Autor: Birgit Jürgenson • 30. august 2019

Tööandja seisukohast on sisseelamisprotsess oluline ka kulude vähendamiseks. Paavo Heil kirjutas Brandemi blogis, et töötajate asenduskulu läheb Eesti ettevõtetele aastas maksma vähemalt 2,26 miljardit eurot. Edukas onboarding aitab seda numbrit tunduvalt vähendada, kahandades tööandja brändingu ja värbamiskulusid, koolituskulusid ja ka kaotatud võimaluste kulusid (kõik, mis jääb tegemata, sest uuel töötajal ei ole vajalikke teadmisi, oskusi, mõtteviisi, et efektiivselt tegutseda).

Ingliskeelne sõna onboarding annab hästi edasi, et töötaja ja tööandja lähevad koos ühisele teekonnale. Esimesed kilomeetrid teekonnast määravad ühise suuna ka edasiseks. Selles artiklis toon välja kuus soovitust, mis aitavad seda reisi edukalt alustada.

Onboarding ja Maslow' vajaduste hierarhia

Selleks et disainida onboarding, mis täidab töötaja vajadusi, on oluline neid vajadusi esmalt mõista. Lähtun siinkohal A. Maslow' tuntud inimvajaduste hierarhiast tööalases kontekstis.

- Füsioloogilised vajadused – füüsiline töökeskkond ja -tingimused (esimene tasand).

- Turvalisuse vajadus – ettevõtte olukord ja ka töötaja roll selles on stabiilne, töötasu.

- Armastus- ja kuuluvusvajadus – aktsepteerimine kollektiivi poolt, head suhted.

- Tunnustus- ja saavutusvajadus – väljakutsed, tulemused, austus teiste ja iseenda poolt, staatus.

- Eneseteostuse vajadus – tähenduslik töö, isiklik areng ja potentsiaali täielik rakendamine (kõrgeim tasand).

Iga järgneva soovituse puhul lisan, kuhu see tegevus Maslow' süsteemis paigutub.

1. Kommunikeerige selgelt ootused

Esimene üks ühele kohtumine juhi ja tema uue tiimiliikme vahel võiks toimuda esimese paari päeva jooksul, et arutada läbi ootused ja eesmärgid katseaja perioodiks. Tundub lihtne samm, ent oma praktikast tean, et see kipub ununema. Samuti võiks juht võtta initsiatiivi ja küsida ootuseid endale – millist tuge ja suhtumist temalt oodatakse. Selguse mõttes on kasulik need ka omavahel kirja panna.

Maslow' vajaduste hierarhias täidab ootuste läbi rääkimine turvalisuse vajadust. See loob töötajale vundamendi – mida on vaja teha ja kuidas käituda, et oma rollis edukas olla. Teadmatus seevastu tekitab ebakindlust ja hirmu, mis omakorda pärsivad loovust, keskendumisvõimet ja produktiivsust.

2. Andke regulaarselt tagasisidet ja tunnustust

Kui ootused on teada, on töötajal oluline mõista, kus ta hetkel nende suhtes asub – mis on hästi ja mis vajab arendamist. Hea viis selle tagamiseks on regulaarsed üks ühele vestlused juhi ja töötaja vahel, mis võiks toimuda 2–3 korda kuus. Maslow' hierarhias panustab see mitmesse vajadusse – turvalisus, tunnustus ja saavutus, eneseteostus.

Toon tunnustuse tagasiside eraldi välja, sest seda kiputakse unustama ja keskendutakse vaid arendamist vajavatele asjadele. Gallupi uuringud näitavad selgelt, et sage tunnustus on töötaja emotsionaalse pühendumise jaoks ülioluline ja kasvatab ka eneseusku. Tsiteerin siinkohal mitmete Eesti tipprestoranide juhti Rain Tungerit: „Tunnustus on heade tulemuste eeldus, mitte tagajärg.”

3. Aidake ettevõttes suhteid luua

Väga oluline osa sisseelamisest on suhtevõrgustiku loomine, mis aitab tööd teha efektiivsemalt (tean, kelle poole küsimustega pöörduda, kellega on tähtis koostööd teha jne) ja saada vajaduse korral ka emotsionaalset tuge. Tihtipeale eeldatakse, et see juhtub iseenesest ja tõepoolest – ajapikku puutub uus töötaja erinevate kolleegidega kokku ja loob nendega vajalikud suhted. Ettevõte saab seda protsessi aga märkimisväärselt kiirendada.

