Autorid: Ketlin Kasak, Getter Lukjanov • 13. aprill 2020

Professionaalne esimene töövestlus koosneb 5 osast

Human Resources Solutionsi tegevjuht Ketlin Kasak
Autor: Riina Vaikmaa

Kas sina värbamisspetsialistina tead, millised on ühe professionaalse esimese töövestluse osad? Neid eirates võid teha suuri vigu, mis läheb maksma nii ametikoha kui ka terve ettevõtte maine. HR Solutionsi tegevjuht Ketlin Kasak jagab soovitusi.

Enne kui inimene tuleb töövestlusele, peavad mõned olulised asjad tehtud olema. Näiteks peab värbamisspetsialistil kindlasti olema värskelt läbi loetud kandidaadi CV, kaaskiri või motivatsioonikiri. Kui tegemist on olnud sihtotsinguga, siis ei pruugi neid dokumente olla, kuid sel juhul tuleb end värskelt kurssi viia inimesega suhtlemisel tekkinud märkmetega.

„Lisaks peab ta üle suhtlema värbava juhiga, et teada saada, kas tal on mõned küsimused, mida kohe alguses peaks kandidaadilt küsima,“ ütleb HR partner Ketlin Kasak ja lisab: „Selleks, et värbaja teaks täpselt, mis on ametikoha spetsiifika, nõudmised ja osakonna siseelu, peab võimalikult täpselt olema täidetud ka ametikoha profiilikirjeldus, mille spetsialist enne töövestlust värskenduseks läbi loeb.“ Ka praktiline ülesanne tuleks värbava juhiga uuesti üle arutada, et kõik osalised oleksid kursis ega tekiks arusaamatusi.

„Umbes 24 tundi enne vestlust võiks saata kandidaadile meeldetuletuse, kus, mis kell ja kellega ta homme kohtub. Kui on kodulehel ka mõni artikkel kas tema ametikohast, otsesest juhist või ettevõttest, tasub need kirjaga kaasa panna. See jätab hea ja organiseeritud mulje,“ tuletab Kasak meelde professionaalse värbamisturunduse põhiprintsiipe.

Juhtide ja spetsialistide värbamisprotsess koosneb mitmest vestlusest ning juhtide aja kokkuhoiu mõttes viib esimese vestluse läbi värbamisspetsialist üksinda. See aga tähendab, et kindlasti tuleb vestluse ajal teha märkmeid ning pärast vestlust kirjutada kokkuvõte kandidaadist. „Kui sa märkmeid ei tee, siis ütlen kohe, et töövestlus on ebaõnnestunud,“ põrutab Kasak otsekoheselt.

Mida teha enne töövestlust?

1. Loe läbi inimese CV, kaas- või/ja motivatsioonikiri

2. Saada kandidaadile 24 tundi enne täpsustav meeldetuletuskiri

3. Suhtle värbava juhiga küsimuste ja praktilise ülesande asjus

4. Vii end kurssi ametikoha profiilikirjeldusega

Professionaalse töövestluse 5 osa

1. Soe ja sõbralik vastuvõtt

2. Iseenda ja töövestluse tutvustus

3. Värbamisspetsialisti küsimused kandidaadile

4. Ametikoha tutvustus

5. Kandidaadi küsimused värbamisspetsialistile

Samm number 1: võta kandidaat soojalt vastu

Tavaliselt on kandidaadil ärevus sees, kui ta töövestlusele tuleb ning professionaalne värbamisspetsialist oskab selle ärevuse osavalt hajutada. Sõbralik ja soe vestlus teemadel, kas ta jõudis kenasti kohale, leidis kontori hõlpsalt üles, sai parkimiskoha või kuidas talle ilm tundub, on pinnapealsed küsimused, mis võimaldavad esimese pinge maha võtta. „Küsi temalt, kas te võite sinatamise peale üle minna, sest teietamine on ametlik ja lisab vaid formaalset pinget juurde,“ soovitab Ketlin Kasak.

Paar minutit kestev sissejuhatus annab kandidaadile sooja vastuvõtu, lubab tal lõõgastuda ning väike small talk annab talle julguse ennast rohkem avada.

Samm number 2: tutvusta ennast ja töövestluse struktuuri

„Tutvusta mõne lausega iseennast, oma positsiooni ettevõttes ja võid ka lisada, kui kaua sa firmas töötanud oled. See osa ei tohiks liiga pikk olla, sest vestlus pole mitte fookusega sinul, vaid ikka kandidaadil, ametipositsioonil ja ettevõttel,“ rõhutab Kasak.

