Autor: Merli Üle, Elisa äriarenduse valdkonna juht • 20. mai 2019

Kontoritööd tehes veedame üha vähem aega isikliku töölaua taga, sest valikuid on rohkem. Süvenemist nõudvaid töid saab edukalt teha kodus või muus keskendumist soosivas keskkonnas, näiteks kontori vaikse töö alas, kui selline võimalus on loodud. Samamoodi soovivad inimesed valida ka aega, millal tööd teha. Mõnele meeldib töötada varahommikul, teisel tuleb loominguline ideelend peale aga alles hilisõhtul. See paneb meid fakti ette, et mõnda töökaaslast ei pruugi me väga tihti kohata. Ka ettevõtted tõstavad esile just kommunikatsiooni kui võimaliku komistuskoha, mis paindlike tööviiside puhul peaks eriti hästi läbi mõeldud olema (kaugtöö tegija konkursil osalenud ettevõtete tagasiside põhjal).

Videokõne kui edukas alternatiiv silmast silma kohtumisele

Ametikohtadel, kus kohtumised, koosolekud ja jooksev arutelu ongi töö põhiosa, on suhtlus ülioluline. Kui inimesed viibivad eri ajal ühisel kontoripinnal või töötavad sootuks kaugemalt, ei tohiks distants takistuseks saada ja jutud peaksid saama räägitud. Sellisel juhul on videokõne hea võimalus, mis aitab üksteisega kontakti luua ja koosolekuid pidada, olenemata sellest, et osalised on erineval pool ekraani. Häid võimalusi virtuaalse suhtluse loomiseks pakub näiteks Microsoft Office 365 programmi videolahendus.

Küll aga on videosilla vahendusel peetud kõned tihti kontsentreeritumad ja üldisest igapäevasest suhtlusest jääb nende kaudu vajaka. Seega võiks kaaluda silmast silma suhtlust uute projektide algatamisel, kus meeskond alles esimesi samme astub. Sel juhul võib ühes ruumis viibimine protsessi algust lihtsustada.

Välksõnumite kultuur kui uus peamine suhtlusviis

Paindlike tööviiside puhul ei vähene suhtlus tegelikult nii palju, nagu võiks eeldada. Vahetu viis üle laua kolleegilt küsida on lihtsalt asendumas sõnumite saatmisega eri kanalites. Välksõnumitest on levinumad lahendused näiteks Slack, Skype for Business või Microsoft Teams, mis pakuvad meeskondadele vestlemise ja koostöö võimalust – ühiselt saab toimetada failidega, vältides nende meili teel edasi-tagasi saatmist, jagada kiirelt infot jne. See muudab töö palju efektiivsemaks.

Regulaarsed kohtumised tiimiga

Kui igapäevased kiired tööasjad saab edukalt tehtud virtuaalseid kanaleid pidi, siis silmast silma kohtumist ühes asukohas võimalusel päris välistada ei tohiks. On soovitatav korraldada järjepidevalt ka ühiseid tiimikoosolekuid, kus kõik ühe laua taga kokku saavad. Seda vähemalt korra kuus. Nii saab meeskond vahetult infot vahetada, vaadata üle eesmärgid, kuidas nende saavutamisega läinud on, millised on järgmised sammud ning suhelda kõigi tiimiliikmetega. Kogemus näitab, et tihti kipub suhtlus vähenema just kõrvaltoas töötava inimesega kui sellega, kes töötab tihti kontorist eemalt ja kelle kaugemal olekut rohkem teadvustatakse.

Silmast silma kohtumised tagasisideks ja analüüsiks

Samuti peaks juht leidma igal nädalal aega, et kohtuda silmast silma iga tiimi liikmega kas ühes kohas viibides või vähemalt videosilla vahendusel. See on oluline selleks, et toetada töötaja arengut, rääkida läbi tööasjad, mõõta tulemusi ja anda tagasisidet. Samuti annab see nii töötajale kui ka juhile võimaluse võtta kiires päevatempos korra aeg maha ja vaadata tervikpilti.