Kuidas vähendada personalijuhi töömahtu nutikalt 20% võrra?

Sageli ei tee aga värbamisotsuseid üks inimene, vaid see on meeskonnatöö, ning selle tõttu tekib töötajate otsimise protsessi käigus palju dokumentatsiooni – CV-d, intervjuu baasid, otsustajate kommentaarid, märked kandidaadi tugevuste ja nõrkuste kohta. Seda infot vahetatakse enamasti e-kirjade või Exceli-failide vahendusel, kuid veidi suuremas meeskonnas võib selline lähenemine kiiresti ülekäte minna ja organiseerimata andmete maht hõlmamatuks muutuda. See põhjustab tihti jooksvalt erinevaid apsakaid värbajatel ja oluline informatsiooni võib jääda kahe silma vahele.

Kui ettevõttel pole ühtset kohta, kus kandidaatide andmeid hoida, säilitada ja hallata, kulub personaliinimesel info haldamisele väga palju aega. „Kui aga kõik osalised koguksid andmeid sujuvalt ühte kohta, saaks personalijuht tegeleda olulisemaga: kontaktibaasi loomise ja kandidaadi meelitamisega,” ütleb Alaväli ja tõdeb, et seni on personaliinimeste töö rõhk olnud veidi vales kohas. „Kui liiga palju bürokraatiaga tegeleda, on reageerimisvõime aeglane. Samas on kandidaate, kes ootavad kohe vastust, ja kui neile esimesel päeval ei vastata, napsavad kiiremad nad lihtsalt ära! Kusjuures selline tegevus mõjutab ettevõtet ka edaspidi, sest tulevikus ei pruugi vastuseta jäänud kandidaat enam uuesti kandideerida, mäletades, et ta ei saanud esimesel korral kiiresti vastust või ei saanud üldse tagasisidet oma kandideerimise kohta. Ja see mõjutab juba ettevõtte mainet tööandjana.”

„Värbajad ei ole infosisestajad ja tabelite koostajad, vaid peavad suhtlema võimalike kandidaatidega,” möönab Alaväli, lisades, et omapoolse tõuke andmetega seonduva süsteemi muutmiseks andis ka General Data Protection Regulation (GDPR) isikuandmete kaitse määrus, mis ütleb täpselt, kuidas, kui kaua ja milliseid inimeste andmeid tohib hoida ja töödelda. Andmete hoidmine Excelis, kaustades ja e-kirjades on paras kaos mittedokumenteerimises ja see kaos võib minna väga palju maksma, kui ettevõtet tullakse kontrollima.

Seega ühelt poolt peavad andmed olema hoitud juba seadusest tulenevalt, teiselt aga on igas ettevõttes hädavajalik pidada mugavat andmebaasi kandidaatide ja töötajate kohta – kes on kandideerinud, kellele on millist tagasisidet antud ning kellega tasuks vajadusel kohe ühendust võtta. „See, kui te täna töötajat ei vaja, ei tähenda, et teda pole tarvis järgmisel kuul või aastal. Ehk kui olete teinud tublit eeltööd eelmisel konkursil osalenutega, peaks teil olema võimalus vajaduse korral samu vilju maitsta ka hiljem! Värbamistöö võib olla nii aktiivne kui ka passiivne, kui osata sellele pikaajalisemalt vaadata. Eriti juhul, kui on tegemist ettevõttega, kus värvatakse pidevalt uusi inimesi.”

Paraku on segadust ja kohati hirmugi toonud GDPR, seoses millega ollakse kahevahel, kas kasvatada talendibaasi või pigem mitte riskida. Tegelikult ei maksa karta – talendibaasi on võimalik kasvatada täiesti seaduslikult.

Selline tööturu seis panigi aktiivseid värbamisspetsialiste mõtlema tootele, mis lihtsustaks kõigi personaliotsinguga tegelevate inimeste elu. „Recrur on online-platvorm, mis annab võimaluse organiseerida ja koordineerida värbajate tegevusi. Meie soov on, et värbamine oleks nii värbaja, juhi kui ka kandidaadi jaoks kiire, viljakas ja läbipaistev protsess. Ettevõtte võtmeisikud näevad reaalajas, mis seisus on konkurss – kui palju on kandidaate, kes nad on, kellega on suheldud ning kellele on eitavalt vastatud ja miks. Kandidaadid saavad samuti tagasisidet, kas nende CV on kohale jõudnud ja millises etapis on konkurss. Sageli on värbajatel nii palju tööd, et pole füüsiliselt võimalik kõigile konkursis osalejale kirjutada, aga programmist on lihtne ühe nupuvajutusega kiri teele saata. Lisaks saame oma kogemustest tulenevalt olla abiks kaasaegse värbamisprotsessi väljatöötamisel oma klientide jaoks.”

Samuti annab Recrur võimaluse jagada konkursitingimusi sotsiaalmeediasse ja kohalikele tööportaalidele ning koondab statistikat ja kanalite aktiivsust, et aidata ettevõttel teha targemaid otsuseid. „Üha enam juhte lööb kaasa värbamises, mis tõstatab vajaduse tarkvara järele, kus infot jagada,” nendib Alaväli. „Samuti on aina rohkem hakatud värbamistegevusi organisatsioonides mõõtma, et paremaid otsuseid teha: näiteks kanalite valik, kui palju aega kulus konkreetse ametikoha täitmiseks, kandidaatide arv konkursil, värbamisekulu, kandidaadi kogemus värbamisel jne. Läbi nende mõõdikute on võimalik pidevalt värbamisprotsessi parendada.”

Värbamine on koostöö kolme osapoole vahel – värbaja ja juht tahavad leida õiget töötajat ja töötaja leida õiget tööd mõnusas meeskonnas. Nutikas värbamisprogramm aitab seda teostada!

Loe Recrurist lähemalt siit!

Jälgi Recrurit ka Facebookis!