Töötajate tagasisidestamine - kellele, miks ja kuidas?

Alati on hea alustada lihtsast küsimusest miks?. Miks on sinu organisatsioonis vaja tagasisidet koguda ja jagada? Mida see parandaks või millist probleemi aitaks tagasiside lahendada? Võib-olla on sul mõnes meeskonnas protsessid veidi ummikus või info ei liigu piisavalt järjepidevalt. Ehk vajaksid ülevaadet, milline on sinu töötajate oskuste tase või kuidas töötajad omavahel läbi saavad? Võib ka olla, et soovid lihtsalt, et töötajad saaksid kolleegidelt tunnustust ja kiitust ning heade töötajate tihtipeale iseenesest mõistetavatena võetavatele oskustele ja omadustele taas tähelepanu pöörataks. Äkki tahad, et sinu töötajad võtaksid aja maha, võrdleksid oma tulemusi kolleegide omadega ja analüüsiksid samas, mida nad saaksid paremini teha?Järgmine küsimus, millele peaksid vastuse leidma, on, millised on parimad praktikad selles valdkonnas ja mis on sinu organisatsiooni eripärad, millega tuleb arvestada uuringut korraldades? Kas peaksid tegema uuringu kord aastas kõikidele töötajatele korraga või alustama juhtkonnast ja liikuma aasta jooksul edasi järgmistele tasanditele? Millised on uuringu küsimused ja kas kommentaarid peaksid olema kohustuslikud? Kas sinu töötajad eelistavad anda tagasisidet otse või sobib neile paremini anonüümselt oma mõtteid jagada? Kas on ka töötajaid, kes kindlasti ei peaks üksteisele tagasisidet andma?Kolmas küsimus puudutab tulemusi. Kui põhjalikke järeldusi soovid uuringu põhjal teha? Kas andmed peaksid olema mõõdetavad ja võrreldavad? Millal ja kuidas peaks töötajatega neile antud tagasisidet jagama ehk kuidas saadud tagasisidega kõige arukamalt ümber käia? Kuidas vältida ohtusid kui töötajad saavad oodatust teistsuguse tagasiside ja see annab hoopis loodetule vastupidise (negatiivse) tulemuse? Kui tagasiside käes, siis millised on järgmised sammud, kas see eelneb edutamisele, vallandamisele või arenguvestlusele ja mis signaali see organisatsioonile saadab?

Kui tunned, et jääd iseseisvalt nendele küsimustele vastamisega hätta on hea praktika küsida nõu mõnelt organisatsioonilt, kus 360-kraadist tagasisidet on hiljuti kasutatud, või veel parem – pöörduda valdkonnas tegutseva uuringu- või konsultatsioonifirma poole. Kui kolleeg tuttavast organisatsioonist oskab rääkida oma kogemusest, siis konsultatsioonifirmad võivad tihti välja tuua mitme organisatsiooni praktikad ja rääkida nii plussidest kui ka miinustest ühe või teise valiku juures. Professionaalsel teenusettevõttel on kindlasti ka oskus tagasiside protsess läbi viia sujuvalt, ja samas tagades, et kõik soovitused lähtuvad just sinu ettevõttele parimast lahendusest. 

