3. juuni 2016

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Ken Norton, endine Google Calendari tootejuht, kes on jälginud üle 100 start-up’i arengut, tunneb tõsist vajadust kõiki firmajuhte koosolekupidamises koolitada. Tema hiilgav töötuba „Kuidas koosolekud vähem sakiksid?” on kogunud populaarsust juba üle terve Ameerika ja kasutades tema välja töötatud programmi, annavad ka järgmised punktid sulle parema aimduse, kuidas türannia koosolekul hoopis efektiivsuse ja eduga asendada.

1. LÕPETA IGANÄDALANE KUIDAS-LÄINUD-ON-KOOSOLEK

Esiteks palub ta kõikidel juhtidel iganädalase kontrollkoosoleku kiiremas korras kalendrist maha kriipsutada. Selle all peab Ken silmas koosolekut, kus töötajad üks haaval oma eelmise nädala tulemustest teada annavad. Tema väitel raiskab see rohkem väärtusliku tööaega ja tekitab töötajates frustratsiooni, kui tegelikult midagi muudab. Selle sama saab kiiremas korras asendada ühise sotsiaalmeediasõnumi, grupi-e-kirja või probleemi korral üks-ühele-kohtumisega.

2. VÄÄRTUSTA ÜKS-ÜHELE-KOHTUMISI ROHKEM KUI MIDAGI MUUD

Tihtipeale kardavad juhid üks-ühele-koosolekuid rohkem kui tuld. Nad hoiavad end pigem suurel distantsil ning pika koosolekulaua taga, kui istuvad otsese alluvaga maha ja vaatavad tõelisele probleemile otsa. Juhina on väga tähtis taibata, et niisugused kohtumised ei ole juhi enda, vaid töötaja heaolu jaoks. Need on võimalused turvalises keskkonnas oma vajadustest, takistustest ja arengupotentsiaalist rääkida. Ainult alluvaga otseselt kokku puutudes tekitab juht töötajas tunde, et ta väärib juhi aega – on austatud ning väärtustatud.

3. MÄÄRA IGALE KOOSOLEKULE KINDEL JUHT

Koosoleku juht on inimene, kelle eesmärk on koosolek läbi viia, määrata otsuselangetajad ja anda koosoleku lõppedes tagasisidet. Samuti on tähtis määrata enne koosolekut selle otsene teema, vajadus ja arutatavad küsimused, teavitades eelnevalt ka kõiki töötajaid konkreetsest teemast. Kellelegi ei meeldi osaleda koosolekul, kui ta ei tea täpselt, miks see vajalik on ja mis küsimused arutlusele tulevad. See on tähtis selleks, et hoida firma sisekliima võimalikult läbipaistev ning keskkond turvaline ja ebameeldivate üllatusteta.

4. HOIA KOOSOLEKUD VÕIMALIKULT VÄIKESED

Uuringud on tõestanud, et kui koosolekul on üle seitsme inimese, muudab see otsuselangetamise ja arutelude efektiivsuse kordades madalamaks, 4–5 inimest on tegelikult ideaalne. Selle asemel et alati hõlmata kogu meeskonda, on kergem paluda osaleda koosolekul vaid meeskonnaliidritel või ühiselt valitud esindajatel. Milleks raisata kõigi aega, kui on võimalik muuta kohtumine produktiivsemaks ja kõigile osalistele vähem väsitavaks?

5. ARVESTA IGA KOOSOLEKU REAALSET HINDA

Kui palju läheb tegelikult iga koosolek firmale maksma? Näiteks 2-tunnine koosolek 16 osalejaga võrdub 38 töötundi. See teeb ju peaaegu ühe inimese töönädala tundide arvu! Ole juhina 100% kindel ja vali hoolega, milline koosolek tõesti seda aega ja raha väärib. Seetõttu tuleb ka töötajatele meelde tuletada, et iga koosolek võtab reaalset aega ning on inimese enda valik, kas raisata see aeg unistamise ja uimerdamise peale või tõesti osaleda, mõelda ja aidata firmat paremuse suunas.

6. KUI KOOSOLEK ON LÕPPENUD, LASE INIMESTEL MINNA

Kui mitu korda oled näiteks sina osalenud koosolekul, kus tähtsad küsimused arutatakse juba esimese poole tunniga läbi ja viimased 20 minutit raisatakse ebaolulisi jututeemasid hekseldades? Kuna aeg on alati raha, siis juhina või koosolekuliidrina on sinu töö lasta inimestel minna siis, kui koosoleku eesmärk on täidetud. Mitte keegi ei soovi ega taha istuda koosolekusaalis isegi viis minutit kauem kui hädavajalik. Kui eesmärgid on sooritatud, täna osalejaid ja kingi neile nende aeg.

Allikas: Motivaatori blogi

Autor: Kathleen Kanervikko, Motivaatori turundusspetsialist