Enne kui asute ametlikult töövestlust läbi viima, tutvusta talle vestluse struktuuri ja lühidalt ka seda, mis edasi saama hakkab – kui kaua võtab värbamisprotsess aega, millal on tal esmast vastust oodata ning et tuleb ka praktiline ülesanne. „Kui inimene teab, mis saama hakkab, on ta rahulikum.“

Samm number 3: küsi kandidaadilt küsimusi

Kasak toonitab, et oluline on värbamisspetsialistil küsida kandidaadilt esimesena oma küsimused ära, sest kui kandidaat saab võimaluse ise esimesena küsida, võib ta hiljem oma vastuseid kuuldud info põhjal muuta.

„Sellel esimesel vestlusel ei keskendu me mitte niivõrd inimese oskustele, kogemustele ja professioonile, vaid pigem isikuomadustele,“ õpetab üle 10-aastase kogemusega personalitöötaja Kasak.

Samm number 4: tutvusta ametikohta

Ketlin Kasaku sõnul toimub töövestluse ajal tahes-tahtmata nii ametikoha, värbava juhi kui ka kogu ettevõtte müük ja mainekujundus. Sestap ongi tarvis kogu struktuur ja sõnavara hoolikalt läbi mõelda, et muuta ametikoht piisavalt atraktiivseks, aga mitte müügiga ka üle piiri minna.

„Infot ametikoha, värbava juhi ja osakonna siseelu kohta saab profiilikirjeldusest,“ ütleb Kasak. Mida põhjalikumalt on profiilikirjeldus tehtud, seda paremad on tulemused kandidaatide valimisel, sest siis teab värbamisspetsialist täpsemalt, milline inimene meeskonda sobib.

Samm number 5: vasta kandidaadi küsimustele

Jäta kindlasti piisavalt aega ka kandidaadile oma küsimuste esitamiseks. „Kui sa mõnele küsimusele vastust ei tea, siis kindlasti ei tohi midagi välja mõelda, veel vähem valetada. Ütle ausalt, et täpsustad vastust ja annad talle selle esimesel võimalusel kas telefoni või meili teel,“ soovitab Kasak.

Kandidaadi küsimused võivad puudutada väga laia ampluaad, alustades ettevõtte visioonist ja väärtustest ning lõpetades tööpositsiooni spetsiifikaga. Mida rohkem on värbamisspetsialist ettevõttega kursis, seda parema mulje see inimesele jätab.

Mis toimub pärast töövestlust?

Kui 1–1,5-tunnine töövestlus hakkab lõppema, praktiline ülesanne on edasi antud (või selle tulekust inimest teavitatud) ja kandidaat teab edasisi protsesse, siis on eriti oluline jälgida, et inimene lahkuks positiivse emotsiooniga. Pole oluline, kas ta sobis ametikohale või mitte, hea emotsioon ja inspireeriv vestlus jätab talle suurepärase mulje kogu ettevõttest.

„Ta jagab oma kogemust ka teistega ja sedasi see maine kujunebki. Isegi kui ta ei sobi positsioonile, siis võib-olla tulevikus kandideerib ta uuesti või soovitab ettevõtet kellelegi teisele,“ rõhutab Kasak värbamisturunduse olulisust.

Kui oled kandidaadile lubanud temaga kindla aja jooksul ühendust võtta, siis kindlasti tuleb seda ka teha. Sama kehtib ka vastuseta jäänud küsimuste puhul.

Kandidaadi lahkudes tuleb kohe kirjutada kokkuvõte vestlusest ja ülevaade kandidaadist kuhugi süsteemi, programmi või kasvõi Exceli tabelisse, sest ununemine juhtub kiiremini, kui arvame. „Pärast 3–4 kandidaati ei mäleta sa enam, kes mida ütles ja mida kellestki arvasid. Lisaks on hea anda värbavale juhile ülevaade, kus on kirjas kõigi kandidaatide vestluste tulemused,“ teab Kasak.

Mis on professionaalse töövestluse lõpptulemus?

Lühikeses perspektiivis on eesmärk saada kandidaadist just isiksusena pilt ette ja veenduda, et ta lahkuks vestluselt positiivse tundega. Pikas perspektiivis on oluline viia kokku profiilikirjelduses esitatud vajadused reaalse inimesega. „Professionaalne töövestlus parandab nii ettevõtte kui ka vakantse ametikoha mainet, loob positiivse kogemuse kandidaadile ning võimaldab valida parima inimese positsioonile,“ võtab HR Solutionsi looja ja tegevjuht Ketlin Kasak kokku.

Jaga lugu
Personaliuudised.ee toetajad:
Kai MillerPersonaliuudised.ee juhtTel: 5330 5136
Cätlin PuhkanPersonaliuudised.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700