MIDA KINDLASTI TEHA

Pane väga suur rõhk korralikule kommunikatsioonileTeadvusta, et väga paljudel inimestel on suuri hirme nii tagasiside saamise kui ka selle andmisega. Mõtle läbi, kuidas korraldada tagasidestamist nii, et töötajad seda hindaksid ja väärtustaksid ning et nad oleksid selleks valmis. Veendu, et töötajatel oleks selge arusaam tagasisidestamise eesmärgist ettevõttele ja sellest, millist kasu see neile endile toob. Näiteks räägi koolitusvajaduse planeerimisest, isikliku arengu planeerimistest ja teistest strateegilistest eesmärkidest.Hoia protsess põneva ja kaasahaaravanaVäga paljusid töötajaid hirmutab teadmine, et taas tuleb kõige kiirem tööperiood ja samal ajal tuleb anda tagasisidet kümnele või enamale kolleegile ning vastata tuleb kõikide puhul samadele küsimustele. Ja siis on nad valiku ees, kas täita küsimustikud töö ajal või võtta kodutööna kaasa. Usu, see kajastub ka tulemustes (st tühjades lahtrites). Aga kui sa võimaldaksid töötajatele hoopis ühe pausi suupistete ja jookidega ning eraldi ruumi, et nad saaksid rahus ja heas meeleolus oma tähti ritta seada? Inspiratsiooni leiab igalt poolt.KalibreeriEnne tulemuste laialisaatmist ja püsivate järleduste tegemist on hea kogutud vastused kalibreerimise aspektist üle vaadata. Veendu, et äärmuslikud kõrvalkalded hinnangutes oleks toetatud tekstiliste põhjendustega ja vajadusel palu ankeete täiendada. Võiksid võrrelda ka üldisi hindamistendentse, nagu näiteks kommentaaride hulk ja tulemuste korduvus. Samuti peaks võrdlema üksikuid tulemusi üldpildiga. Statistikaanalüüsis on sinu professionaalsel partneril kindlasti väga palju võimalikke valmis lahendusi ja ettepanekuid.Võta tulemustega midagi etteKõige suurem viga, mida sa tagasisideuuringuga teha saad, on jätta see riiulisse. Võta aega, et süveneda tulemustesse, ning planeeri järgmised tegevused ja lisa ajakava. Samuti on oluline mõelda korralikult läbi, kuidas töötajatega tulemustest rääkida ja aidata neil leida sobiv viis tagasisidet konstruktiivselt kasutada. Mõni organisatsioon kasutab 360-kraadist tagasisidet või kompetentside hindamist sissejuhatusena arenguvestluste juures.Keskendu ka pehmetele väärtusteleVõimalus anda tagasisidena vaid hinnanguid väidetele skaalal 1–5 hoiab küll su uuringu lihtsa ja kiiresti täidetava, kuid ei anna sisulist väärtust sinu inimeste arendamisel. Küsimustiku koostamisel peaksid eelkõige tähelepanu pöörama sellele, et see n-ö toodaks kvalitatiivset andmestikku. Ka puhtalt tehnilise kompetentsuse hindamise juures võiks saada lisada paar emotsioone ja pädevuste sisu puudutavat avatud kommentaari. Lõpuks oskab ka siin professionaalne partner aidata, kuni selleni välja, et uuringu ettevalmistamiseks tehakse eraldi fookusgrupiuuring.

MIDA KINDLASTI MITTE TEHA

Ära küsi liiga paljuKui sa teed tagasisideuuringu kord aastas, siis on üsna tõenäoline, et küsimustiku koostamisel võtab see peagi uurimistöö mõõtmed. Optimaalse hulga ja mahuga küsimuste leidmine taandub heale eeltööle ja teadmisele, miks sa uuringut teed. Siinkohal ei saa ka öelda, et õige vahemik on nt 20–30 küsimust, palju sõltub küsimuste sügavusest. Küsi iga lisatud küsimuse puhul, kas see täidab lõppeesmärgi huve. Head tulemused tulevad vaid heade küsimuste kaudu. Ära jäta katseuuringut äraKujuta ette, et oled uuringu koostamise ja ettevamistamisega palju vaeva näinud ning saadad uuringu välja. Tulevad esimesed vastused, siis hunnik kaebusi e-posti ja lõpuks on hulk arvamusliidreid ettevõttes tagasiside protsessis pettunud. Ilmnes, et mõnest küsimusest on valesti aru saadud, küsimustikule vastamine võttis oodatust viis korda kauem aega või ilmnesid tehnilised puudujäägid. Seda on juhtunud ja juhtub veel. Katseta kogu uuringuprotsessi mõne võtmeisikuga või HR-osakonnas ja kõik suuremad äpardused jäävad ära.Ära ole tulemuste osas naiivneKellelegi tagasiside andmisel on väga suureks mõjutuseks inimspsühholoogia. Me oleme mõjutatud hetke emotsioonidest ja võime suure pinge all väga selektiivselt mõelda. Ole valmis, et mõni tagasiside andja/saaja on just sellises erilises seisundis. Ole valmis sellisel juhul tegema vajalikke muudatusi konkreetse inimese tagasisides või käituma olukorras, kus inimene loeb enda kohta tulemusi, mis talle sugugi ei meeldi.Ära kahtle usalduse tähtsusesSelleks, et töötajad julgeksid anda ausat ja konstruktiivset tagasidet, on vaja usaldust. Ühelt poolt peavad tagasisidestajad olema veendunud selles, et tagasiside andmine on 100% anonüümne ja nende jaoks turvaline. Kõige kindlam on usaldada delikaatsed andmed uuringufirmale kolmanda osalisena. See annab tagasisidestajale kindluse, et keegi ei kuritarvita tema avatust ja usaldust.Ära nuputa üksi, kommunikeeri varakult