Personalilahendused väike- ja keskmistele ettevõtetele 2: kas teha ise või osta sisse?

Kui ise teha, siis kes teeb? Kui ettevõttel puudub personaliosakond/personalispetsialist, siis kas ettevõtte juht või juhatuse liige on valmis ise personaliarvestust pidama? Kas delegeerida see vastutus järgmise astme juhtidele, raamatupidajale või assistendile? Delegeerides on oluline läbi mõelda konfidentsiaalsuse tagamine ja teadmiste olemasolu (näiteks töölepingu seaduse tundmine jm).

Eesti ettevõtete hulgas on väga levinud personalijuhi ja/või personalispetsialisti ametikoha loomine, seda küll juba kasvavate või mitte enam nii väikeste ettevõtete hulgas. Üldjuhul tekib püsiv vajadus sellise ametikoha järele siis, kui ettevõtte töötajate arv jääb 50 ja 100 vahele. Hinnanguliselt võiks ettevõttes iga 100 töötaja kohta olla üks personalitöötaja. Edukale personalitöö korraldusele aitavad kaasa valdkonnaga seotud läbimõeldud protsessid ja sisemised kokkulepped vastutuse/õiguste asjus.

Suuremates ettevõtetes on tavaks, et personaliosakond tegeleb kõigi valdkonda puudutavate tegevustega ise. Siiski, ei ole sugugi haruldane, et suurettevõte ostab personalitööd sisse. See tähendab, et partnerfirma võtab üle kõik, alates töösuhete alaste dokumentide vormistamisega seonduvast, sealhulgas peab töötajate üle arvestust, administreerib puhkusi, ja korraldab personalivalkonna tegevusi. Sedasama võivad edukalt teha ka väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted, lihtsalt väiksemas mahus.

On ka võimalus teenust osaliseltsisse osta. Näiteks alustaval ettevõttel, kus töötab esimestel aastatel vaid 2–6 inimest, ei tohiks personaliarvestusega suuri probleeme olla. Piisab lihtsamast andmebaasist ja korralikest alusdokumentidest ning juht saab selle tööga suurepäraselt hakkama. Osalist abi personalivaldkonna teenuste puhul võib vaja minna pisteliselt (vt järgnevaid näiteid).

Kui ettevõtte äriplaan näeb ette kiiret kasvu ja laienemist, siis on soovitatav kulutada kohe alguses veidi aega sobiva personalitarkvara leidmisele ja see kasutusse võtta.  Uue tarkvara kasutuselevõtt väikeses ettevõttes on oluliselt valutum protsess kui juba suuremas ettevõttes, seepärast on mõistlik teha seda pigem varem kui hiljem. Erinevaid suurepäraseid lahendusi võib leida ka kohalikelt pakkujatelt.

Alustava ja väikeettevõtte seisukohalt on kõige mõistlikum leida sobiv tarkvara, mis toetaks ettevõttet ka kasvufaasis tulevikus ning sisaldaks lisaks personalihalduse võimalustele ka muid funktsioone.

Vajadus väljastpoolt teenusepakkuja leida on asjakohane järgmistel põhjustel:

ajaliselt kriitiline vajadus –> kas juhil või vastutaval spetsialistil on võimalus muu igapäevatöö ajutiselt kõrvale jätta ja tegeleda vaid kriitilise teemaga? Kui kaua on see võimalik ja millises mahus;spetsiifilise kompetentsi või kogemuse puudus –> ettevõttes pole inimesi, kes oleks sarnase olukorraga varem kokku puutunud. Sellises olukorras on kerge teha valesid otsuseid ja kulutada ressursse tegevuse peale, mis tulemust ei too;muudatuste elluviimine –> projektipõhine tegevus, mille intensiivsus on lühiajaline ega eelda püsivat tööjõudu;probleemi lahendamine –> konkreetse olukorra kaardistamine, analüüsimine ja parendamine;kokkuhoid –> mahtude vähenemise/vähendamisega seoses on vajadus soodsama teenuse järele. Kokkuhoid võib tähendada ka suuremat efektiivsust kasvavate mahtude juures.