Keskendumine kui konkurentsieelis tänapäeva töökultuuris

Produktiivsusklubi tegevjuht Arno Lehtsaar kirjutab, miks ei ole keskendumisraskuste põhjus alati inimeses endas, vaid sageli hoopis töökeskkonnas ja harjumustes, mida organisatsioon kujundab.

1971. aastal Vietnami sõja ajal avastati, et 20% Ameerika sõjaväelastest olid heroiinisõltlased. Mis aga eriti üllatas, oli see, et üheksa sõdurit kümnest, kes naasid kodumaale, suutsid sõltuvusest põhimõtteliselt üleöö loobuda. See oli šokeeriv avastus, sest heroiinisõltuvust peeti ravimatuks. Vietnami sõja keskkond soosis sõltuvuse teket. Seal oli palju stressi, heroiini tarvitati ümberringi ja see oli kergesti kättesaadav. Tänu sellele, et keskkonnast pääseti, oli sõltuvusest loobumise protsent niivõrd kõrge.

See illustreerib väga ilmekalt, kui oluline on meid ümbritsev keskkond. Kui sinu tööpäev koosneb pidevatest koosolekutest, teadetest, telefonikõnedest ja kolleegide kiiretest küsimustest, siis ongi keeruline keskenduda. Microsofti uuringu järgi tunneb 68% inimestest, et neil ei ole piisavalt segamatut tööaega. See tähendab, et enamik inimesi proovib teha süvenemist nõudvat tööd keskkonnas, mis tõmbab tähelepanu iga paari minuti tagant mujale.

Kui mina seda nimekirja tegin, tuli esialgu pähe näiteks uudiste lugemine. Pikemalt järele mõeldes sain aga aru, et mul on ka kaks salakavalamat asendustegevust: esimene neist on meilikasti vaatamine ja teine on liigne planeerimine. Selle asemel et projektiga edasi liikuda, hakkan tegevusplaani korrastama või vahetähtaegu sõnastama. See on küll kasulik ja vajalik tegevus, kuid ühel hetkel tuleb piir ette ning see pole enam produktiivne. Kui sul on asendustegevuste nimekiri olemas, hakkad neid mustreid oluliselt kiiremini märkama ja saad teha teadliku otsuse oma olulise ülesandega jätkamiseks.

Teine tavapärane olukord, kus tekib tahtmine asju edasi lükata, on uue projekti või keerulisema ülesandega alustamine. Kui uue ülesandega on keeruline alustada, siis võib probleem olla selles, et sa ei ole selgelt defineerinud oma järgmist sammu. Toon sulle näite, mida ma selle all mõtlen. Koolitusel kurtis üks osaleja, et juba kuid on tal tegevuste nimekirjas lõputöö kirjutamine, aga ta ei suutnud sellega kuidagi pihta hakata. Tekkis väike arutelu ja selle käigus selgus, et järgmise sammuna tuleks tal helistada ettevõtte esindajale, kelle juures ta teeb oma töö praktilist osa. Küsisin, kas ta suudaks järgmise nädala jooksul selle kõne ära teha. Ta vastas rõõmsalt, et selle kõne võib ta kas või täna ära teha. Selge järgmine samm vähendab vaimset vastupanu ja teeb alustamise lihtsamaks.

Kolmas levinud põhjus, miks me olulisi asju edasi lükkame, on see, et peas on korraga liiga palju infot ja kohustusi. Kui meie mõtted pole korralikult korrastatud või info on mitmes erinevas kohas laiali, siis on palju lihtsam võtta käsile tegevus, mis tundub parajasti mugavam. Tiimiliige Valdur jagas minuga kaheksa aastat tagasi süsteemi, mille ta oli loonud oma ülesannete, projektide ja ideede haldamiseks. Alguses tundus tema süsteem veidi hirmutav, aga kui hakkasin selle eeskujul ka enda ideid, ülesandeid ja mõtteid korrastama, sain aru, kui palju lihtsam on keeruliste ülesannetega edasi liikuda. Korralik süsteem oma ülesannete ja aja juhtimiseks on alus selleks, et vältida asendustegevusi ja saada olulised asjad tehtud.