- Veenduge, et töötajal on esimesel nädalal iga päev lõunakaaslane oma tiimist või mujalt.

- Tehke nimekiri kolleegidest, kellega oleks kasulik esimese kuu jooksul omavahel vestelda ja mis teemadel.

- Moodustage uutest töötajatest grupid, kellel on ühised onboarding'u koolitused, tutvumisüritused jmt.

Maslow' püramiidis panustab suhete loomine turvatunde ja kuuluvusvajaduse täitmisse.

4. Kiirelt tegutsema – leidke stardiprojekt

Tiimides toimuva sisseelamisprotsessi arendamiseks tegime TransferWise’is üks ühele vestluseid, kaasates viimase kuue kuu jooksul liitunud töötajaid. Üks läbivaid küsimusi oli seejuures: „Mis on aidanud sul siiani kõige rohkem enesekindlust kasvatada?”. Avastasime, et uutele oli oluline kohe esimeste nädalate jooksul reaalselt midagi ära teha ja näha oma töö tulemust.

Maslow' vajaduste hierarhias täidab see eelkõige saavutus- ja tunnustusvajadust. Seega selle asemel et keskenduda esimestel nädalatel vaid info edastamisele ja koolitustele, võiks uue töötaja juht leida mõne väikese mahuga stardiprojekti. Juhile annab see omakorda võimaluse varakult näha, kuidas töötaja mõtleb ja tegutseb, anda tagasisidet ja aidata tal oma kursis parandusi teha.

5. Rääkige missioonist ja eesmärkidest

Tuntud lugu räägib sellest, kuidas USA president John F. Kennedy külastas 1961. aastal NASA peakorterit. Ta kohtas seal koristajat, tutvustas ennast talle ja küsis, mis tööd tema seal teeb. Koristaja vastas selle peale: „Minu töö on aidata viia inimene kuu peale.”

Selleks et näha oma tegevuses tähendust, ei pea olema sotsiaaltöötaja, õpetaja või keskkonnaaktivist – iga töö panustab millessegi olulisse. Hea onboarding aitab töötajal selle seose enda peas selgelt luua.

TransferWise’is sidusime missioonist ja eesmärkidest rääkimise kolmepäevase üldise onboarding’u kavasse ning kutsusime teemat edasi andma asutaja või mõne pikaajalise töötaja. Maslow' püramiidist seostub antud teema eelkõige eneseteostuse vajadusega ja lisaks panustab kuuluvustunde tekkimisse (me koos töötame selle eesmärgi nimel).

6. Aidake ettevõtte kultuuri mõista

Ettevõtte kultuur hõlmab endas ühiseid väärtuseid, uskumusi, tavasid ja sümboleid. Teisisõnu seda, kuidas me siin asju teeme. Selle tundmine aitab uut töötajat alates sellest, et ta saab aru vestlusest, kus kasutatakse ettevõtte sisemist slängi või lühendeid, kuni selliste küsimusteni, nagu kuidas siin otsuseid tehakse (mida tohin ise otsustada ja mida pean läbi rääkima), kui paindlik on tööaeg, kuidas suhtutakse eksimisse jne. Maslow' vajaduste hierarhias täidab see turvalisuse ja kuuluvusvajadust.

Mõni praktiline nipp

- Olge ausad. Kui räägite kultuuri ilusamaks, kui see tegelikult on, siis on pettumus hiljem selle võrra suurem.

- Tutvustage väärtusi grupitöö kaudu, kaasake uusi töötajaid arutlema.

- Jälgige, et onboarding’u sisu ja vorm vastaks teie väärtustele (kui näiteks küsimuste küsimine on julgustatud, ent koolitustel selleks aega jäetud ei ole, räägite iseendale vastu).

Kokkuvõtteks

Nutikalt planeeritud sisseelamisprotsess aitab kasvatada uute töötajate pühendumist ja produktiivsust ning vähendada ettevõttes voolavust ja kulusid. Sõltumata suurusest või eelarvest on mõned lihtsad tegevused, mida iga ettevõte selleks teha saab. Esimese sammuna valige näiteks paar mainitud ideed ja viige need ellu.

Allikas: Brandemi blogi