- ST
Eestis arendatud Yester kaotab kaose personalitöös
Kui personalitöö käib Excelis, e-kirjades ja erinevates süsteemides korraga, võib ühel hetkel kuluda rohkem aega info otsimisele kui vajalike otsuste tegemisele. Puhkuseinfo ei pruugi klappida, dokumendid liiguvad edasi-tagasi ja juhtidel puudub reaalajas ülevaade toimuvast. Kõige selle tulemuseks on üks suur korralik segadus, topelttöö ja vead. Nii see olema ei peaks.
“Kui protsesse juhitakse käsitsi, tekib paratamatult küsimus – kes ühe või teise asjaga tegeleb ning kas kõigega on korras,” ütleb Yesteri asutaja ja tegevjuht Jaanus Nestra. “Yesteri eesmärk on see segadus ära võtta ja tuua personalitöö ühte loogilisse süsteemi. Protsessid muutuvad läbipaistvaks ja kättesaadavaks kogu ettevõttele – kõik oluline info on ühes vaates ning iga osapool näeb just seda, mida tal vaja on. See vähendab käsitööd ja annab personaliosakonnale rohkem aega sisuliseks tööks.”
Selged märgid, et personalihaldus sel moel ei tööta
Ebaefektiivne või killustatud personalihaldus võib endast üsna kiiresti märku anda. Puhkuste info ei pruugi klappida palgaarvestusega, töötajad küsivad korduvalt oma taotluste staatust ning personalijuht haldab paralleelselt mitut Excelit. Kõige selle kõrval võib puududa juhtidel selge ülevaade, kes mis ajal tööl on, kes viibib kodukontoris ning dokumendid liiguvad e-kirjades edasi-tagasi ilma kindla versioonita.
Info koondub automaatselt sinna, kus seda päriselt vaja on
Yester koondab personalitöö protsessid ühte keskkonda, kus kõik andmed, kinnitused ja töövood on omavahel loogiliselt seotud. Info pole enam laiali, vaid liigub automaatselt sinna, kus seda vaja on – näiteks palga- või tööajaarvestusse.
Igapäevatöös tähendab see vähem käsitööd, vähem vigu ja kiiremat otsustamist. Kõige olulisem muutus on aga see, et ülevaade tekib reaalajas nii personalijuhil kui ka juhtidel.
Kõik ühes kohas ja seadistatud ettevõtte vajadustest lähtuvalt
Yester ei ole üksik tööriist, vaid terviklahendus, mis katab peamised personalitöö valdkonnad. Süsteemis saab:
- Hallata töötajate andmeid ja allkirjastada lepinguid digitaalselt
- Korraldada puhkusi ning jälgida puhkusesaldosid ja kogu ettevõtte puhkusegraafikut
- Jagada töötajatega ohutusjuhendeid ja jälgida nende lugemist
- Esitada kuluaruandeid mugavalt
- Sisestada lähetusel olles kulusid ja tšekke otse telefonist
- Pidada sõidupäevikut nii isikliku auto kui ka tööandja sõiduki kasutamisel
Kõik need lahendused töötavad nii eraldi kui koos. Töötajate andmed liiguvad automaatselt seotud protsessidesse, tööohutusjuhendid saab mugavalt töötajatele edastada ja nende läbitöötamist jälgida ning kuludokumendid liiguvad töötaja sisestusest kinnitusringide kaudu edasi raamatupidamisse. Vajadusel saab lahendust ka kohandada või luua täiesti uusi töövooge vastavalt konkreetse ettevõtte vajadustele ja soovidele.
Rohkem jääb aega sisulisele tööle
Kui süsteem haldab protsesse, muutub ka personalijuhi roll. Tema aeg ei kulu enam info kokku kogumisele ja vigade parandamisele, vaid sisulisele tööle – töötajakogemusele, arendamisele ja organisatsiooni toetamisele. “On vähem käsitööd ja rohkem inimeste arendamist,” selgitab Jaanus Nestra.
Ent kasu ei piirdu üksnes personaliosakonnaga. Ka juhtidel on parem ülevaade ja nad saavad kiiremini otsuseid teha ning kogu organisatsioon toimib sujuvamalt.
Yesteriga liiguvad kinnitatud puhkused automaatselt palgasüsteemi, käsitsi sisestamine väheneb ning andmete dubleerimine kahaneb.
Automatiseerimine aitab vähendada eksimuste riski
Tihti võib personalitöös ette tulla olukordi, kus sama infot tuleb sisestada mitmesse erinevasse süsteemi. See võib lisaks ajakulule suurendada ka vigade tekkimise riski. Yesteri integratsioonid aitavad seda vähendada – näiteks liiguvad kinnitatud puhkused automaatselt palgasüsteemi, käsitsi sisestamise vajadus väheneb ning andmete dubleerimine kahaneb.
