Kuidas edukat üritust korraldada?

Saate lõpus arutatud oleviku-ja tulevikutrendide seast tõi Tanel Lillepalu välja personaalsuse tõusva trendi. Mida aeg edasi, seda isiklikumaks muutub üritusturundus.

Tuleb läbi arutada kutsutav sihtgrupp, nende soovid ja harjumused, ning muidugi võtta arvesse ka kõiki muid üritusi, kus kõnealune sihtgrupp käib.

Eelmisest lausest tõstan esile sõna „arutada”. Lihtsalt tõsisasi, et kutsutavate seas on 70% mehi, ei tähenda veel midagi. Võib-olla kõikidele tugevama soo esindajatele ei meeldigi õlu ja jalgpall? Aga kas kõikidele naistele meeldivad nägusad Chippendales'i poisid? Muidugi! Või siiski ... äkki mitte päris kõigile.

Jätame selle soopõhise sihtgrupi määratlemise sinnapaika, sest sedasi ei jõua nagunii eriti kaugele. Palju olulisem on inimeste kuuluvustunne ja see, et üritus tekitaks ja tugevdaks kuuluvustunnet, olgu tegu siis brändi, organisatsiooni või taimetoitlusega.

Sõna tribe tähendab otsetõlkes hõimu, kuid üritusturunduse valdkonnas tähistatakse selle sõnaga ühtekuuluvustunnet. Eve Peeterson Organgetime'ist nimetas ühtekuuluvustunnet üheks eduka ürituse komponendiks.

Praeguseks on juba suur osa artiklist läbi, aga ma ei ole veel sõnakestki lausunud ei tikuvõileibadest ega peaesinejast! Saates selgus väga oluline moment – eeltöö. Mida põhjalikumalt ja detailsemalt on üritus planeeritud, seda suurem on eesmärgi täitumise protsent. Kõige ideaalsem aeg ürituse korraldamise alustamiseks oleks umbes aasta enne ürituse toimumist. Tundub üüratumalt pikk aeg neljatunnise tegevustiku planeerimiseks. Tegemist ongi strateegilise mõtteviisiga, mille puhul tuleb ürituse igale elemendile anda kolmas mõõde: sobivus eesmärgiga.

Üritusturundus on strateegilise kommunikatsiooni üks osa, kus iga element peab kaasa töötama tervikule. Kuigi ettevõtte turundusjuhile meeldib väga Tanel Padar, siis turundusürituse puhul tuleks sobitada peaesineja tervikpilti, mitte laskuda isiklike emotsioonide tasandile. Sama lugu on tikuvõileibade või toimumiskohaga – kõik peab haakuma ürituse eesmärgiga.

Neli tundi ja üks aasta – kas tõesti nii trööstitu perspektiiv? Ei – üritus algab tegelikult kutsete planeerimise, disainimise ja väljasaatmisega. Lisaks peab kutseid olema mitut liiki, et sihtgrupi seas mitte märkamatuks jääda. Kutse saamine peab samuti olema osake üritusest. Suur roll on ka järelkommunikatsioonil, olgu see siis tagasiside, videokokkuvõte või pildigalerii.

Mis kõige tähtsam – ürituse eesmärgi võime lugeda saavutatuks siis, kui üritus osalejatele meelde jääb.

Kuidas planeerida meeldejäävat üritust – kuulake saadet ja jõuate tõele lähemale!