamisel. Tänu reaalajas toimuvale töötundide arvutamisele jäävad ära ka palgapäeval tekkida võivad lahkhelid, sest töötaja hoiab ise oma tööajal jooksvalt silma peal hoida.

„Meie kogemus ütleb selgelt, et ettevõtted, kes on tööaja registreerimise süsteemi kasutusele võtnud, ei taha sellest enam loobuda,” ütleb Kizant. „Masin ei unusta, ei eksita, ei ümmarda minutit enda kasuks. Ja mis peamine – see hoiab kokku ettevõtte ressursse, nii otseses rahalises mõttes kui ka väärtusliku tööaja arvelt.”

Tööaja arvestuse automatiseerimine on investeering. Proovige demoversiooni juba täna, et astuda esimene samm efektiivsema halduse suunas!