Sarnane loogika kehtib ka teiste protsesside puhul: personaliandmed on alati ajakohased ühes süsteemis, juhendite kinnitused talletuvad automaatselt ning kuludokumendid liiguvad sujuvalt töötajalt kinnitajale ja edasi raamatupidamisse. Protsessid toimivad järjepidevalt ning ükski oluline samm ei jää vahele.
Alustada saab samm-sammult
Digitaliseerimisega ei pea alustama kõigest korraga. Kõige mõistlikum on võtta ette suurim valupunkt, milleks on sageli puhkuste haldus või personaliandmete haldus ja alustada sellega. Oluline on ka protsessid enne enda jaoks läbi mõelda – mis on esmatähtis, mis tekitab kõige suuremat peavalu. Halb protsess ei muutu paremaks üksnes seetõttu, et see viiakse süsteemi.
“Meie eesmärk on pakkuda lahendust, mis päriselt töötab. Vajadusel loome ka täiesti unikaalsed töövood,” ütleb Nestra, kelle sõnul on Yester ideaalne abiline, et tuua kogu personaliga seotud info, protsessid ja otsused ühte süsteemi.
Tunnustuse saanud lahendus Eesti HR-maastikul
Yester, mis on täna abiks juba paljudes ettevõtetes, on valitud Eesti HR Seltsi poolt korraldatud küsitluse ja konkursi põhjal aasta HR-lahenduse finalistiks.
Tutvu lahendustega lähemalt Yester.eu
Broneeri demo ja vaata, kuidas see sinu ettevõttes toimiks.
Merit Tarkvara kogemus Yesteriga: selle kasutuselevõtt tõi protsessidesse selguse ja töörahu
Merit Tarkvara finantsjuht Annika Traks räägib, et enne Yesterit toimus puhkuste planeerimine Meritis Google’i kalendri ja Slacki abil. Kuigi see lahendus toimis, tähendas see palgaarvestuse jaoks killustatud infot ja ajamahukat käsitööd.
“Palgapäevade eel tuli Slacki kanalid läbi töötada, et puhkused käsitsi süsteemi sisestada. Kõige keerulisem oli muudatuste haldamine – kuupäevade nihutamised ja katkestamised tekitasid infomüra, milles oli lihtne eksida. Lisaks liikusid erinevad taotlused e-kirjades ning võisid kiirel perioodil lihtsalt kahe silma vahele jääda,” räägib ta.
Yesteri kasutuselevõtt tõi protsessidesse selguse. Töötajad esitavad puhkuseavaldusi mugavas iseteeninduses, juhid kinnitavad need süsteemis ning personalil on alati ajakohane ülevaade.
Suurim muutus tuli aga integratsioonist Merit tarkvaraga. Kinnitatud puhkused liiguvad automaatselt palgaarvestusse – ilma käsitsi sisestamiseta.
“Integratsioon on meie jaoks hindamatu väärtusega. Enam ei pea töökatkestusi käsitsi sisestama ega meeles pidama, millal kellele puhkusetasu maksta – süsteem teeb selle töö ise,” rõhutab Traks.
Tulemuseks on vähem vigu, vähem kontrolltööd ja oluliselt kiirem protsess.
Rohkem aega sellele, mis päriselt loeb
Täna kasutab Merit Tarkvara lisaks puhkuste haldusele ka Yesteri taotluste ja juhendite mooduleid. Kogu personaliga seotud info on ühes keskkonnas ning ei kao enam e-kirjade või vestluste vahele.
Suurim võit on aga ajas. Eriti kuu alguses, kui aruanded ja palgaarvestus on ajakriitilised, annab iga säästetud minut märgatava efekti. Lisaks on kadunud pidev ebakindlus – kas kõik vajalik info sai ikka arvesse võetud.
Traksi sõnul on Yester eelkõige investeering töörahu tagamiseks.
“Ma soovitaksin Yesterit kõigile. Suurim kasu tuleb esile just suvisel perioodil, kui puhkuseid on palju – siis on see süsteem lihtsalt kulda väärt. See toob puhkuste haldusesse automaatika ja vähendab vigade riski miinimumini.”
Enimloetud
2
Kuidas töövaidlust vältida
3
Viimased uudised
Aasta tehase juht: “Mina ei tea väga palju firmasid, kes oleks ennast edukaks kärpinud”
SUUR LUGU | Kuidas disainida töötaja elukaart värbamisest lahkumiseni nii, et 1+1 oleks rohkem kui 2
Mikk Orglaane karm diagnoos: “Värbamisvigu tehakse hirmust ja soovist ennast kloonida!“
Üritused
Hetkel kuum
Lisatud kommentaarid töötajate ja tööandjate esindajalt ning juristilt!
Kuidas töövaidlust vältida
SUUR LUGU | Kuidas disainida töötaja elukaart värbamisest lahkumiseni nii, et 1+1 oleks rohkem kui 2
Mikk Orglaane karm diagnoos: “Värbamisvigu tehakse hirmust ja soovist ennast kloonida!“
Liitu uudiskirjaga
Telli uudiskiri ning saad oma postkasti päeva olulisemad uudised.
Tagasi Personaliuudised esilehele