13. mai 2016

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

ettevõtte vajadus praegu ja tulevikus vastavas valdkonnas;

teenused, mida soovite sisse osta;

ootused teenusepakkujale, tingimused, eeldused;

eelarvevahemik, mis teil on võimalik kasutada.

Tugevatele alustele rajatud koostöö aitab areneda nii ettevõttel kui teenusepakkujal ja mõlemad pooled saavad tunda rõõmu headest töötulemustest.

Partneri leidmiseks on hulgaliselt võimalusi. Algatuseks on hea küsida tuttavatelt või teistelt juhtidelt, kas ja millist teenusepakkujat nad kasutavad või on kasutanud. Uurige lähemalt, millisest teenusest on jutt, kuidas toimib teenuse osutamine ja kas sellega ollakse rahul. Võrgustiku kaudu saadud info on üldjuhul aus ja usaldusväärne.

Tuttavate soovitused on küll head, kuid soovitatav on siiski veel ringi vaadata, kuigi olete juba teadlikum sisseostetavate teenuste võimalustest. Ärge veel otsustage. Parima teenuse ja partneri leidmiseks on vaja teha eeltööd. Soovitav on korraldada väiksemat sorti hange või küsida pakkumusi.

Esimene samm -> turu kompamine, esmase ülevaate saamine, sobivate pakkujatega kontakti saamine

Uurige interneti otsingumootorite kaudu, millised ettevõtted pakuvad teid huvitavaid teenuseid.Saatke laiali esialgsed päringud, kus märgite võimalikult arusaadavalt ära teid huvitavate teenuste ampluaa. Päringu eesmärk on välja selgitada teenusepakkuja valmidus teenust osutada, kas sobiv(ad) teenus(ed) on olemas ja kas on olemas kogemus, kas on olemas piisav ressurss, mida teenusepakkuja lisaks pakub jne. Ka on hea juba alguses uurida hinna ja maksetähtaegade põhimõtteid, et need hiljem ebameeldivaks üllatuseks ei kujuneks. Hinnake saabunud vastuste kiirust, sisukust ja vastavust teie päringule. Mõistlik aeg esmaste vastuste saamiseks võiks olla mitte rohkem kui üks töönädal. Hea on, kui lisate oma päringusse ka vastuste tähtaja.Valige välja 3–4 teenusepakkujat, kellega olete valmis kõnelusi jätkama.

 -> põhjalik tutvumine teenusepakkujatega, ootuste ja vajaduste täpsustamine 

Teine samm

Kohtuge või vestelge teenusepakkuja esindajatega nii palju, kui tarvis, et oleksite saanud enda jaoks vajaliku info. Soovitatav on lisaks müügiinimestele kohtuda ka teenuse reaalse tegija või vähemalt tööde korraldajaga, kes oskab põhjalikult kirjeldada teenuse ja protsessi sisu. Teenindusvalmidus võib teinekord minna segi müügiinimese innukusega teile midagi maha müüa. Seepärast on oluline, et innukad oleksid ka reaalsed teenuse tegijad.Formuleerige oma ootused võimalikult konkreetselt, lisades vajalikud näitajad ettevõtte kohta (töötajate arv, juhtide arv, aastane käive, ärivaldkond, eripärad, ootused jne).

Oluline koht on selgitada välja tehnoloogiliste lahenduste olemasolu ja toimivus, sest tänapäeval ei ole võimalik ühtegi teenust kvaliteetselt ja efektiivselt pakkuda, kui puudub tehnoloogiline lahendus.

Kolmas samm -> lõplikud pakkumised, valiku tegemine

Saatke välja pakkumuse vormid allesjäänud teenusepakkujatele. Lõpliku pakkumuse vorm võiks olla võimalikult konkreetne ja juhendada pakkujaid välja tooma teie jaoks olulisi näitajaid. Vorm on hea ka selleks, et teenusepakkujaid hiljem omavahel võrrelda – võrrelda sarnaseid näitajaid.Võrrelge laekunud pakkumisi. Uurige põhjalikult, mida teile lubatakse ja mida ei lubata. Kas teenusepakkuja garanteerib teile midagi konkreetset? Mida garantii endast kujutab ja milliseid kohustusi kaasa toob? Kas ja kui palju on vaja ettevalmistuseks ressursse nii teie kui teenusepakkuja poolt, enne kui teenuse pakkumisega alustada saab? Mitte alati ei pruugi soodsaim pakkuja kõige sobivamat teenust tähendada.Valige kaks teile meelepärasemat pakkumist, vajadusel kohtuge nendega veel kord. Rääkige läbi hind ja maksetingimused ning garantiid. Hinnake ja analüüsige, kas teenuse eest makstav tasu vastab turul pakutavale, on õiglane ja loob vajalikku väärtust teie ettevõttele (kulude kokkuhoid või arendustegevused).Enne otsustamist uurige teenusepakkuja majandusnäitajaid, maksuvõlgnevusi ja aastaaruandeid. Valige sobivaim koostööpartner ja sõlmige leping.

Edukas koostöö

Ettevõtte panus edukasse koostööse on väga oluline ega lõpe veel sobiva teenusepakkuja väljavalimisega. Võib isegi öelda, et tähtsam osa tööst siis alles algab. Hea ja eduka teenuse kujundamisel on oluline roll mõlemal partneril. Algatuseks on vajalik kokku leppida ja üle vaadata järgmised tegurid.

Leppige kokku rollid ja vastutus – kes täpsemalt ja mille eest vastutab, kus ja kuidas tehakse otsuseid, kellel on õigus allkirjastada dokumente jne. Hea, kui saab kirja ühine teenuse protsess.Leppige kokku tähtajad – kes ja mida peab milliseks tähtajaks tegema.Sisemised protsessid - vaadake üle kõik, mis on seotud sisseostetava teenusega, ja veenduge, et need ei takista ega kattu sellega.Täpsustage ja pange paika kommunikatsioonikanalid ja -vormid – kes saadab infot, kes saab infot, kes kommunikeerib otsuseid, kuidas liigub vajalik info teenusepakkujale ja tagasi ettevõttesse, kuidas liigub info ettevõtte sees. Leppige kokku, kes on peamine kontaktisik ettevõtte sees ja teenusepakkuja juures. Kelle poole pöörduda kiirete probleemide või reklamatsioonide puhul?

Lisaks selgetele kokkulepetele on oluline ka suhtumine oma koostööpartnerisse.

Olge partneri suhtes paindlik – uute protsesside juurutamine ei pruugi alati minna veatult. Esimestel kordadel on väiksemad apsakad mõistetavad.Andke tagasisidet – tehke vahekokkuvõtteid, andke teada, kas teie meelest on teenus hea või pigem ootate rohkemat. Kiitke teenusepakkujat, kui selleks on põhjust.Pakkuge välja lahendusi, uuendusi – stimuleerige oma koostööpartnerit uute mõtete ja ideedega.Leidke parimad lahendused koos, arutage ja tehke plaane.

Partnerlussuhetes on tähtis osata luua eeldusi usalduse tekkimiseks. Kui usalduse vundament on loodud, on võimalik jõuda tulemusliku ja avatud koostööni.

Allikas: MVR arendusgrupi blogi

Autor: Maarit Vabrit-Raadla, MVR arendusgrupi juhtiv partner, konsultant