Millest alustada, kui olemasolev tarkvara enam vajadusi ei rahulda

Suurelt unistamine tasub end tihti ära, sest elu on näidanud, et süües kasvab isu. Kui veidi googeldada ja vaadata tarkvarafirmade kodulehtedel nende programmide kirjeldusi, saab juba päris hea ettekujututse, mida üldse võiks ühelt personalitarkvaralt oodata. Siia kõrvale võiks läbi mõelda ka ettevõtte tegelikud vajadused ning teha vahet, mis on see, ilma milleta ei saa, ja mis on lisatuled ja -viled, mis võiksid olla. Selge on, et iga ettevõtte vajadused on erinevad ja need sõltuvad nii ettevõtte suurusest, tehnoloogilisest valmisolekust, rahalistest võimalustest, tegutsevatest turgudest kui paljudest muudest faktoritest.

Tihti tahetakse, et üks tarkvara teeks kõike ja seda täpselt oma käe järgi. Sisuliselt on see võimalik, kuid eriarendused on sageli ajamahukad ja väga kallid ning eeldavad teadlikku tellijat. Teine variant on võtta n-ö karbitoode, nagu igapäevased tekstitöötlusprogrammid, mida oleme harjunud kasutama, ent sellisel juhul saad juba olemasoleva toote, millele nii mõnigi kord pole võimalik lisaarendusi juurde tellida ja pead pigem ise kohanduma tarkvara järgi.

Kui tahta leida kahe variandi vahel kuldset keskteed, on võib-olla sootuks mõistlikum valida mitu tarkvara, iga tegevuse jaoks eraldi, nt värbamine, personaliarvestus, tööajaarvestus, palgaarvestus, koolitusplatvorm, tulemusjuhtimine hoopis eraldi tootjate tarkvaradena ja need omavahel integratsioonidega ühendada. Nii võib saada kokku märksa rohkem ettevõttele rätsepaülikonna moodi lahenduse erinevatest karbitoodetest. Selle miinuspool on aga suur ajakulu, palju erinevaid osapooli, märkimisväärne eelarve ja väga selge projektijuhtimise vajadus.

Ideaalset lahendust ei ole olemas ja alati tuleb millegi arvelt järeleandmisi teha. Mõistlik on enda jaoks enne läbi mõelda, millised protsessid peavad olema kindlasti automatiseeritud ja kui suur hulk võib jääda käsitööks. Vahel võib juhtuda, et lisaarenduse tellimise kulu on ebamõistlikult suur, võrreldes harva tehtava ja vähe aega võtva käsitööga. Ent kui neid asju koguneb juba palju ja kasvab käsitsi sisestavate andmete vigade arv, mis võib ettevõttele kalliks maksma minna, siis tasub tööde kulg uuesti läbi mõelda ja leida kohti, kus tarkvara aidata saab.

Oluline on ka mõista, kuidas saab eri tarkvarad omavahel suhtlema panna. Ilma integratsioonideta võib olla tegemist suurepärase eraldiseisva tarkvaraga, ent kui sealt andmeid kätte ei saa või andmed kuhugi edasi ei liigu, siis ei ole sellest eriti suurt kasu – see on umbes nagu luksusauto omamine, millega sa kunagi garaažist välja sõita ei saa. Kaasaegsed tarkvarad omavad API kaudu liidestamise võimalusi, kuid ka seal peaks koos IT-osakonnaga veidi põhjalikumalt detailidesse süvenema, et mõista, kas ja kui suured lisakulud liidestuste ehitamisega tegelikutult kaasneda võivad ning kas selleks on olemas piisav aeg ja raha.

Kui eeltöö on tehtud, turg kiire internetiotsinguga üle vaadatud, demokohtumised erinevate pakkujatega peetud ja mõne teise ettevõtte personalivaldkonna kolleegiga kasutajakogemust ja mõtteidki vahetatud ning kogu protsessi tulemusena lõpuks sobiliku tarkvarani jõutud, tasub siiski korraks pidurit tõmmata. Suur töö on juba tehtud ja esimese eufooria najal tahaks kohe pea ees juurutusprotsessi tormata, et kiiresti uus tarkvara kasutusele võtta, ent enne tuleks siiski veel läbi arvutada ka tarkvara kogukulu ettevõtte jaoks.

Siin hakkavad rolli mängima nii otsesed kui kaudsed kulud. Otsesteks kuludeks on tarkvara juurutuse ja aastalitsentsi kulud, aga ka hoolduskulud, riistvara vajalikkus, integratsioonide kulud, uuendustega seotud kulud ja migratsiooniga kaasnevad kulud. Kaudsete kuludena oleks hea mõelda uuele tarkvarale üleminekuks vajalikule ajakulule, väljaõppe pikkusele, andmete ettevalmistuse ja korrastuse ressursile. Kui need kõik kokku arvutada, on üsna kiiresti selge, kas leitud tarkvara on ka tegelikult ettevõtte ja meeskonna võimetele vastav ning milline on investeeringutasuvuse ehk ROI periood.

Personalijuht on kogu personalitarkvara valiku ja juurutuse protsessis nagu Hunt Kriimsilm, võttes järjest ette erinevaid rolle. Kõige tähtsam on aga kogu valiku ja kasutuselevõtu juures meeles pidada ja kaasata ka oma kolleege. Kui juhtide ja töötajate ootused on õigesti juhitud, on tarkvara kasutuselevõtt hiljem lihtne ja läheb ludinal. Ei tasu eeldada, et inimesed on avasüli valmis muutma seniseid harjumusi ja tegema uues tarkvaras asju teisiti või kasutusele võtma iseteeninduskeskkonda, kui seni on kõike tehtud paberkandjal. Ootuste järjepidev juhtimine on oluline võti tarkvara edukal juurutamisel.

Kui tarkvara on lõpuks kasutuses ja võiks hakata justkui oma töö vilju nautima, ei saa jalgu siiski seinale visata, sest ühe asjaoluga tuleb siinjuures veel arvestada – ükski tarkvara ei ole igavene. Ettevõte areneb ja vajadused muutuvad, nii et täiesti normaalne on vahepealsed muudatused iga mõne aasta tagant üle vaadata ja läbi analüüsida ning kui vaja, siis ka kogu protsessi taas otsast alustada. Kui tarkvara eluring saab täis, on aeg olla avatud uuele ja võtta taas ette põnev personalitarkvara vahetuse tsükkel, sest maailmas on vahepeal tulnud nii palju uut, millest varem ei osanudki unistada.